€34.400 aan make-up declareren bij je werkgever? Of wat dacht je van €30.000 aan reizen declareren die nooit werden gemaakt? Bizarre voorbeelden van onterechte declaraties en de schandalen eromheen zijn er genoeg. Niet zelden gaan ze ten koste van de baan en reputatie van de betrokkene. Kennelijk schrikken ze onvoldoende af.
Wie zoekt naar buitensporige of dubieuze onkostendeclaraties komt ze vooral tegen in de (semi-) publieke sector, overheden en organisaties die met belastinggeld gefinancierd worden. De regels zijn streng en de controle is transparant en publiek inzichtelijk omdat het om gemeenschapsgeld gaat. Het declaratiegedrag van publieke bestuurders en ambtenaren ligt nu eenmaal onder een vergrootglas.
Bedrijven zijn minder geneigd om bestuurders en medewerkers publiek aan de schandpaal te nagelen vanwege dubieuze declaraties omdat het reputatieschade kan geven. Tenzij het niet anders kan. CFO’s doen wel eens een boekje open over wat ze tegenkomen aan hilarische declaraties, van helikoptervluchten tot bordeelbezoeken.
Een onderzoek onder 300 Canadese CFO’s wees in 2019 uit dat 58% van de ondervraagden een toename zag van ongepaste onkostendeclaraties in de afgelopen drie jaar. Van snelheidsbekeuringen, cowboy laarzen, grasmaaiers, levende inktvissen als huisdier en bezoeken aan een wellness centrum. Slechts 10% van de organisaties in het onderzoek bleek geen gebruik te maken van technologische oplossingen in het onkostendeclaratieproces, 39% maakt gebruik van gespecialiseerde software of systemen, en 51% gebruikt in eigen beheer ontwikkelde software.
Volgens de onderzoekers helpt het gebruik van technologie zeker, maar is communicatie de sleutel in het tegengaan van dubieuze declaraties. “Neem maatregelen om onzekerheid bij medewerkers weg te nemen over wat een deugdelijke zakelijke uitgave is. Zorg dat het beleid makkelijk toegankelijk is en geef voorbeelden van wat wel en niet is toegestaan. Train de financiële staf in het afhandelen van vragen en het oplossen van problemen voor ze zich voordoen.”