Koorddansen met onkosten: de balans tussen controle en vertrouwen

Over de omvang en de schade van declaratiefraude binnen bedrijven in de Benelux is weinig bekend. Veel bedrijven denken dat het vaak maar om kleine bedragen gaat en daarom wel meevalt. Uit ons onderzoek, uitgevoerd door Coleman Research, blijkt dat jaarlijks gemiddeld 2 procent van de omzet verloren gaat door declaratiefraude en ondeugdelijk onkostenbeleid. Voor sommige bedrijven is dat het verschil tussen wel en geen winst maken.

Het kan gaan om interne fraude, waarbij bewust of onbewust bedragen gedeclareerd en vergoed worden die volgens het beleid onterecht zijn. Bijvoorbeeld medewerkers die allemaal het bonnetje voor hetzelfde zakelijke etentje declareren. De schade kan ook voortkomen uit vormfouten. Er is wel een bon, maar de btw kan er niet mee verrekend worden bijvoorbeeld. En dan zijn er nog de kosten van de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het onkostenproces. Gemiddeld is een medewerker 30 uur per jaar kwijt met het handmatig indienen van declaraties. Dat is tijd die niet gebruikt kan worden voor strategische, creatieve of anderszins voor het bedrijf waardevolle werkzaamheden.

De kosten van (slecht) onkostenbeleid

Als het onkostenproces handmatig, tijdrovend en frustrerend is, resulteert dat in ontevreden medewerkers en ook dat kan een onderneming veel geld kosten. Ten eerste door de verminderde productiviteit van medewerkers, maar denk ook aan het verloop van personeel met bijbehorende wervingskosten in een krappe arbeidsmarkt. Zeker medewerkers van jonge generaties zijn geneigd te vertrekken als de administratieve lasten te hoog en demotiverend zijn. Ik zie op dit punt een duidelijke mentaliteitsverandering binnen HR-afdelingen van meer traditioneel ingestelde bedrijven. Die beseffen dat ze medewerkers geen grote bedragen meer kunnen laten voorschieten om ze vervolgens een maand op hun geld te laten wachten.

Het voordeel van technologie

Vijftig jaar geleden was het declareren van onkosten en de verwerking ervan een geheel handmatig proces. Inmiddels is er veel keuze aan oplossingen en systemen die het proces versnellen en vergemakkelijken voor zowel de indiener van de onkosten, de manager die toeziet op de rechtmatigheid van de declaratie, als de persoon die de betaling moet verwerken. Soldo is daar één van. Die oplossingen zorgen ervoor dat de kosten en de tijd van het verwerken van onkosten verminderen, dat er minder frustratie bij medewerkers optreedt en dat de controle van de juistheid van de declaraties eenvoudiger en effectiever is. De technologie kan bijvoorbeeld patronen in transacties herkennen die met het blote oog lastig te zien zijn. Bijkomend voordeel is dat medewerkers meer op hun hoede zijn, doordat de technologie foutieve declaraties eerder aan het licht brengt.

Balans tussen controle en vertrouwen

Voor effectief management van onkosten is meer nodig dan technologie: een goede balans tussen controle enerzijds en vertrouwen anderzijds. Een bedrijf waar alles wordt gecontroleerd, toont geen vertrouwen. De balans ontbreekt evenzeer in bedrijven waar alles wordt vrijgegeven en niets wordt gecontroleerd. Een bedrijf dat zijn medewerkers niet vertrouwt, hoeft niet op het vertrouwen van medewerkers te rekenen. En als mensen gefrustreerd zijn over het onkostenbeleid kunnen ze op zoek gaan naar mogelijkheden om daarvan te profiteren. Die balans tussen vertrouwen en controle moet passen in de cultuur van het bedrijf. Als een bedrijf wil groeien en grote ambities heeft, kan het dat niet doen zonder vertrouwen in de eigen mensen. Controle moet er zijn en technologie kan dat gericht en gedoseerd uitvoeren. Aan de ene kant van het spectrum staan de bedrijven die elke transactie één voor één controleren. Aan de andere kant staan bedrijven die weinig controles doen en volledige vrijheid en vertrouwen geven.

De regels van Netflix

Een voorbeeld van een bedrijf dat weinig controleert is Netflix. Ik lees nu het boek No Rules Rules, Netflix and the Culture of Reinvention, van Netflix-CEO Reed Hastings en Erin Meyer, waarin ze beschrijven hoe de streamingdienst het HR-beleid zeer onconventioneel heeft ingericht. Ze hebben feitelijk geen onkostenbeleid. De strategie is dat de onkosten die je als medewerker maakt in het belang van Netflix moeten zijn. Het idee erachter is dat medewerkers te veel tijd kwijt zijn aan administratieve zaken, terwijl ze strategisch of creatief bezig moeten zijn. De ervaring van Netflix met deze aanpak, die breder is dan de onkosten alleen, is zeer positief. Het werkt, omdat het past in hun bedrijfscultuur die gekenmerkt wordt door volledige transparantie.

De afdeling Finance van Netflix controleert op jaarbasis 5 procent van alle declaraties die ingediend en uitgekeerd zijn. Als jouw declaraties aan de beurt zijn en er iets niet in orde, dan is het gedaan. Je krijgt ontslag op staande voet, ook al ben je de best presterende medewerker. Volledig vertrouwen in combinatie met geringe controles werkt voor Netflix, maar ik vraag me wel af of het voor elk bedrijf net zo goed werkt.

Bedrijfscultuur is bepalend

Het culturele aspect is van groot belang. Een bedrijf dat overweegt technologie in te zetten voor het onkostenproces doet er verstandig aan vooraf goed de bedrijfscultuur in kaart te brengen. Wat voor type bedrijf is het, hoeveel vertrouwen is gerechtvaardigd en hoeveel controle is nodig? ‘Vertrouwen is goed, controle is beter’, zei Vladimir Lenin toen hij als eerste premier van de Sovjet-Unie in 1921 de KGB in het leven riep. Te veel controle kan negatief uitpakken, omdat er wantrouwen uit spreekt. Als vertrouwen in de bedrijfscultuur ontbreekt, alles in spreadsheets wordt bijgehouden en elke declaratie wordt gecheckt, dat is de invoering van een technologische oplossing voor onkostenbeheer wellicht niet de juiste keuze.

Met een technologische oplossing is het mogelijk medewerkers een eigen budget en een betaalkaart te geven. De gedane uitgaven zijn door de manager van de medewerker te controleren op correctheid volgens het onkostenbeleid. In mijn team hebben we een specifiek onkostenbeleid en controles. Ik wil niet dat mijn mensen zitten te piekeren over elke 100 euro die ze uit willen geven. Ze kennen het beleid en ze weten wat zinvol en correct is. Zelf moet ik daarin het goede voorbeeld geven en daar ben ik me permanent bewust van.

Roy Skop, Regional Manager Europe – New Markets, Soldo