Bekijk nu: Een financieel team opschalen met digitalisering 

Er komt veel kijken bij het schalen van uw financiële team, zoals ervoor zorgen dat u uw team betrokken houdt, dat ze niet worden overspoeld met administratief werk en dat u strategisch topinzicht kunt bieden. Digitalisering is de boost die uw team nodig heeft. 

We spraken met Paraag Amin, CFO van dotdigital, over de digitale transformatie die ze hebben doorgemaakt, de impact ervan op de betrokkenheid en prestaties van medewerkers, en wat u moet doen om uw team succesvol op te schalen wanneer uw bedrijf groeit. 

Digitale transformatie gebruiken om groei te stimuleren 

Sinds de oprichting in 1999 is dotdigital drastisch veranderd. Maar de meest significante groei vond recentelijk plaats. 

In 2014 is het platform opnieuw gelanceerd met verschillende nieuwe features. In de afgelopen zes jaar zijn hun inkomsten verviervoudigd en zijn ze uitgegroeid tot zeven verschillende verkoopentiteiten. En in 2019 hebben ze een nieuwe naam gekregen om zich te concentreren op een beweging naar omnichannel-marketing. 

Om een financieel team te laten voldoen aan de eisen van een groeiend bedrijf, moeten de leden zich kunnen concentreren op de onderdelen van hun werk die het bedrijf vooruit helpen.  

Taken zoals handmatige administratie en gegevensinvoer zijn niet alleen een enorme verspilling van hun tijd, ze zijn ook geestdodend. En ze zijn geen verkoopargument voor potentiële nieuwe toetreders. 

Toen Paraag Amin, hun CFO, in 2018 toetrad, creëerde hij een interne technische ontwikkelingseenheid die zich toelegde op het automatiseren van verschillende financiële processen.  

En het is voor hen gelukt; ze konden veel meer investeren in andere financiële domeinen. 

“Digitale transformatie is absoluut de sleutel geweest om ons nu te laten groeien.” 

De juiste tools versnellen en optimaliseren processen, verminderen onnauwkeurigheden en houden uw team tevreden en gefocust op wat belangrijk is. 

Groeipijnen

Paraag is van mening dat een van de grootste uitdagingen voor elke financiële functie is om te groeien zonder het personeelsbestand te vergroten.  

Aangezien de belangrijkste prioriteiten van dotdigital bij internationale expansie liggen, ligt hun focus op de problemen en behoeften die daaruit voortvloeien. Van het openen van bankrekeningen tot het vinden van lokale leveranciers en het openen van nieuwe kantoren, tot het naleven van lokale belasting- en arbeidswetten – er is veel om rekening mee te houden. 

En omdat ze beursgenoteerd zijn, is groeien essentieel.  

“We moeten onze aandeelhouders tevreden houden. We moeten onze omzet laten groeien en de operationele marges behouden, zo niet verbeteren.”

Dit levert drie gecorreleerde punten op voor bedrijven in een vergelijkbare situatie: 

• U moet aan de marktverwachtingen voldoen en deze idealiter overtreffen 
• U moet uw team tevreden houden 
• U moet ervoor zorgen dat u groeit zonder het bedrijf te overbelasten 

En dat allemaal tegelijk. 

En voor Paraag draait de oplossing voor deze uitdagingen om de volgende vraag: hoe automatiseer en optimaliseer je op andere gebieden? 

Zakelijk samenwerken en gegevens delen 

Toen Paraag voor het eerst toetrad, besteedde de financiële functie veel tijd aan het uit de systemen halen van gegevens vanwege een gebrek aan zakelijke partners. 

Hun CRM-, ERP- en klantbetrokkenheidsplatform hadden geen connectiviteit met elkaar. Het financiële team ging heen en weer tussen het downloaden van CSV-formulieren, het manipuleren van de gegevens en het samenstellen van informatie om naar afdelingen te sturen. 

“Dat proces was zo omslachtig dat, tegen de tijd dat je eraan toe bent, het bijna de volgende maand is en je aan de volgende begint en weer gegevens ophaalt. Dat sloeg voor mij gewoon nergens op”, zegt Paraag.

Om dit proces te vereenvoudigen, hebben ze een datawarehouse van een derde partij aangenomen waarmee ze de onbewerkte gegevens van elk van hun systemen konden downloaden en alles in één systeem konden plaatsen.  

Dit gaf hen de mogelijkheid om gesprekken te beginnen met andere afdelingen – het financiële team kon elke maand door het bedrijf gaan om de gegevens te tonen en de juistheid ervan te verifiëren. 

Daarna, voegt Paraag eraan toe, “gaan gesprekken meestal over “Wat betekenen deze gegevens? En welke bruikbare ideeën kunnen we daaruit halen, als die er zijn, als we vooruitkijken?””

Als extraatje bewijst deze workflow dat het financiële team waarde toevoegt aan de rest van het bedrijf, en vice versa – “maar dat komt allemaal door niet te veel tijd te besteden aan het proberen van het handmatige [werk].” 

Medewerkers tevreden houden

Paraag gelooft dat communicatie van fundamenteel belang is in het proces van schaalvergroting en optimalisatie van financiën. 

