Grip op de kosten voor cashflow quick win

Bedrijven gaan failliet omdat de cashflow opdroogt, niet omdat er verlies wordt gemaakt. ‘Winst in een onderneming is secundair’, zei managementgoeroe Peter Drucker eens. Cashflow is volgens hem cruciaal.  In economisch lastige tijden is focus op cashflow van nog groter belang. Een kostenmanagementsysteem geeft grip op geld dat het bedrijf uitgaat, en is daarmee een uitstekend instrument om de cashflow te verbeteren.

Verbetering van de cashflow is op korte termijn het makkelijkst te realiseren door de uitgaven onder controle te brengen. Natuurlijk zou het fijn zijn als ook de inkomsten groeien, maar daarvan zijn de kosten en de afhankelijkheden groter. Je hebt er minder controle op. Grip op de uitgavenkant van cashflow verkrijg je door controle en zichtbaarheid van alle uitgaven. En controle en zichtbaarheid van de transacties krijg je door gebruik te maken van een robuust, agile en real time kostenmanagementsysteem, waarmee je datagedreven kostenbeslissingen kunt maken.

Wanneer de kosten in Excel worden beheerd, laten de controle en het overzicht op de kosten te wensen over. E-mails worden over en weer gestuurd om transactiedetails te verzamelen, wat altijd tijd kost. Er is onzekerheid over de goedkeuring van de uitgaven, die achteraf discussies op de werkvloer uitlokken. De toegevoegde waarde van een kostenmanagementsysteem is:

• Approval workflow zorgt voor waterdicht proces
• Controle over meerdere budgetten
• Geen budgetoverschrijdingen meer
• Flexibiliteit in budgetbeheer
• Zicht op alle licentiekosten

Approval workflow

In een kostenmanagementsysteem zorgt de ‘approval workflow’ ervoor dat elke uitgave daadwerkelijk en snel vooraf wordt goedgekeurd door een of meer personen met verantwoordelijkheid voor het budget. Deze beheerders worden er actief op gewezen dat er een aanvraag ligt en beoordelen of de uitgave juist en essentieel is. Dat is een real time proces, compleet met reminders. Geen lange wachttijden meer en geen discussies achteraf over een al uitgegeven bedrag. Vanochtend sprak ik een bedrijf dat ervoor kiest een tweede goedkeuring door de CFO te laten doen voor bedragen boven € 25.000, -. Dat soort dingen kun je instellen.

Controle over meerdere budgetten

Met een gecentraliseerd platform is het makkelijk om meerdere budgetten naast elkaar te managen. Er zijn afdeling- en teambudgetten maar ook persoonlijke budgetten. Vanaf het moment van de aanvraag is bekend aan welk budget de uitgave is toegewezen. Het is mogelijk daar wijzigingen in aan te brengen, maar duidelijkheid is er vanaf het begin.

Geen budgetoverschrijdingen meer

Budgetoverschrijdingen zijn vaak een gevolg van onduidelijkheid over het gebruikte budget. Zonder goede methode om de toewijzing van uitgaven aan een specifiek budget te regelen vinden meer budgetoverschrijdingen plaats. Als de uitgave gelinkt is aan een van tevoren vastgesteld budget dat niet meer toereikend is, kan de uitgave niet worden goedgekeurd.

Ik zie dat medewerkers van bedrijven veel gebruik maken van ‘free trials’ voor abonnementen, gekoppeld aan de corporate creditcard. Veel van die free trials gaan na een periode ongemerkt over in een betaald abonnement. Medewerkers kunnen vergeten de free trial op te zeggen en zitten er dan aan vast. Zeker als het een free trial is van een medewerker die het bedrijf inmiddels heeft verlaten. Als je een free trial card van Soldo gebruikt waar slechts 1 cent op staat, weet je zeker dat er niet automatisch een betaalde licentie uit voortkomt. Dat is maar één abonnement, maar deze vermijdbare kosten kunnen bedrijfsbreed flink oplopen.

Flexibiliteit in budgetbeheer

We zien dat bedrijven die overstappen van een handmatig Excel-proces naar een onkosten-tool makkelijker kunnen sturen op de uitgavenkant cashflow. Dat is omdat alle uitgaven vooraf goedgekeurd en gecontroleerd worden. Bovendien is er de flexibiliteit om tussentijds de budgetten aan te passen. Als de economie verbetert of de positie in de markt verandert en besloten wordt de markt agressiever te betreden, is het eenvoudig om de budgetten aan te passen.

Zicht op alle licentiekosten

Veel bedrijven gebruiken een veelheid van diensten van andere bedrijven waar ze abonnementen voor afsluiten. Het komt vaak voor dat afdelingen of werkmaatschappijen binnen en bedrijf zonder dat ze het van elkaar weten dezelfde abonnementen afsluiten en daar te veel voor betalen. Neem een HR-afdeling die een betaald LinkedIn-account heeft om mensen mee te werven. Als de marketingafdeling campagnes op LinkedIn wil gaan doen, schaft de marketingmanager met zijn eigen kaart ook een LinkedIn-account aan. Dat is dubbel op. Een gecentraliseerd overzicht van alle licenties en abonnementen helpt om doublures op te sporen en stop te zetten.

Tip: Hou je tooling tegen het licht

Onlangs sprak ik een datamanager die verantwoordelijk is voor alle softwarepakketten en tools waar het bedrijf geld in steekt. Hij zei dat het voor hem essentieel is een goed overzicht te hebben van alle licenties op software, diensten en tools. In mijn eigen team wordt ook allerlei tooling gebruikt, waarvan ik me wel afvraag of dat ook allemaal nodig is. Een deel van die tools hebben we echt nodig, dat staat vast. Maar er zijn zeker tools die zo verwijderd kunnen worden omdat ze niet of nauwelijks worden gebruikt. Ik heb het gevoel dat mensen tegenwoordig overal tools voor willen hebben, die allemaal geld kosten. Ik denk dat bedrijven er goed aan doen het pakket aan tooling tegen het licht te houden en scherp te kijken naar wat echt nodig en in gebruik is, en wat niet. De kosten kunnen flink in de papieren lopen en dit is laaghangend fruit als je de cashflow wilt verbeteren.

Roy Skop – Regional Manager – Europe / New Markets – Soldo