Onkostenfraude: hoe pak je het aan

Kattenvoer.

Krasloten.

Sigaretten.

Nee, dit is geen boodschappenlijstje.

Dit zijn allemaal zaken die werknemers hebben weten te declareren.

Uit onze survey onder 2.500 Britse werknemers voor ons e-book over fraude rapportage, gaf 38% toe te frauderen met onkosten. Het meeste werd subtiel gedaan. De meest voorkomende foute declaraties zijn:

• Overdreven aantal kilometers (27%)
• Drankjes in de kroeg (20%)
• Kantoorbenodigdheden die medewerkers mee naar huis nemen (20%)
• Overdreven taxitarieven (16%)

Het probleem is zo groot dat het Britse bedrijven samen 2,25 miljard euro per jaar kost. Wat drijft een werknemer om onkostenfraude te plegen? En hoe maak je er een eind aan?

Waarom werknemers frauderen met onkosten

Onkostenfraude is stelen van je werkgever. Volgens David Rosen, hoofd geschillenbeslechting bij Darlingtons Solicitors, is het ook “een schending van je arbeidsovereenkomst, een vertrouwensbreuk en een schending van de fiduciaire plicht…”.

Maar ondanks de mogelijke gevangenisstraf en schade aan reputatie en carrière die de plegers boven het hoofd hangt, slaapt 60% van de ondervraagden er niet minder om. De meesten rechtvaardigen fraude met onkostendeclaraties met een van de volgende argumenten:

1. Ze hebben het recht verdiend om het te doen, omdat ze veel overuren hebben gemaakt of weg zijn van hun gezin en wel een traktatie verdienen.
2. Het bedrijf is het hen verschuldigd. 57% van de werknemers in ons onderzoek beweert dat ze geen geld hebben voor werk gerelateerde uitgaven. Dus, zo redeneren ze, als ze af en toe een declaratie overdrijven, is het ook goed.
3. Hun collega’s komen ermee weg, dus waarom zouden zij er niet ook van profiteren?

Bovendien is de pakkans klein, slechts 17% van de fraudeurs wordt betrapt. Vaak komt een fout aan het licht door ondoordachte berichten op sociale media. Afwijkingen in bonnetjes of ongewoon hoge onkostendeclaraties zijn slechts in 24% van de gevallen aanleiding nader onderzoek te doen.

Dit versterkt het idee dat je weg kunt komen met fraude op het gebied van zakelijke onkosten, zolang je er maar slim doet. En hoe meer medewerkers dat denken, hoe minder schuldig ze zich voelen.

Lees het volledige rapport

Hoe fraude met onkosten te verminderen

Bedrijfspsychologe Dr. Linda Shaw denkt dat twee soorten mensen onkostenfraude plegen:

Roekeloze Roelen

Roekeloze Roelen zijn meestal impulsief. Ze spenderen graag geld en beseffen niet dat het bedrijf het misschien niet goedkeurt.

Slinkse Sjaken

Slinkse Sjaken zijn subtieler. Zij proberen hun geluk te beproeven door kleine bedragen toe te voegen wanneer ze kunnen, of het nu een doos appelflappen is of hun rekening voor de stomerij.

Ondanks verschillende uitgavenstijlen hebben ze allebei hetzelfde probleem: ze hebben moeite om grenzen te begrijpen. Als je fraude met onkosten wilt stoppen, moet je dus het toezicht verbeteren. De kunst is een manier te vinden om dat te doen zonder teveel op te vallen.

Fraude met onkostendeclaraties is schadelijk voor de bedrijfsresultaten. Maar het personeel zal niet gelukkig, gemotiveerd of productief zijn als zij niet het gevoel hebben dat ze worden vertrouwd. En dat is ook nadelig voor de resultaten.

De volgende stappen kunnen hierin evenwicht brengen:

1. Maak je onkostenbeleid zo duidelijk en helder mogelijk

Patty McCord, voormalig Chief Talent Officer van Netflix, zei ooit:

“Als je een duidelijke verwachting van verantwoordelijk gedrag schept,
zullen de meeste werknemers zich daaraan houden.”
Patty McCord – Netflix’s voormalige Chief Talent Officer

Het onkostenbeleid van Netflix is zeven woorden lang: “Handel in het beste belang van Netflix.” Zo minimaal zal het voor je bedrijf mogelijk niet werken. Toch is het de moeite waard om je onkostenbeleid zo eenvoudig en duidelijk mogelijk te maken.

