Operationele efficiëntie: een economische recessie doorstaan en overstijgen  

“Geld verdwijnt niet, het verandert alleen van eigenaar,” zoals het gezegde in de economie luidt. De kansen zijn er nog steeds – maar jouw bedrijf moet veerkrachtig zijn om ze te grijpen.

We bevinden ons in een moeilijke economische tijd. Maar dit is precies het moment waarop jouw bedrijf zich moet voorbereiden om toe te slaan.

De beproefde en ware manier om een bedrijf in een recessie te versterken, is door efficiëntiebesparingen. Simplistisch gezien kunnen sommige mensen dit zien als gewoon ‘bezuinigen’. Maar ‘bezuinigingen’ geven niet de nuances en vaardigheden weer die bij kostenbesparing komen kijken.

Blind snijden zal waarschijnlijk een averechts effect hebben op jouw bedrijf. Efficiëntiebesparingen moeten een bedrijf versterken, niet verzwakken. Laten we daarom eens kijken naar enkele voorbeelden van operationele efficiëntiebesparingen.

Heronderhandelen over voorwaarden met leveranciers:

Hoewel “heronderhandelen” kan duiden op een pijnlijke of slopende vernieuwing van voorwaarden, kan het ook een wederzijds voordelige oefening zijn. Het kan zelfs betekenen dat je bepaalde leveranciers tijdelijk voorrang geeft ten koste van uzelf.

In een recent webinar met Soldo en de Generation CFO noemde Sandeep Dasgupta, Hoofd Financiën van M&S Food, de kostendruk als een bijzonder punt van zorg. Deze kostendruk wordt grotendeels veroorzaakt door verstoring van de supply chain.

Om de supply chain in beweging te houden, heeft M&S gezamenlijke bedrijfsplannen opgesteld met leveranciers (vooral kleinere leveranciers). “Misschien moeten we hen in de tussentijd ondersteunen terwijl ze het moeilijk hebben, maar daarna werken we samen om op lange termijn voor beide partijen winst te boeken.”

Aanpassen aan consumentengewoonten:

Het probleem met recessies is dat we dit eerder hebben meegemaakt. Ze komen van tijd tot tijd voor, hoewel deze recessie is versneld door een reeks externe factoren: namelijk COVID en de oorlog in Oekraïne.

Als we naar eerdere recessies kijken, kunnen we een aannemelijke curve voor deze recessie schetsen. Uit een analyse van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) van 122 recessies in 21 ontwikkelde landen sinds 1960 blijkt “dat de typische recessie ongeveer een jaar duurde en resulteerde in een daling van het BBP met ongeveer 2%”.

Uit de IMF-analyse bleek ook dat “de consumptie trends vrij snel weer aantrekken wanneer de recessie voorbij is, zij het in verschillend tempo in verschillende sectoren”.

Je weet wat je kan verwachten. En dat een heropleving van het consumptiegedrag waarschijnlijk is. De korte tot middellange termijn zal echter enige aanpassing aan de behoeften van de consument vergen.

Een opmerkelijke trend is wat de Harvard Business Review (HBR) “discretionaire zuinigheid” noemt. Sommige mensen moeten uit noodzaak zuinig zijn – maar een groeiende laag van meer welvarende consumenten bezuinigt ook.

De HBR-studie merkt op: “Ons onderzoek onder meer welvarende consumenten heeft een toenemende ontevredenheid over buitensporige consumptie aan het licht gebracht. Ze recycleren meer, kopen tweedehands goederen, en geven hun kinderen traditionele waarden mee.”

Het is van vitaal belang om de stemming en het gedrag van de consument in de gaten te houden. Anders kun je in een situatie terechtkomen als meubelproducent en detailhandelaar Made.com. Die kocht overtollige voorraden in afwachting van een hausse aan consumentenuitgaven. Maar in plaats daarvan hielden de klanten hun uitgaven beperkt, waardoor Made zwaar overbelast raakte.

Beheer van de uitgaven

In tijden van groei en economische voorspoed is het gemakkelijk om zaken als uitgaven over het hoofd te zien. Een kleine uitgave hier en een kleine uitgave daar is acceptabeler als het goed gaat.

Een recessie brengt lekkende uitgaven voor reizen en onkosten echter in scherp reliëf. Ineens telt elke cent en kan het even duren voordat de werknemers hun gewoonten hebben ingehaald.

Voor financiële leiders is het een evenwichtsoefening. Het is tijd om de uitgaven weer stevig in de hand te houden – maar zonder het broze vertrouwen van de werknemers te breken. Werknemers willen natuurlijk niet het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden.

En toch heb je werk te doen. Het is een evenwichtsoefening. Gelukkig zijn de oplossingen voor reizen en onkosten de laatste jaren sterk verbeterd dankzij technologische veranderingen. Er bestaat nu een haalbaar alternatief voor werknemers die uit eigen zak betalen, terwijl je extra controle krijgt over de bedrijfsfinanciën.

Die controle is belangrijker dan ooit. Zoals Clear Channel’s Hoofd Audit Daniel Mensah opmerkt: “Nu mensen onder meer economische druk staan, is de kans op fraude groter”. Dat is een trieste realiteit, maar het is een feit.

Een platform voor onkostenbeheer maakt gebruik van prepaid onkostenkaarten. Alles wordt gecontroleerd via een mobiele app of desktopapplicatie. Aankopen worden vooraf goedgekeurd door de financiële afdeling en door de medewerker in de app gelogd met een kopie (of foto) van het bonnetje.

Deze uitgaven worden vervolgens naadloos gelinkt met je boekhouding. Het is niet alleen beter bestand tegen fraude, maar ook tijdbesparend voor je en het bedrijf.

Een recessie doorstaan

Deze recessie gaat voorbij. Hoewel deze unieke oorzaken en kenmerken heeft, blijft ze herkenbaar.

Je moet de mentaliteit van ‘vasthouden’ achter jou laten. Er zijn dingen die je nu kan doen – strategisch en technologisch – om niet alleen te overleven, maar te groeien wanneer de opleving komt.

De financiële afdeling en de financiële manager zijn nu belangrijker dan ooit. Niet alleen voor het bedrijf maar ook voor de werknemers die voor hun levensonderhoud afhankelijk zijn van het bedrijf. Transformatie en schommelingen zijn feiten van het leven. Deze pieken en dalen zijn niet alleen destructief. Ze zijn ook een kans om opnieuw te beginnen.