Hoe beheer je de uitgaven van een bouwbedrijf 

Van ontwerp en bouw tot onderhoud, de bouw- en constructiesector gebruikt digitalisering in elke fase van het operationele proces. Maar welke voordelen zouden bouwbedrijven kunnen hebben door soortgelijke innovatieve methoden toe te passen in bedrijfsuitgavenbeheer?

Het coördineren van alle opdracht en het beheren van de vele budgetten is zeker geen probleemloos scenario, om nog maar te zwijgen over het feit dat werknemers vaak aankopen moeten doen met contant geld of persoonlijke creditcards, bonnen en kwitanties moeten verzamelen, en aan het einde van de maand een onkostennota moeten invullen om terugbetaling te vragen. Ontdek hoe Soldo u kan helpen bij het beheren van de financiën van uw bedrijf, waarbij verschillende scenario’s worden overwogen om oplossingen te zoeken die de winstgevendheid en groei van uw bouwbedrijf zullen verzekeren.

Uit eigen zak betalen zet uw werknemers onder druk

Probleem

Afhankelijk van de sector waarin uw onderneming is gespecialiseerd, kan het gebeuren dat uw werknemers een straat moeten herstraten, een café moeten inrichten of een flat in het stadscentrum moeten renoveren; in elk van deze gevallen moeten zij onderweg stoppen voor benodigdheden, materialen of werkgereedschap kopen. Werknemers schieten die kosten voor. Ze moeten de bonnetjes bewaren en die indienen om de bedragen te declareren. Daarna controleert de bedrijfsadministratie de declaraties, en krijgen werknemers het geld terugbetaald.

Met de stijgende kosten van levensonderhoud kunnen sommige werknemers het zich niet veroorloven om uitgaven namens het bedrijf voor te schieten en te wachten op terugbetaling aan het eind van de maand.

Oplossing

Met Soldo kunt u elke werknemer een prepaid bedrijfskaart toewijzen, gekoppeld aan een centraal bedrijfsuitgavenbeheersysteem. Dankzij automatische opwaarderingen en de toewijzing van aangepaste budgetten voor elke kaart, kunt u ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de bedrijfsmiddelen die ze nodig hebben om de klus te klaren, waarbij u elke transactie op de voet volgt.

Met Soldo is het niet langer nodig om een persoonlijke betaalpas te gebruiken voor bedrijfsaankopen.

Probleem

Door een hele maand bonnetjes te verzamelen, moet je vaak zakken leegmaken en elk vakje van je portemonnee doorzoeken op zoek naar het verloren bonnetje. Het gevolg is dat uw administratieve afdeling kostbare tijd moet verspillen aan het wachten op de ontvangst van alle onkostenbonnen.

Elke vier weken bonnetjes handmatig afstemmen is een worsteling die werknemers en accountants liever achterwege laten.

Oplossing

Naast betaalkaarten biedt Soldo een mobiele app voor smartphones waarmee elke uitgave kan worden bijgehouden, zodat het niet langer nodig is om het bonnetje in de zak te steken en een hele maand te bewaren: je maakt gewoon een foto van het bonnetje, koppelt het aan de gedane aankoop en voegt een notitie toe over de klant of het project waarop het betrekking heeft.

Dankzij deze dematerialisatieprocessen voor documenten neemt de maandafsluiting de helft van de tijd in beslag en hoeft niemand in het bedrijf zich zorgen te maken over het najagen van papiertjes en het verifiëren van de geldigheid van uitgaven.

Maandafsluiting is een omslachtig en foutgevoelig proces.

Probleem

U runt al jaren een succesvol bouwbedrijf, maar de boekhouding blijft een karwei dat kostbare tijd verspilt die geïnvesteerd zou kunnen worden in nuttiger en strategischer activiteiten.

Oplossing

U bent een paar jaar geleden overgestapt op een cloud-based boekhoudsoftware: nu koppelt u Soldo eenvoudig aan de boekhoudplatforms die u dagelijks gebruikt om uw workflows te automatiseren:

• Sluit Soldo aan op Xero om de afstemming van uitgaven te stroomlijnen en fouten door handmatige gegevensinvoer te verminderen;
• Maak verbinding met QuickBooks om de boekhouding te versnellen;
• Stuur transactiegegevens naar NetSuite voor een duidelijk beeld van uw bedrijf vanaf één plek.

Hoe ziet het hele proces van aankoop tot afstemming eruit?

1. De werknemer gebruikt zijn Soldo kaart bij een tankstation;
2. Hij gebruikt de app om de transactie als brandstof te markeren, een foto van het bonnetje te maken en een notitie toe te voegen over de naam van de klant waar hij naartoe ging;
3. Soldo stuurt deze transactie, bon en notitie automatisch door naar Xero.

Breng deze oplossingen in de praktijk

Tanken, aankoop van materiaal en werkkleding zijn slechts enkele van de vele uitgaven waarmee een werknemer van een bouwbedrijf wordt geconfronteerd, waarbij hij vaak kosten uit eigen zak moet voorzien.

Soldo helpt bedrijven het juiste evenwicht te vinden tussen inkomende en uitgaande kosten en geeft uw medewerkers de vrijheid om geld uit te geven aan alle bedrijfsgerelateerde aankopen, terwijl u maximale zichtbaarheid garandeert.