Meer overzicht en controle: integreer zakelijke kosten in het ERP-systeem

Groeiende en grote organisaties weten het: zonder overzicht en controle gaat er veel tijd verloren aan het onkostenbeleid. Hoe controleer je of declaraties kloppen als data zich op allerlei plekken bevindt? Schep orde in de chaos om sneller te werken, fouten te voorkomen en vanuit overzicht en controle te bouwen aan vertrouwen bij medewerkers.

ERP-systemen zoals Exact Online en Oracle NetSuite combineren data uit allerlei bronnen. Ze tonen in één overzicht de belangrijkste inzichten op basis van de onderliggende gegevens. Dat maakt het makkelijker om beslissingen te nemen, zonder iets over het hoofd te zien.

Waarom zou je het systeem voor zakelijke (on)kosten daar niet aan koppelen? Dankzij nieuwe betaaloplossingen voor medewerkers is het mogelijk om de systemen te integreren, voor meer overzicht en controle.

Ongeorganiseerde chaos: wat is er aan de hand?

Onderzoek door de Aberdeen Group wijst al jarenlang uit dat niet-geïntegreerde kostensystemen leiden tot allerlei nadelen en frustraties. De meeste organisaties ervaren vooral:

• Gebrekkig inzicht in gemaakte zakelijke kosten door medewerkers
  Als organisaties niet weten welke kosten medewerkers zakelijk maken valt daar ook niet op te sturen. Het is zonder inzicht en overzicht onmogelijk om te bepalen welke afdelingen of medewerkers de meeste kosten maken, en of dat terecht is.

• Oplopende kosten om declaraties te verwerken
  Als organisaties groeien nemen veelal ook het aantal declaraties toe. Het werk stijgt de financiële afdeling boven het hoofd, omdat het ontbreekt aan overzicht en controle. Als daardoor iedere declaratie uniek lijkt valt het niet mee om hier een slim systeem voor te ontwikkelen.

• Te weinig controle over zakelijke kosten
  Zonder overzicht ontbreekt het vervolgens aan controle over de kosten. Als pas achteraf duidelijk wordt welke kosten medewerkers maakten lopen de kosten makkelijk hoger op dan organisaties zouden willen.

• Onnodig arbeidsintensieve handmatige verwerkingsprocessen
  De manuele verwerking van zakelijke kosten en declaraties kost financiële afdelingen veel tijd. Er gaan kostbare uren verloren, waardoor ondertussen andere financiële taken binnen het bedrijf blijven liggen.

Dat is zonde, omdat de integratie van onkostensystemen voor zakelijke kosten met ERP-software al die problemen in één keer kan oplossen. Systemen zoals Exact Online en Oracle NetSuite zijn speciaal ontwikkeld om het overzicht te bieden en bedrijven te ondersteunen bij beslissingen die zij moeten nemen. Moderne betaaloplossingen voor medewerkers sluiten daar naadloos op aan.

35% sneller en drie andere voordelen

De integratie van zakelijke kosten in het ERP-systeem levert vier belangrijke voordelen op:

• 35% snellere vergoeding van declaraties
  Het belangrijkste voordeel voor medewerkers én organisaties. Medewerkers ervaren onzekerheid als ze bedragen voorschieten, vooral in economisch lastige tijden. Wie lang moet wachten op een vergoeding verliest productiviteit en loyaliteit. Sneller vergoeden dankzij een integratie met een ERP-systeem leidt tot meer controle en overzicht, én tot meer tevreden medewerkers die productiever blijven.

• 34% minder fouten bij de verwerking
  De manuele verwerking van zakelijke kosten en declaraties leidt altijd tot fouten. Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Het herstellen van die fouten kost tijd. Wie minder fouten maakt houdt meer tijd over en voorkomt eventuele boetes of andere gevolgen.

• 33% minder verwerkingskosten
  Dankzij de soepele verwerking vanuit één overzicht besparen bedrijven enorm veel tijd en kosten. De financiële afdeling werkt veel efficiënter, omdat er minder tijdrovende manuele taken nodig zijn om data door te zetten en op meerdere plekken te verwerken.

• 25% meer controle over gemaakte kosten
  Organisaties hebben meer controle over de gemaakte kosten. Dankzij real-time inzicht hoeft niemand te wachten op een rapport dat achteraf duidelijk maakt wat er is aangegeven. Meer controle en inzicht maakt het makkelijker om direct in te spelen op kostentrends en veranderingen.

Drie voordelen van de integratie: onkosten in het ERP-systeem

Wie de gemaakte zakelijke kosten integreert in het ERP-systeem profiteert van meer overzicht en controle. Als duidelijk is welke kosten medewerkers maken is het makkelijker om daar controle over te krijgen en te houden. Dat levert drie overkoepelende voordelen op.

De integratie doet het werk

Medewerkers van de financiële afdeling hoeven geen data te exporteren vanuit het kostensysteem naar het ERP-systeem, of andersom. In plaats daarvan doet de integratie het werk. Die zorgt ervoor dat de data automatisch op de juiste plek terecht komt.

Het ERP-systeem toont het overzicht en garandeert de controle, terwijl het kostensysteem de data verzamelt en daarmee alle input levert. De integratie tussen Soldo en bijvoorbeeld Exact Online of Oracle NetSuite garandeert dat de data soepel, probleemloos en snel beschikbaar is op de plek waar je die wilt hebben.

Alle data staat op één plek

Alle data staat op één plek. Dat betekent dat de kosten staan bij de andere financiële gegevens, bijvoorbeeld van de boekhouding. Vergelijk gemaakte kosten met de diverse projecten en de omzet daaruit. Krijg meer inzicht in het rendement en kostenstructuren die niet kloppen.

Zonder vertraging volledig op de hoogte

De real-time verzameling en verwerking van data voorkomt vertraging. In plaats daarvan ben je steeds meteen volledig op de hoogte van de gemaakte kosten. Lopen kosten op? Of is er sprake van een uitzonderlijke situatie die vraagt om snel handelen? De integratie van het kostensysteem met het ERP-systeem garandeert een volledig overzicht en maximale controle.

Maak het makkelijker met Soldo

Soldo integreert naadloos met zowel Exact Online en Zero als boekhoudprogramma’s, net als met NetSuite van Oracle als ERP-systeem. Op die manier komen gemaakte zakelijke kosten door medewerkers automatisch in de boekhouding en bij alle andere data terecht.

Dit maakt het makkelijker om declaraties te analyseren en vergoeden. Win aan snelheid, houd medewerkers productief en voorkom bovendien manuele fouten. De integratie van de verschillende systemen maakt het stukken makkelijker, én leidt tot meer overzicht en controle.

Ontdek de voordelen van de beschikbare integraties. Of stel ons je vraag, dan vertellen onze specialisten meer over de mogelijkheden van Soldo. Wij centraliseren uitgaven en maken onkostenbeheer moeiteloos. Koppel slimme betaalkaarten aan gebruiksvriendelijke declaraties, waarvan medewerkers en hun organisaties samen profiteren.