Een kostensysteem dat waarschuwt bij onterechte declaraties: makkelijker en veel minder werk

Medewerkers die kosten moeten declareren en de financiële afdeling die dat controleert: er gaat veel tijd in zitten. Het is belangrijk om nauwkeurig te werken, omdat medewerkers recht hebben op vergoeding als uitgaven passen binnen het declaratiebeleid. Maar, kan dat niet makkelijker? Gebruik een kostensysteem dat waarschuwt bij onterechte declaraties. Dat is makkelijker en kost veel minder werk.

Bedrijven zoeken op allerlei manieren om enerzijds te voldoen aan het declaratiebeleid en wet- en regelgeving, en anderzijds medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Dat voorkomt valse declaraties of fouten en neemt bovendien onzekerheid weg over wat medewerkers mogen declareren. Een slim systeem met ingebouwde regels voor declaraties wijst die automatisch af als ze onterecht zijn of waarschuwt de financiële afdeling om manueel mee te kijken. Dat scheelt ontzettend veel tijd en maakt het voor iedereen makkelijker en duidelijker.

Voor verblijf, maaltijden, vluchten en autohuur

Welke kosten medewerkers mogen declareren verschilt per bedrijf. Veel bedrijven laten hun medewerkers bijvoorbeeld verblijven declareren, net als kosten voor maaltijden, vluchten en voor autohuur.

Tegelijkertijd gelden er regels, op basis van het declaratiebeleid. Medewerkers mogen verblijfskosten declareren, maar bijvoorbeeld maximaal voor één nacht of voor een overnachting bij een specifieke hotelketen. Op een vergelijkbare manier gelden er beperkingen voor maaltijden, vluchten en de kosten daarvan of voor autohuur en de duur.

Dit betekent in de praktijk dat zowel medewerkers die kosten willen declareren als de financiële afdelingen daar veel tijd aan kwijt zijn. Medewerkers moeten uitzoeken wat het beleid precies inhoudt. Vervolgens declareren ze kosten, wachten ze een paar weken en horen ze of de uitgegeven bedragen vergoed worden. De financiële afdeling moet met iedere declaratie aan de slag, om te controleren of dit past binnen het uitgavenbeleid dat het bedrijf hanteert.

Bespaar tot 80% van de tijd

Alle tijd die medewerkers en de financiële afdeling besteden aan declaraties en de beoordeling daarvan is eigenlijk zonde. Bedrijven kunnen tot 80% van die tijd besparen door onkosten en de declaraties daarvoor te automatiseren.

Gemiddeld besparen bedragen tot 16 dagen werk als ze overstappen op een automatisch systeem voor onkosten- en uitgavenbeheer. Per werknemer levert dat 6 uur extra tijd per maand op, omdat het onkostenbeheer gemakkelijker is en sneller gaat.

Een automatisch kostensysteem bespaart tijd en maakt het makkelijker dankzij 4 voordelen:

• Duidelijkheid over uitgaven
  Duidelijkheid is één van de belangrijkste doelen voor het declaratiebeleid en declaraties. Voorkom eventuele onenigheid, dankzij een systeem dat iedereen begrijpt en betrouwbaar laat zien welke kosten medewerkers maken en wat zij kunnen declareren.
• Automatiseer herhalende taken
  Automatiseer taken die iedere keer hetzelfde zijn. Stop met taken die weinig waarde toevoegen, maar wel moeten gebeuren. Laat het systeem die taken automatisch uitvoeren om eenvoudig heel veel tijd te besparen.
• Voorkom invoerfouten
  Waar mensen werken worden fouten gemaakt, dat geldt voor ieder bedrijf. Dat is niet erg, maar het kost veel tijd om die fouten op te sporen en te herstellen. Wie het onkostenbeheer automatiseert voorkomt fouten en krijgt waarschuwingen als er iets niet klopt.
• Verzamel data op één plek
  Dankzij alle data op één plek is er veel meer overzicht. Bovendien voorkomt het dat medewerkers data op meerdere plekken moeten beoordelen of bewerken, om verschillen in de administratie voor te zijn.

