In 2022 steeg de inflatie wereldwijd. Een korte uitleg over inflatie van de Europese Centrale Bank: Inflatie treedt op wanneer er sprake is van een algemene stijging van de prijzen van goederen en diensten, niet alleen van individuele producten; dat betekent dat u vandaag minder kunt kopen voor 1 euro dan gisteren. Met andere woorden: door inflatie wordt de munt in de loop van de tijd minder waard.

Wat is hier de oorzaak van in 2022? Dat weet het Centraal Bureau voor Statistiek. Zij doen onderzoek naar inflatie in Nederland en gieten hun data in duidelijke grafieken die we met u delen in dit artikel. Die inflatie kwam tot stand door een stijging van de brandstof- en energieprijzen waardoor productie duurder werd. Deze inflatie heeft een impact op de uitgaven van alle consumenten en bedrijven.

Volgens het CBS waren consumentengoederen- en diensten in 2022 gemiddeld 10,0 procent hoger dan in 2021, maakt het CBS bekend. De inflatie van 2022 is de hoogste na 1975. In dat jaar waren consumentenproducten gemiddeld 10,2 procent duurder dan een jaar eerder.

Oorzaken zijn dezelfde wereldwijd: energie en grondstoffen

Energie was in 2022 gemiddeld 114 procent duurder dan in 2021. De bijdrage van energie aan de totale inflatie van 10,0 procent in 2022 was 4,6 procentpunt. In 2022 waren motorbrandstoffen 18,1 procent duurder dan het jaar daarvoor, in 2021 was de prijsontwikkeling 16,8 procent. Een liter benzine kostte gemiddeld 1,82 euro in 2021, in 2022 was die prijs 2,07 euro. De prijs van een liter diesel was in 2021 gemiddeld 1,46 euro. In 2022 was dit 1,96 euro.

Ook voedingsmiddelen waren in 2022 duurder. Voeding was 10,8 procent duurder dan een jaar eerder. In 2021 lagen de prijzen van voeding nog 0,2 procent lager. De prijsstijging van voedingsmiddelen werd vooral veroorzaakt door vlees, zuivel, brood, granen en groenten.

Verschil stijging met de lonen

Uiteraard wordt het leven veel duurder voor ons allemaal, dat is voelbaar in de supermarkt en aan de pomp. In Nederland worden de lonen niet automatisch geïndexeerd dus ontstaat er een kloof tussen de lonen en consumentenprijzen. Volgens het CBS stegen de cao-lonen 3,2 procent in 2022. Daarmee ligt de stijging van de cao-lonen volgens voorlopige cijfers dit jaar 6,8 procentpunt lager dan de stijging van de consumentenprijzen.

Inflatie heeft een impact op werkgerelateerde uitgaven

Tijdens de COVID-pandemie hebben veel bedrijven minder uitgegeven. Soms werden ze verplicht te sluiten of hebben ze flink bespaard door specifieke kosten te verminderen of uit te stellen. Ipsos heeft in opdracht van Soldo een studie uitgevoerd over in impact van inflatie op de uitgaven van werknemers, en de cijfers zijn opmerkelijk. Zakelijke uitgaven zijn tijdens de pandemie gedaald, maar door het economisch herstel keren die uitgaven nu terug. 44% van de deelnemers antwoordden dat hun werkgerelateerde uitgaven die ze uit eigen zak voorschieten in 2022 zijn gestegen.

Bijna de helft van de deelnemers die ondervraagd zijn door Ipsos, gebruikt eigen middelen voor zakelijke uitgaven zoals eten, drinken en kantoorbenodigdheden. 20% van deze deelnemers gaven aan nog steeds geen vergoeding te hebben ontvangen voor uitgaven die meer dan een maand geleden zijn gedaan.

Stress door onvoorziene uitgaven

Naarmate de druk op de kosten van levensonderhoud toeneemt, klagen werknemers steeds vaker over vertragingen in de terugbetaling. Bijna de helft van de deelnemers gaven aan ontevreden te zijn over de betalings- en terugbetalingsprocedure van hun werkgever. Nu het leven steeds duurder wordt, geeft 37% van de deelnemers aan dat ze soms financiële stress ervaren door voorgeschoten zakelijke kosten. Bijna de helft van de deelnemers zegt dat ze te weinig geld hebben om zakelijke kosten voor te schieten.

