Stijgende kosten van levensonderhoud: wat zijn de gevolgen voor bedrijven?

Nu het leven in de huidige post-pandemische fase weer enigszins genormaliseerd is, kunnen CFO’s over de hele wereld eindelijk optimistisch vooruitkijken.

De gevolgen van de inflatie, de pandemie en de oorlog in Oekraïne hebben de krantenkoppen gehaald: de inflatie in Nederland is in december 2022 opgelopen tot 9,6%. Maar er zijn ook verstoringen van de toeleveringsketen, een krimpende arbeidsmarkt en een energiecrisis die grote gevolgen heeft voor de koopkracht. En hoewel de economische groei tegen 2024 naar verwachting geleidelijk zal aantrekken en gemiddeld 1,6% in de EU en 1,5% in de eurozone zal bedragen, is het resultaat de huidige stijging van de kosten van levensonderhoud.

Het bedrijfsleven en de kosten van levensonderhoud: hoe het onbeheersbare onder controle te houden?

De stijgende kosten van levensonderhoud hebben niet alleen gevolgen voor consumenten: startende bedrijven maar ook grote ondernemingen worstelen nog steeds met de gevolgen van de bijna twee jaar durende stilstand en worden nu geconfronteerd met steeds hogere inflatiepieken en hogere energie- en brandstofrekeningen. Dus wat zijn de oplossingen om de crisis aan te pakken en hoe kunnen financiële diensten de onzekerheid van dit historische moment beheersen?

De implementatie van de juiste strategie voor een meer granulaire controle van de bedrijfsuitgaven, een nauwkeurigere budgettering en het behoud van werknemers kan bedrijven niet alleen helpen de moeilijke tijden te doorstaan, maar zelfs leiden tot groei op lange termijn.

CFO’s en financiële teams: nu belangrijker dan ooit

Nu de prijsdruk toeneemt en de problemen in de toeleveringsketen zich vermenigvuldigen, hebben CEO’s steeds meer behoefte aan financiële afdelingen die worden bemand door competente CFO’s.

Maatregelen zoals herbudgettering vereisen een volledig begrip van de oneindige nuances van het huidige bedrijfsscenario. Aangezien het scenario complex is en voortdurend verandert, is de meest directe oplossing interne actie: het is mogelijk om controleerbare aspecten binnen de onderneming te identificeren waaraan onmiddellijk moet worden gewerkt.

Hoe kun je de uitgaven in het bedrijfsleven minimaliseren?

Het probleem is dat in een recessie de uitgaven, vooral als ze klein, talrijk en continu zijn, een aanzienlijke kritische grootte bereiken. De invoering van de juiste automatiseringstechnologie kan het uitgavenbeheer vereenvoudigen en geld en manuren besparen.

Maar wat zijn de zeer strategische stappen die CFO’s en financiële teams kunnen nemen om het effect van de kosten van levensonderhoud op hun bedrijf te verzachten?

1. Werk nauw samen met leveranciers

Sandeep Dasgupta, hoofd financiën bij M&S Food, een toonaangevende Britse retailer, merkte op dat de kostendruk grotendeels wordt veroorzaakt door problemen in de toeleveringsketen. M&S heeft met name gezamenlijke bedrijfsplannen opgesteld met leveranciers (vooral kleinere). “Zij kunnen op korte termijn ondersteuning nodig hebben, maar dan werk je samen om schaalvergroting en een groeistrategie voor de lange termijn voor beide partijen te stimuleren.”

2. Observeer consumentengewoonten en pas je aan

In tijden van economische turbulentie blijken prognoses een ingewikkelder taak dan normaal. Er zijn echter tekenen als je oplet. In het geval van een supermarktketen, bijvoorbeeld, merkte Dasgupta op dat de stijging van de verkoop van kant-en-klare maaltijden erop wijst dat mensen geneigd zijn minder vaak uit eten te gaan en dus op zoek zijn naar alternatieven.

3. Voorschotten vragen aan werknemers zijn niet langer houdbaar

Een praktijk die nog steeds door veel bedrijven wordt toegepast, is om werknemers te vragen hun uitgaven voor te schieten met hun persoonlijke creditcard en vervolgens aan het eind van de maand om terugbetaling te vragen.

Werknemers kunnen niet worden gedwongen om geld voor te schieten, onkostendeclaraties in te vullen en te wachten op terugbetaling, of hun creditcardlimiet te overschrijden om zakelijke uitgaven te betalen en te wachten tot het krediet voor persoonlijke uitgaven wordt hersteld.

Een geautomatiseerd uitgavenbeheerplatform zoals Soldo elimineert het gedoe van kasvoorschotten en biedt een ideaal alternatief voor ouderwets contant geld door middel van een geïntegreerd systeem van:

• Betaalkaarten, waarmee werknemers en teams betalingen kunnen doen, in de winkel en online, voor reiskosten, online reclame of IT-aankopen, waardoor u maximale controle heeft.
• Intuïtief dashboard, waarmee u vanaf elk apparaat transactiegegevens kunt opvragen en bekijken, budgetten kunt instellen en bedrijfsuitgaven kunt beheren.
• Een mobiele app, waarmee teamleden een melding krijgen zodra ze een aankoop doen, zodat ze hun bonnetje kunnen downloaden. Met de app kunnen ze ook het saldo van hun kaart controleren, de kaart deactiveren als deze kwijt is en met één klik een vervangende kaart bestellen.

4. De controle over de uitgaven versterken

Controle is altijd essentieel, maar in een recessie is het van cruciaal belang. En helaas verhoogt het economische klimaat zelf de risico’s, vooral wanneer de toegenomen economische druk de kans op fraude vergroot.

Het implementeren van geautomatiseerde oplossingen die alle bedrijfsuitgaven in realtime bijhouden, kan bedrijven helpen het risico op fraude te elimineren en volledige zichtbaarheid van de uitgaven te bieden.

Met Soldo kunt u :

• Betalingsregels, limieten en waarschuwingen instellen om de uitvoering van alleen die uitgaven te delegeren die kunnen worden gedaan.
• Bedrijfsgeld organiseren in portefeuilles, waaruit kaarten kunnen worden verstrekt die volgens regels die zijn afgestemd op de uitgavenbehoeften van individuen, teams of projecten.
• Incidentele uitgaven beheren met tijdelijke virtuele kaarten, waarbij het maximale uitgavenbedrag en het aantal transacties per kaart (van 1 tot 10) worden gespecificeerd

De invoering van een geautomatiseerd platform voor bedrijfsuitgavenbeheer is de eerste stap naar een betere controle over de besteding van bedrijfsmiddelen, een praktijk die bedrijven nu meer dan ooit kan helpen om onzekere economische tijden beter te doorstaan en hun middelen te richten op activiteiten met toegevoegde waarde.