De verborgen kosten van handmatig onkostenbeheer

Het handmatig verwerken van onkostendeclaraties brengt aanzienlijke verborgen kosten met zich mee. In verloren tijd, frustratie van medewerkers, door fraude en onnodige kosten. Het goede nieuws is dat deze kosten door de inzet van de juiste technologische tools sterk kunnen worden gereduceerd.

Onlangs sprak ik een CFO van een middelgroot bedrijf over het handmatige onkostenproces dat ze gebruiken. Hij was er tevreden over: “Onze onkosten zijn niet hoog en het handmatige proces is geen probleem. We hebben hier en daar misschien een fraudegeval, maar dat gaat niet om veel geld. Waarom zouden we dat veranderen?” Op mijn vraag hoeveel uren de medewerkers het afgelopen jaar in hun declaraties hadden gestoken, had hij geen antwoord. Hij zei dat er wel eens wordt gemopperd over het voorschieten van flinke bedragen en de administratieve rompslomp, maar dat het er nu eenmaal bij hoort. Hij keek ervan op dat uit onderzoek is gebleken dat medewerkers gemiddeld dertig uur per jaar kwijt zijn aan hun declaraties.

Ontevreden medewerkers

Die dertig uur per jaar die een medewerker kwijt is aan het terugkrijgen van gemaakte kosten, is tijd die verloren gaat aan werkzaamheden die vrijwel niemand prettig vindt. Medewerkers zelf steken die tijd doorgaans liever in hun eigenlijke werk. Als het bovendien om een tijdrovend en inefficiënt proces gaat, kunnen de frustraties van medewerkers oplopen. Met het risico dat ze elders een baan zoeken en er vervanging voor de medewerker gevonden moet worden. Uit een onderzoek van het Center for American Progress blijkt dat de kosten van het vervangen van een medewerker gemiddeld 21% van het jaarsalaris van de vertrokken medewerker bedragen.

Twee procent van de omzet

Uit ons eigen onderzoek naar de kosten van slecht onkostenbeleid uitgevoerd door Coleman Research, blijkt dat gemiddeld 2% van de omzet van een bedrijf verloren gaat door ondeugdelijk onkostenbeleid. Dat zijn de kosten van fraude en foute declaraties, maar ook derving van inkomsten door vormfouten. Bijvoorbeeld het ontbreken van de juiste bon waardoor de btw niet verrekend kan worden. Dan zijn er de menselijke fouten die in handmatige processen kunnen voorkomen. Een komma die niet op de juiste plaats staat, kan grote financiële gevolgen hebben.

Dubbele software abonnementen

In de praktijk zien we dat veel bedrijven betalen voor dingen die ze niet (meer) gebruiken of dat ze dubbel betalen voor zaken die ze wel gebruiken. Neem de abonnementen op softwarepakketten of technologische diensten en producten die door verschillende afdelingen worden gebruikt en afzonderlijk worden ingekocht. Zonder dat ze het van elkaar weten. Het komt ook vaak voor dat een software abonnement gekocht is met de creditcard van een directeur die inmiddels vertrokken is. Het kan in zo’n geval heel lastig blijken dat abonnement stop te zetten. Het gaat dus niet alleen om de persoonlijke onkosten die de medewerkers maken, maar ook om bedrijfs- en afdelingsuitgaven. Zonder overzicht op die kosten zijn ze moeilijk goed te beheren.

Wat een cloudoplossing kan doen

Met een cloudoplossing voor onkosten als Soldo kunnen dit type problemen worden geminimaliseerd omdat alle kosten centraal inzichtelijk zijn. Medewerkers en teams kunnen fysieke of virtuele betaalkaarten gebruiken, compleet met bestedingscontroles, goedkeuringen en limieten. Terugkerende betalingen voor abonnementen en online advertenties zijn met speciale virtuele kaarten te doen. Dat geeft zicht op welke software abonnementen in het hele bedrijf in gebruik zijn. Medewerkers die uitgaven doen met hun persoonlijke betaalpas van het bedrijf, maken een foto van de bon en alle informatie over de transactie inclusief kostenplaats, staat direct in het systeem. Het is voor de medewerker een paar seconden tijd per betaling en hij of zij heeft er verder geen omkijken naar. Verloren bonnetjes zijn geen issue meer.

Financiële workload

Financiële teams die aan het eind van de maand de boeken willen sluiten, zijn dagen bezig om alle onkostentransacties te controleren, bonnetjes na te lopen en in te voeren. Veel creditcardmaatschappijen verstrekken maandelijkse overzichten van wat er met een zakelijke kaart is uitgegeven. Dat moet allemaal voor het eind van de maand onder druk worden verwerkt. Door de inzet van technologie neemt de ‘workload’ van het financiële team met zeker 80% af, doordat alle transacties in live data zijn te volgen en te controleren. Het sluiten van de boeken aan het einde van de maand krijgt een heel ander karakter doordat alle informatie al compleet in het systeem zit. Controle op fraude of onjuiste declaraties is eenvoudiger uit te voeren. Het systeem zelf is in staat afwijkingen in declaraties en patronen in betalingen op te merken. Declarerende medewerkers zijn zich bovendien door het gebruik van technologie meer bewust van hun ‘accountability’.

ROI klaar als een klontje

Aanschaf van Soldo geeft een gemiddelde Return on Investment (ROI) van 30% vanwege de grote hoeveelheid uren van medewerkers en financiële professionals die worden bespaard. In het geval van onkosten is de ROI minder makkelijk te voorspellen dan voor de aanschaf van een cybersecurity-oplossing bijvoorbeeld. Wanneer je weet dat je een boete zult krijgen van € 100.000,- als je de oplossing niet implementeert, is de ROI klaar als een klontje. Voor een onkostenoplossing is de ROI uit te rekenen als je weet hoeveel uren er over de hele linie bespaard kunnen worden en wat de kosten van al die uren zijn. Dan zijn er ook nog de besparingen die gerealiseerd kunnen worden in het elimineren van dubbelle betalingen, bijvoorbeeld in software abonnementen. Tenslotte is er de effectievere controle op en de opsporing van fraude en onjuiste declaraties. De businesscase voor zo’n oplossing is evident.

Roy Skop, Regional Manager Europe – New Markets, Soldo