Een maandafsluiting zonder stress: automatiseer het proces

Is het sluiten van de boeken aan het einde van de maand hét stressmoment voor jou als boekhouder? Wanneer je in een handmatig Excel-proces zit voor de afhandeling van onkosten, zijn die uitgaven en de bonnen vast de hoofdoorzaak van je stress. Daar is een oplossing voor: automatiseren.

Het lastigste aspect van de maandafsluiting is de timing, het moet immers aan het einde van de maand gebeuren. Als je een groot deel van de informatie die je nodig hebt pas op het laatste moment binnenkrijgt, en je ook voor het eind van de maand moet leveren, is het dubbel moeilijk. Bij het gebruik van traditionele bankpassen krijg je als bedrijf pas aan het einde van de maand een creditcard-statement van je bank. Dan is er weinig tijd om alle transacties die met die kaart zijn gedaan te controleren op correctheid, de reconciliatie uit te voeren en alle transactiegegevens en -stukken te verzamelen. Dat geeft stress – vooral door de tijdsdruk – en zorgt voor een piek in de werkzaamheden.

Transactiegegevens compleet

Het maakt een groot verschil wanneer je direct nadat een transactie is gedaan, beschikt over de juiste en complete transactiegegevens als kostenplaats, uitgavencategorie, PO-nummer, analytische codes, factuurgegevens en bonnen. Is die transactie-informatie real time voorhanden, dan kunnen rapportages, controles en andere handelingen al gedurende de maand worden uitgevoerd. Dat helpt enorm om de piek in de boekhoudkundige bedrijvigheid door de maandafsluiting weg te nemen. Bijkomend effect van de maandafsluitingsstress is dat de kans op fouten oploopt en er minder grondig wordt gecontroleerd.

Onkostenproces automatiseren

Door gebruik te maken van een onkostenmanagementsysteem als Soldo is het onkostenproces te automatiseren, voordat die onkosten de boekhouding in gaan. Het is een hulpmiddel om de boekhouding sneller en beter te doen, in grote en kleine organisaties. Zo kan het systeem op basis van Merchants Category Codes (MMC) elke transactie die met een Soldo-kaart is gedaan automatisch categoriseren: een restaurant, een tankstation of een webwinkel bijvoorbeeld. De uitgave krijgt in het systeem een code die naar het type uitgave verwijst. Een andere functionaliteit die veel tijd kan besparen is wat we ‘autotagging’ van uitgaven noemen. Daarmee kan een onderneming regels instellen om uitgaven automatisch te coderen. Voor terugkerende kosten is dat heel erg handig. Als ik een regel maak dat elke uitgave aan een bepaald softwareabonnement of aan LinkedIn een specifieke code krijgt, hoef ik dat niet elke keer handmatig aan de transactie toe te voegen. Het is een handig instrument voor rapportagedoeleinden.

Automatisch approval-systeem

Met het real time approval-systeem kan een manager in één oogopslag zien welke uitgaven van zijn of haar team zijn goedgekeurd en welke niet. Degene die de uitgave moet goedkeuren krijgt een automatische notificatie wanneer een geplande uitgave goedkeuring nodig heeft. Dat spaart wachttijd uit en zorgt ervoor dat er geen herinneringsmails meer hoeven worden verstuurd. Zo werkt een onkostenmanagementsysteem niet alleen in het voordeel van het financiële team. Het geeft versnelling en tijdbesparing voor alle partijen die bij de onkosten betrokken zijn. Tijd die gebruikt kan worden om te groeien of te focussen op zaken die belangrijker zijn dan administratie: “we enable work, to work”.

Integratie met boekhoudsystemen

Via een open API leggen we de link met boekhoudsystemen zodat de onkostenrapportage vanuit Soldo rechtstreeks de boekhouding in gaat. Compleet met de codes, tags, kostenplaats, PO-nummers enzovoort.  Met veelgebruikte pakketten als Sage, Xero, QuickBooks en NetSuite hebben we op maat gemaakte integraties. Op dit moment werken we aan de integratie voor klanten die met Exact Online werken. We verwachten dat die integratie eind dit jaar live kan gaan.

E-mails naar de directeur

Ik ken honderden financiële medewerkers die elke week e-mails naar hun directeuren sturen met de vraag of er van een bepaalde uitgave een bon beschikbaar is. Directeuren staan er niet om bekend uit te blinken in het bewaren en overleggen van bonnen. En veel directeuren houden niet van e-mails, zeker niet van de boekhouding over bonnetjes. In die gevallen helpt een makkelijk systeem dat de drempel voor de directeur zo laag mogelijk maakt.

Wanneer de directeur een uitgave doet met zijn Soldo-kaart, wordt hem à la minuut gevraagd een foto van de bon te maken. De camera op zijn of haar telefoon staat er dan al klaar voor. Als de foto van de bon op zich laat wachten, volgt er een automatische notificatie dat de foto nog gemaakt moet worden. Zo is de kans klein dat dit erbij inschiet. Finance-medewerkers hoeven geen e-mails meer te sturen om te bedelen om de bon. Dat proces is helemaal geoutsourcet en daar worden financiële medewerkers blij van. Dat scheelt enorm, want zonder onkostenmanagementsysteem zijn bonnetjes een grote bron van frustratie.

Wil je een einde maken aan de boekhoudkundige stress rondom de maandafsluiting, dan kan een onkostenmanagementsysteem het verschil maken. Voor jou als financiële medewerker, maar ook voor al je collega’s binnen het bedrijf die veel minder tijd kwijt zijn met het indienen van declaraties en wachten op de goedkeuring van uitgaven. Bonnetjes raken niet meer kwijt en gedurende de maand kan al veel werk verzet worden, zodat de maandafsluiting van een leien dakje gaat.

Roy Skop – Regional Manager – Europe / New Markets – Soldo