Beheer van bedrijfsuitgaven automatiseren

Wat is zakelijk uitgavenbeheer?

Zakelijke uitgaven omvatten bedrijfskosten zoals personeels- en reiskosten, marketing- of mediakosten, regelmatige abonnementenen, en kleine bedragen. Het omvat aanbesteding, inkoop en facturen, maar niet kosten zoals standaard operationele uitgaven of salarisadministratie.

Aangezien variabele uitgaven 20% uitmaken van de totale kosten van een typisch bedrijf, is het belangrijk om zichtbaarheid en controle te hebben over wat er precies wordt uitgegeven, waar en door wie.

De pijn van handmatige processen

Traditioneel worden bedrijfsuitgaven beheerd via handmatige of verouderde processen.

Dit kan bestaan uit op maat gemaakte spreadsheets, heen-en-weer e-mailberichten en lange boekhoudkundige afstemmingen aan het einde van de maand. Waarschijnlijk worden er papieren facturen verzameld en vervolgens handmatig gecontroleerd voordat ze in een archiefkast worden opgeborgen. En als het gaat om onkosten is het goed mogelijk dat visitekaartjes worden doorgegeven aan collega’s of werknemers worden gevraagd om uit eigen zak te betalen voor voedsel of brandstof, voordat ze dat geld weer terugvragen.

Hoewel deze processen een vertrouwde manier kunnen zijn om de klus te klaren, zijn ze niet ideaal. Het doorgeven van bedrijfskaarten of omgaan met kleine uitgaven betekent dat het moeilijk is om te weten wie wat uitgeeft, wat de deur opent voor onkostenfraude. Verder is de handmatige omgang met facturen traag en arbeidsintensief en maakt het moeilijker om fouten te vinden en te corrigeren.

Zonder volledige zichtbaarheid kunnen financiële managers er niet zeker van zijn dat ze op een gekozen tijdstip hun uitgaven overzien en beheersen. Ze kunnen gewoonweg niet alle informatie verkrijgen die ze nodig hebben en wanneer ze het nodig hebben. Dit is een probleem voor elke organisatie, maar vooral voor start-ups of groeiers, waar de cashflow soms schaarser of variabeler is.

Handmatige processen geven meer kans op onvolledige of foute gegevens. En wanneer gegevens niet kunnen worden vertrouwd is het moeilijk om nauwkeurige schattingen of prognoses voor uitgaven te maken. Dit belemmert niet alleen de algehele prestaties van het bedrijf, maar ondermijnt ook de autoriteit van het financiële team. Geen elke CFO zal zich daar prettig bij voelen.

Maar financiële managers moeten ook rekening houden met de ervaring van werknemers.

Financiële teams die worstelen met logge handmatige processen kunnen vastlopen in langdurige gegevensinvoer en afstemming. Daarbij hebben ze ook nog de maandelijkse eindrapporten waarbij ze door afgedrukte facturen moeten ploegen of bonnetjes moeten najagen om de boeken in evenwicht te brengen. Wanneer de dagelijkse ervaring in een baan repetitief en onbevredigend is kan het personeel ontevreden of onverschillig worden.

En het manuele uitgavenbeheer heeft ook invloed op degenen die aankopen proberen te doen. Medewerkers weten vaak niet wie ze moeten vragen om een uitgave goed te keuren. De resulterende zoektocht via e-mail en telefoon verspilt ieders tijd. Vertragingen kunnen betekenen dat aankopen van apparatuur dagen of weken duren, waardoor nieuwe starters of projectteams zitten te wachten.

Kortom, slechte processen maken de dagelijkse gang van zaken pijnlijk en frustrerend.

Hoe kan het beheer van zakelijke uitgaven worden geautomatiseerd?

Bij het automatiseren van het zakelijke uitgavenbeheer hoeft u geen systeem op maat te bouwen; kant-en-klare oplossingen zijn snel en eenvoudig in te stellen en te gebruiken. Sommige oplossingen automatiseren het volledige proces voor uitgavenbeheer, terwijl andere zich misschien richten op één element, zoals inkoop of uitgaven. Eenvoudige tools voor het registreren van bonnetjes zijn misschien geschikt voor freelancers, terwijl groeiende of gevestigde organisaties kunnen profiteren van volledige systemen die geïntegreerd kunnen worden met boekhoudsoftware.

