Hoe u een geweldige kerst in uw bedrijf kunt hebben zonder de controle te verliezen

Dit is het seizoen om bezorgd te zijn over uitgaven. Bedrijven willen werknemers belonen voor weer een jaar met veel werk en willen de feestdagen op spectaculaire wijze vieren.

Ze knallen budgetten weg, raken bonnetjes kwijt, besteden uren aan vergoedingen en beginnen het nieuwe jaar met administratieve kopzorgen. Maar dat hoeft niet zo te zijn.

Hoe mooi zou het zijn als u alles wat u nodig heeft deze kerstperiode zou kunnen hebben zonder in de rode cijfers te raken?

Er zijn drie hoofdstappen die u kunt nemen. Elke stap behandelt specifieke pijnpunten die gepaard gaan met uitgaven voor de feestdagen en de voordelen Soldo toe te passen om ze aan te pakken.

Eerst moet u weten wat u kunt verwachten – en ernaar handelen.

Krijg grip op de kerstuitgaven

Het begint misschien met zoiets ‘kleins’ als een kerstboom op kantoor. Iemand moet het kopen, samen met de rest van de kantoorversieringen. Misschien is diezelfde persoon ook verantwoordelijk voor de organisatie van het kerstfeest. Er zijn nog vele feestinkopen te doen.

Maar of u nu een bedrijfscreditcard door het bedrijf laat circuleren of werknemers vraagt om uit eigen zak te betalen, u loopt nog steeds het risico het budget te overschrijden. En u houdt waarschijnlijk veel te veel kerststollen over.

Met traditionele opties voor onkostenbeheer kunt u de uitgaven van uw bedrijf niet volgen – en het einde van de maand brengt vervelende verrassingen met zich mee.

Soldo combineert slimme prepaid betaalkaarten met een compleet beheerplatform. Dit betekent dat u iemand in uw bedrijf een Soldo-kaart kunt geven – of er een kunt toekennen aan een afdeling, team of project – en deze kunt laden met een specifiek bedrag dat ze kunnen gebruiken.

Met onze webconsole kunt u alle kaartactiviteiten volgen en beslissen hoe en waar deze gebruikt kunnen worden. U kunt het vanaf elke locatie in één klik opwaarderen.

Zo houdt u de uitgaven onder controle:

1. Definieer uw regels

In plaats van teams op hol te laten slaan met een betaalkaart op hun kerstfeesten, gebruik Soldo-kaarten en:

• Stel bestedingslimieten in (dagelijks, wekelijks of maandelijks) om binnen het budget te blijven
• Schakel specifieke commerciële categorieën uit, zoals kansspelen.
• Voorkom acties zoals geld opnemen of contactloos betalen
• Schakel meldingen en waarschuwingen over uitgaven in

2. Fondsen verdelen

Maak verschillende Soldo-portefeuilles om fondsen voor teams en projecten te bewaren en om budgetten op orde te houden.

U kunt bijvoorbeeld een portefeuille maken om uw uitgaven voor campagnes voor kerstadvertenties te beheren, zodat iedereen die bij de campagne betrokken is, toegang heeft tot geld wanneer dat nodig is.

3. Blijf op de hoogte

Wat nog belangrijker is, u kunt alle betalingen in realtime en van het hele bedrijf zien. U kunt kaarten blokkeren als ze worden misbruikt.

Het is veiliger voor u en werknemers kunnen gewoon alle kerstgerelateerde aankopen doen, wetende dat er geen risico bestaat dat ze te veel uitgeven.

Sla de administratieve kater over in dit nieuwe jaar

Elk jaar moeten financiële teams overal de brokken opruimen na de zoveelste chaotische feestperiode.

Er zijn overal bonnetjes en onkosten die moeten worden vereffend en vergoed. Er zijn spreadsheets die ingevuld moeten worden, rapporten te genereren en papierwerk bij de vleet.

Terwijl sommigen zich tot het einde van het jaar vooral met kerstactiviteiten bezighouden en ze daarna vergeten, gaan anderen met kopzorgen het nieuwe jaar in vanwege de uitgaven, om ervoor te zorgen dat alles in orde wordt gebracht.