Hij zegt: “Je wint harten en geesten. En daarvoor moet je resoneren met de individuele doelen, de teamdoelen en dan de zakelijke doelen.” 

Dus, hoe krijgt u medewerking van uw team? 

Paraag stelt voor: 

• Besteed de eerste paar maanden aan het evalueren van hoe u dingen doet 
• Zoek uit welke processen geautomatiseerd en verbeterd kunnen worden  
• Verminder de hoeveelheid handwerk van uw medewerkers 
• Verhoog de tijd die ze besteden aan wat kan worden beschouwd als werk met toegevoegde waarde 

Als u processen kunt digitaliseren die tot nu toe handmatig zijn gedaan, laat u uw team zien dat u hun kwaliteit van leven wilt verbeteren. 

Automatisering geeft ze tijd terug die ze kunnen besteden aan prognoses, gegevensanalyse en training om uw bedrijf op interessantere, innovatievere manieren te helpen. 

Investeren in de persoonlijke groei van uw teamleden en deze taken uit de weg ruimen, werkt in ieders voordeel en verhoogt de loyaliteit: 

“Je zult mensen hebben die meer verbonden zijn met het bedrijf, die gelukkiger zijn in wat ze van dag tot dag doen, die veel meer open zullen staan om binnen dat bedrijf te groeien.”

Automatiseren met eenvoudige tools

Om te beginnen zijn er tal van snelle en eenvoudig te implementeren geautomatiseerde oplossingen. 

Bij dotdigital hielden bijvoorbeeld twee mensen toezicht op het boeken van reizen. En hoewel het niet hun fulltime baan was, besteedden ze er toch ongeveer de helft van hun tijd aan.  

Om dit op te lossen, kochten ze eerst Soldo-prepaidkaarten en begonnen ze hun bedrijfsuitgaven en uitgaven te beheren met het Soldo-platform. 

“Vanuit het oogpunt van prepaidkaarten voldeed het aan alle wensen. Het gaf ons alles wat we nodig hebben, van niet-nominatieve kaarten tot de rapportage. En de realtime rapportage is hier absoluut de sleutel.” 

Doordat ze uitgaven konden volgen, hoefden ze niet tot het einde van de maand te wachten om te zien wat er werd uitgegeven – werknemers konden onderweg uitgeven en hun transactiegegevens waren onmiddellijk beschikbaar. Bovendien stroomlijnde de integratie met hun boekhoudsysteem het hele proces. 

Een andere eenvoudige tool die hen hielp het reisbeheer gemakkelijker te maken, was TripActions.

Vroeger, toen al hun reisboekingen handmatig werden gedaan, waren ze afhankelijk van constante communicatie met een reisbureau. Ze hadden te maken met tariefwijzigingen en plotseling niet-beschikbare vluchten, wat vreselijk onhandig was. Door digitaal te gaan en deze tool te gebruiken, hebben ze veel meer controle en flexibiliteit gekregen. 

Voor het reisplanningsteam waren dit welkome veranderingen die hen in staat stelden ‘die mensen naar andere rollen te verplaatsen en daadwerkelijk andere dingen te doen’ die het bedrijf ten goede zouden kunnen komen. 

Stakeholders voor u winnen

Paraag says there are three key steps to follow when convincing stakeholders to invest in digital tools for the finance team:

1. Leg uit wat u probeert te bereiken en vraag hun input over wat volgens hen ontbreekt en wat goed wordt gedaan. Praat om te beginnen met elk afdelingshoofd en vraag hoe u hen kunt helpen. Als u dat doet, zegt Paraag, “zijn ze veel opener en responsiever.”
2. “Laat zien dat u kunt [helpen].” Dit kan erop neerkomen dat u ze na die eerste gesprekken vertelt wat u met de informatie kunt doen en waarom u denkt dat er waarde in zit – vooral de onderdelen die ze niet meteen als waardevol zien. En hierdoor kunt u ze ook laten weten wat er volgens u ontbreekt.
3. Krijg medewerking van een of twee onderdelen van het bedrijf, ‘demonstreer de waarde die u daar toevoegt, en gebruik dat dan intern als casestudies om dat in het hele bedrijf uit te rollen’. Zoals Paraag ons vertelt, zullen er altijd mensen zijn die verandering en data niet zo snel omarmen. Maar als u eenmaal wat steun krijgt, zullen anderen volgen.

“Als bedrijf kunt u altijd kijken hoe u dat toekomstgerichte onderdeel van de financiële functie kunt verbeteren en meer een zakenpartner kunt worden voor andere onderdelen van het bedrijf.” 

Een meer strategische financiële functie 

Als u kosten probeert te besparen, bespaart u geld door de hoeveelheid handmatig werk te verminderen en deze taken volledig te automatiseren.  

Maar digitalisering zal u niet alleen helpen tijd en geld te besparen, het zal uw financiële team ook helpen een meer strategische rol in het bedrijf te spelen. 

Door tijdrovende, handmatige taken te automatiseren, maakt u de tijd van uw team vrij om meer waarde toevoegend werk te doen en het inzicht te leveren dat het bedrijf vooruit helpt.