Laten we eens kijken naar de voordelen van het automatiseren van onkostenbeheer als voorbeeld. In plaats van zich zorgen te maken over fysieke onkostenformulieren en vertraagde vergoedingen, kunnen medewerkers prepaidkaarten of kaarten voor eenmalig gebruik ontvangen om hun eigen aankopen te doen. En afhankelijk van het platform kunnen ze geïnformeerd blijven of hun aankopen zijn goedgekeurd, over het eigen budget, btw-informatie vastleggen of met een mobiele app foto’s maken van betalingsbewijzen.

Goedkeurders en managers kunnen een geautomatiseerd platform gebruiken om verzoeken, aankopen en afstemmingen te beheren. Ze kunnen meestal regels of budgetten instellen voor individuen, teams of projecten om precies te bepalen wat er wordt uitgegeven. En omdat alles geautomatiseerd is kunnen ze hun dashboard gebruiken om met een paar klikken een momentopname van uitgaven te maken of realtime rapportages uit te voeren. Dan, wanneer het tijd is voor afstemming, hoeven ze zich geen zorgen te maken over lange handmatige boekhoudoperaties, omdat veel uitgavenbeheersystemen met populaire boekhoudsoftware synchroniseren zodat gegevens automatisch worden overgedragen.

“Ik denk dat alle financiële medewerkers veel van die basisfunctionaliteit zouden moeten automatiseren, want waarom zou je dat niet doen?”
Paraag Amin, CFO of dotdigital

Wat zijn de voordelen van automatisering?

Efficiëntie

Automatisering is eenvoudiger en sneller dan handmatig werk en het bevrijdt teams van vervelende gegevensinvoer, papieren formulieren of het malen van grote hoeveelheden cijferwerk. Met Soldo kunt u bijvoorbeeld 45 minuten besparen op de gemiddelde onkostendeclaratie. Dat betekent dat er aan het eind van de maand geen productiviteitsknelpunten meer zijn. En wanneer uitgaven zo gemakkelijk te overzien zijn, is het veel eenvoudiger om verborgen kosten te identificeren. Controllers hoeven zich dus geen zorgen meer te maken over te hoge uitgaven, dubbele abonnementen of facturen en niet opgevraagde btw.

Nauwkeurigheid en inzicht

Het afschaffen van handmatige gegevensinvoer vermindert risico op fouten, herhaalde invoer of gaten in de gegevens. Financiële managers kunnen dus meer vertrouwen hebben in de informatie die ze het bedrijf verstrekken. Het huidige beeld is scherper en eventuele voorspellingen zijn betrouwbaarder.

Automatisering ontgrendelt ook snelle, gegevensrijke rapporten die niet kunnen worden gemaakt wanneer uitgaven met spreadsheets worden beheerd. En alles verloopt in realtime, zodat financiële managers op elk moment een volledig beeld kunnen zien van de uitgaven en cashflow, zonder op overzichten te moeten wachten.

Wanneer financiële teams worden bevrijd van handmatige processen kunnen ze meer tijd besteden aan de activiteiten die waarde toevoegen aan een bedrijf. Als ze bijvoorbeeld niet gebonden zijn aan het maken van inkooporders of het ontvangen van facturen, kunnen ze op zoek gaan naar zakelijke gelegenheden en risico ’s en bedreigingen identificeren.

Zo’n financiële team met betere kwalificaties kan een bedrijf beter inzicht, beter geïnformeerde prognoses en strategisch denken bieden. Dit alles biedt een concurrentievoordeel.

“Technologie is zoveel belangrijker geworden voor de financiële persoon…. mensen beginnen dus te verwachten dat hun vertrouwde bedrijfs-adviseurs of financiële leiders al die macht ook gaan benutten. En als je deze technologie niet onder de knie hebt, zul je dat niet kunnen.”
Darrell Cox, CFO, Vena Solutions

Flexibiliteit en controle

Meer controle is een belangrijk voordeel van automatisering.