En niemand zou de kerst van het nieuwe jaar opnieuw moeten beleven via een spreadsheet. Soldo lost dit probleem op twee manieren op.

1. Leg de kerstuitgaven direct vast wanneer ze ontstaan

Werknemers met Soldo-kaarten kunnen betalingen doen, een foto van de bon maken en met een paar klikken uploaden. Verkoopteam op stap voor een kerstlunch? Het enige wat ze nodig hebben is een Soldo-kaart en onze mobiele app. Het financiële team krijgt alle transactie-informatie bijna meteen na de afrekening, om vervolgens gedetailleerde, realtime rapporten te maken.

Zoek en vind de transacties die u nodig hebt voor al die vele portefeuilles, kaarten, enz., exporteer rapporten in het formaat dat u verkiest (Excel, pdf) en breng gegevens over naar uw boekhoudsoftware. En voilà, uw kerstuitgaven zijn op orde.

2. Automatiseer uw boekhouding

Het organiseren van de uitgaven voor uw feestdagen kan in een handomdraai worden gedaan. In plaats van tijd te verspillen aan het handmatig importeren van betalingsinformatie in uw systeem, kunt u het proces automatiseren.

Soldo is integreerbaar met boekhoudsoftware zoals Xero, QuickBooks, Sage en NetSuite, om het uitpluizen van onkosten te vereenvoudigen.

Het synchroniseren van kerstuitgaven en -bonnen met de software is eenvoudig en u kunt automatisch bankafschriften van Soldo rechtstreeks in het boekhoudplatform integreren.

En als klap op de vuurpijl: u kunt gegevens zoals bonnen, tags en transactiecodes synchroniseren, zodat u alles wat u nodig heeft op één plek kunt vinden. Dan hoeft u niet met een grimas op uw kerstuitgaven terug te kijken.

Breng vreugde in het hele bedrijf

Veel bedrijven kiezen deze tijd van het jaar om werknemers een cadeau te geven (meestal chocolade en prosecco). En ongeacht de grootte van het bedrijf moeten geschenken attent en relevant zijn voor elk individu.

Dit lijkt teveel gevraagd – tenzij mensen zelf kunnen kiezen wat ze willen.  En dat kunnen ze.

Deel virtuele kaarten van Soldo voor eenmalig gebruik uit, of ‘cadeaubonnen’ met een vooraf ingesteld bedrag erop, en ta-da!

Terwijl u toch bezig bent, kunt u het voor teams gemakkelijker maken om deze feestdagen bijeenkomsten te organiseren. In plaats van iemand verschillende teamlunches, -diners en pubvergaderingen te laten coördineren, delegeert u de verantwoordelijkheid.

Wijs rollen en rechten toe

Met Soldo kunt u hiërarchisch verschillende rollen toewijzen aan gebruikers, zoals werknemer, manager en beheerder. U kunt ze vervolgens verschillende machtigingen geven met verschillende toegangsniveaus tot gegevens en uitgaven.

U kunt bijvoorbeeld de rol van manager toewijzen aan de daadwerkelijke manager van een team of individu, en hen inzicht geven in de uitgaven van hun team. Op deze manier legt u niet alle verantwoordelijkheid bij het financiële team om de uitgaven te beheren in een chaotische tijd van het jaar.

Geniet van onvergetelijke feestdagen

Dit zijn slechts een paar manieren waarop een alomvattend platform voor uitgavenbeheer zoals Soldo uw kerst kan veranderen.

En dit omvat het verbeteren van de werknemerservaringen, waardoor het gemakkelijk wordt om te betalen voor dingen die ze nodig hebben en willen. We maken het naspeuren van uitgaven moeiteloos en lang durende vergoedingen overbodig.

Stelt u zich een papierloze kerst voor die u ook tijd en geld bespaart. Niet meer bonnetjes bij elkaar zoeken, en kant-en-klare rapporten met alle informatie die u nodig heeft.

U kunt zelf zien hoe Soldo u helpt een betere kerst mee te maken – en een beter jaar daarna.