Aan de slag met duidelijker declaratiebeleid

Een bijkomend voordeel van een kostensysteem dat waarschuwt bij onterechte declaraties is de focus op dat systeem zelf. Blijkt bijvoorbeeld dat het systeem waarschuwt voor declaraties die wel blijken te kloppen? Of kloppen de declaraties inderdaad niet, maar moeten medewerkers die kosten wel maken?

Zowel medewerkers als de financiële afdeling en het volledige bedrijf hebben het meest aan een duidelijk declaratiebeleid. Pas als voor iedereen duidelijk is welke kosten medewerkers mogen declareren werkt dat het meest effectief.

Gebruik eventuele valse waarschuwingen of een grote hoeveelheid waarschuwingen als input om het beleid te verbeteren. Zoek uit waar het knelt of wringt en denk na over de duidelijkheid van het beleid. Ga in gesprek met medewerkers of analyseer op de financiële afdeling waar de waarschuwingen vandaan komen.

Een automatisch kostensysteem waarschuwt bij onterechte declaraties op basis van het beleid. Dat voorkomt manueel werk zoals uitgebreide controles. Zo zie je ook waar er ruimte zit voor verbetering.

Maak het makkelijker met Soldo

Bij Soldo maken we het jou graag zo makkelijk mogelijk. Dat geldt voor medewerkers die kosten moeten voorschieten en declareren én voor de financiële afdelingen van bedrijven.
Dus heb je een duidelijk declaratiebeleid en zoek je naar manieren om de verwerking van declaraties te automatiseren? Wij bieden je de oplossing. Bespaar kostbare tijd, dankzij waarschuwingen bij onterechte declaraties op basis van het beleid dat je daarvoor voert.

• Een betaalkaart voor iedere medewerker
  Met Soldo geef je iedere medewerker moeiteloos een betaalbaar. Dankzij slimme beperkingen op basis van uitgaven, de geografische regio of kostencategorieën behoud je altijd de volledige controle. Medewerkers kunnen kosten afrekenen met een betaalkaart van het bedrijf, dus hoeven ze veel minder voor te schieten.

• Verzoeken aan verantwoordelijken
  Schiet iemand iets voor en wil diegene de kosten daarna declareren? Vanuit de Soldo-app is het eenvoudig om een verzoek aan te maken, rechtstreeks aan de verantwoordelijke. Medewerkers kunnen extra aankopen doen of specifieke kosten maken. Financieel medewerkers krijgen een gericht verzoek, dat ze altijd en overal kunnen verwerken.

• Eenvoudiger beoordelen
  Het systeem vereenvoudigt de goedkeuring van verzoeken door medewerkers. Dankzij de automatische waarschuwing voor onterechte declaraties is het andersom makkelijker om verzoeken volgens de richtlijnen en binnen het beleid goed te keuren. Dat scheelt veel kostbare tijd.

• Automatische rapportage
  De automatische analyse en rapportage achteraf laat precies zien welke kosten medewerkers declareren en waar ze hun betaalkaarten voor gebruiken. Genereer een onkostenrapport dat het management graag wil zien, voor een compleet overzicht en om kansen te ontdekken om kosten te besparen.

• Alle gegevens op één plek
  Met Soldo staan alle gegevens voortaan op één plek. Koppel het systeem voor onkosten bijvoorbeeld aan een ERP-programma of aan de boekhoudsoftware zoals Exact Online. Dat voorkomt manueel overnemen, eventuele fouten en de tijd die dat extra kost.

Ben je benieuwd naar ons kostensysteem dat automatisch waarschuwt bij onterechte of afwijkende declaraties? Ontdek Soldo als eenvoudige en transparante oplossing voor uitgavenbeheer.