Als voor iedereen duidelijk is wat wel en niet is toegestaan, kunnen ze niet zeggen dat ze het niet hebben begrepen of dat ze onwetend zijn.

2. Stel grenzen

Vertrouwen dat mensen het juiste doen, is belangrijk. Maar dat betekent niet dat je ze de sleutels van het koninkrijk moet geven.

40% van de werknemers die we hebben ondervraagd voor ons e-book over frauduleuze uitgaven, zegt dat ze verantwoordelijker zouden omgaan met hun uitgaven als ze meer controle zouden hebben.

Het is dus de moeite waard om uitgavenlimieten vast te stellen en die ook te handhaven.

Als personeel een kas van 700 euro heeft om uit te geven, of als het reis- en entertainmentbudget per maand 2500 euro is, dwing je jouw personeel om keuzes te maken.

Net zoals het werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd te vullen, nemen de uitgaven van je personeel vaak toe (en af) om te passen binnen het beschikbare budget.

3. Bevorder verantwoordelijkheid

Laat je uitgavensysteem veel ruimte voor menselijke fouten? Of is het zo ingewikkeld dat onbetrouwbare declaraties gemakkelijk door de mazen van het net glippen?

Hoe minder iedereen verantwoordelijk is, hoe groter de kans dat ze met hun onkostendeclaraties spelen.

Het omgekeerde is ook waar.

Van de ondervraagde werknemers zou 32% voorzichtiger zijn met hun uitgaven zijn als hun collega’s hun transacties konden inzien. Evenzo zou 30% voorzichtiger zijn als hun baas op de hoogte zou worden gesteld van elk gebruik van de creditkaart van de zaak. En 19% zou helemaal geen fraude met onkostenvergoedingen plegen als ze wisten dat een van hun collega’s erdoor in de problemen was gekomen.

Maak een einde aan onkostenfraude, met Soldo

Een effectief onkostenbeheerproces is de sleutel tot het aanpakken van onkostenfraude.

Maar hoe stroomlijn je jouw onkostenbeleid, verscherp je de controles en verhoog je de verantwoordelijkheid zonder de kosten te verdubbelen?

Investeren in Soldo kan het antwoord zijn. En dit is waarom:

Hou iedereen met gemak binnen budget

Met Soldo krijgt iedereen binnen het bedrijf een eigen prepaid kaart. Elke kaart heeft een vaste limiet die jij bepaalt. De stagiair kan bijvoorbeeld 50 euro per maand te besteden krijgen, terwijl de CEO 6.000 euro per maand krijgt.

Dit betekent dat er maar een beperkt bedrag is dat iemand kan uitgeven. Omdat op elke kaart vooraf bedrijfsgeld krijgt gestort, hoeft personeel niks uit eigen zak voor te schieten en is er geen noodzaak voor terugbetaling.

Houd controle over je uitgaven.. zonder in ieders nek te hijgen

Door in te loggen op het dashboard van Soldo, kun je allerlei zaken controleren:

• Wat individuele medewerkers wel of niet kunnen kopen
• Welke soorten transacties ze wel of niet kunnen doen – contactloos, chip en pin, online, en geldopnames (inclusief hoeveel contant geld ze kunnen opnemen)
• In welke landen ze hun kaart wel of niet mogen gebruiken

Iedereen verantwoordelijk houden, zonder te verzuipen in papierwerk

Met bedrijfsportemonnees kun je één account aanmaken met meerdere gebruikers.

Dit betekent dat elk team een digitale portemonnee krijgt waar je kleingeld, reis- en entertainmentbudget en geld voor andere kosten in kunt storten. Maar omdat iedereen zijn eigen kaart heeft, kun je in één oogopslag zien wie hoeveel heeft uitgegeven en waaraan, door in te loggen op het dashboard.

Tot slot

Werknemers overdrijven gemiddeld hun onkostendeclaraties met €138 per maand. Dat is een onnodig gat van €1.656 per persoon per jaar in je budget.

Investeren in een digitaal onkostenbeheerplatform als Soldo kan helpen deze kosten te verlagen, de controle over de uitgaven van je bedrijf te nemen en je medewerkers verantwoordelijk te houden. Daarbij stel je ze bovendien in staat betere keuzes te maken.

Ontdek hoeveel tijd en geld Soldo jou kan besparen met onze ROI-calculator.