Laten we nog eens kijken naar het voorbeeld van onkostenbeheer. Wanneer uitgaven handmatig worden beheerd hebben controllers daar waarschijnlijk geen zicht op totdat ze zijn gemaakt; gedeelde kaarten worden vaak op het laatste moment aangevraagd voor een reeks van verschillende aankopen en vergoedingen.

Met een geautomatiseerd systeem kunnen controllers regels en budgetten instellen voor verschillende kaarten of individuen en ze kunnen zelfs kaarten beperken tot één type uitgave, zoals reis- of kantoorbenodigdheden. En kaarten kunnen direct worden in- en uitgeschakeld, wat volledige gemoedsrust geeft in geval van diefstal of fraude.

Automatisering maakt uitgavenbeheer ook flexibeler. Hoewel vergoedingen de uitgaven van een individu kunnen dekken, wordt dat lastig voor team- of projectuitgaven. Individuele werknemers zullen in deze gevallen nog minder geneigd zijn om uit eigen zak te betalen.

Bij veel geautomatiseerde onkostenbeheersystemen kunnen kaarten, portefeuilles en budgetten worden ingesteld om de structuur van een organisatie te weerspiegelen. En ze zijn ontworpen om mee te groeien met bedrijven, of dekken meerdere valuta ’s als bedrijven actief zijn in meer dan één land.

Werknemerservaring en potentieel

Automatisering verhoogt de productiviteit, maar heeft ook een positieve invloed op de alledaagse werknemerservaring. Uitgaven kunnen worden gedelegeerd aan de teams die ook daadwerkelijk de aankopen doen: individuen voelen zich in staat gesteld om eigen uitgaven te beheren. Dat kan betekenen dat het marketingteam het vertrouwen van de leiding voelt om online advertentie-uitgaven zelf te bepalen, of dat een projectmanager de eigen abonnementen kan beheren.

Alles voelt vlot en flexibel aan waardoor de dagelijkse werkervaring beter is. Het aftekenen van apparatuuraankoop duurt geen dagen of weken meer, dus nieuwe starters kunnen meteen aan de slag. En het is ook makkelijker voor managers om hun waardering te tonen door geschenken te kopen of teambijeenkomsten te organiseren zonder zichzelf te pijnigen met uren administratie achteraf.

Voor financiële teams, die zich niet meer moeten concentreren op onnodige papierwerk, wordt de werkdag leuker en uitdagender. Naarmate ze de kernfuncties van de boekhouding aan de techniek mogen overlaten kunnen ze een meer centrale rol binnen het bedrijf op zich nemen. Dit transformeert de financiële rol van geïsoleerde accountants naar change makers en strategische partners voor de bredere organisatie.

“Ik denk dat automatisering echt de sleutel is om natuurlijk efficiënt te zijn, balansen sluitend te maken en voor al die goede dingen die financiële mensen doen. Maar ook om ervoor te zorgen dat uw financiële mensen in het team gelukkig zijn met hun werk, dat ze het gevoel hebben dat ze invloed hebben op het bedrijf.”
Jeannie de Guzman, CFO of 1Password

Hiermee kunnen CFO ’s niet alleen een meer invloedrijke rol binnen de C-suite op zich nemen, maar verschuift ook hun rol als teamleider. Er wordt tijd vrijgemaakt, zodat financiële leiders kunnen werken aan het ontwikkelen van toptalent. Dit zorgt er niet alleen voor dat teams meer betrokken zijn bij hun werk, het maakt ze ook waardevoller voor het bedrijf en vergroot de kans dat ze blijven. Dat is een overwinning voor iedereen.

“De manier waarop ik denk over mijn team en hoe we software bouwen, is dat we van gegevensinvoer moeten afstappen. En dan onze tijd vrijmaken om informatie daadwerkelijk te bekijken en meer waarde en begeleiding te bieden aan het bedrijf. Tenslotte moeten we een meer professionele partner worden voor andere afdelingen in plaats van al deze taken handmatig te moeten uitvoeren.”
Long Dinh, VP of Finance at Ada