Lees er meer over in ons rapport ‘Inflatie voert druk op: medewerkers vaker ontevreden over zakelijke uitgaven.’

Met Soldo kunt u het uw werknemers gemakkelijker maken door hen gecontroleerde toegang tot bedrijfsbudget te geven. Op die manier kunnen ze alleen kopen wat ze nodig hebben – zonder uit eigen zak te hoeven betalen. Het aanpassen van de verwerking van onkosten zorgt voor een eerlijker, menselijker systeem. Het biedt bedrijven ook meer zicht op hun uitgaven. Elke werknemer zou zijn eigen kaart hebben met een vast uitgavenlimiet, waardoor het makkelijker wordt om de uitgaven van individuen effectief te controleren en zaken als ongepaste uitgaven op te sporen voordat ze uit de hand lopen.

Goed nieuws voor onze klanten met een Enterprise abonnement. Transactiegegevens van Soldo kunnen nu geïntegreerd worden met SAP Concur. Zo krijgen werknemers toegang tot bedrijfsbudget, met vertrouwen en de nodige controle. Ondertussen worden de financiën binnen SAP Concur in de gaten gehouden.

Maandelijkse financiële administratie hoeft geen lastig karwei te zijn. Deze integratie automatiseert de overdracht van uw data. Uw financiële team bespaart de tijd en moeite die ze normaal gesproken kwijt zijn aan het kopiëren van gegevens tussen systemen. Tegelijk vermindert de kans op handmatige invoerfouten en krijgt u betrouwbare gegevens en rapportage.

Hoe zal deze integratie u helpen?

Deze integratie brengt twee voordelen samen: de controle van uw budget via Soldo’s betaalkaarten en de financiële beheermogelijkheden (zoals factuurbeheer) van SAP Concur. Samen zorgen ze voor een transparant overzicht van uw uitgavenstroom.

Geef uw medewerkers een Soldo betaalkaart 

Van werknemers mag niet worden verwacht dat ze hun eigen geld gebruiken voor zakelijke aankopen. Dankzij deze integratie krijgen bedrijven en hun werknemers die SAP Concur gebruiken toegang tot het bedrijfsbudget. Ondertussen blijft de controle en het toezicht op de uitgaven behouden.

Verbeter de nauwkeurigheid en voorkom fouten  

U kunt nu automatisch uw Soldo transactiegegevens zien in uw SAP Concur account. In plaats van de data handmatigein te voeren, krijgt u geautomatiseerde en betrouwbare gegevens. Deze integratie verbetert nauwkeurigheid en voorkomt menselijke fouten.

Eén consistent en nauwkeurig overzicht van uw onkostengegevens  

Het kan lastig zijn om de uitgaven van werknemers en bedrijven bij te houden als u moet schakelen tussen veel verschillende systemen. Met deze integratie kunt u één enkele betrouwbare bron van onkostengegevens creëren, zodat u de uitgaven op één plaats kunt bijhouden.

Versnel uw rapportage 

Synchroniseer Soldo transactiegegevens met uw bestaande SAP Concur account en krijg alles wat u nodig hebt voor uw maandelijkse reconciliatie. Dit helpt ook bij gedetailleerde rapportage en uitgavenanalyse, zodat u belangrijke trends en mogelijkheden voor kostenbesparing kunt identificeren.

Hoe werkt het?

Het koppelen van Soldo met uw SAP Concur account, via Bank Feed integratie, is eenvoudig:

1. Neem contact op met uw SAP Concur vertegenwoordiger
2. SAP Concur zal de nodige integratiedetails met Soldo delen
3. Soldo verbindt ze twee systemen verbinden
4. Soldo neemt contact op met u opnemen om de integratie te bevestigen

Als u hierbij hulp nodig heeft, helpen wij u graag.

Opgelet: De geëxporteerde transacties worden toegewezen aan de werknemer op basis van hun werknemer-ID dat binnen Soldo is opgegeven.

Begin vandaag

Nu u de voordelen van deze integratie kent, is het tijd om te starten!
Neem voor meer informatie contact op met uw Customer Success Manager of bekijk onze veelgestelde vragen.

Medewerkers die kosten moeten declareren en de financiële afdeling die dat controleert: er gaat veel tijd in zitten. Het is belangrijk om nauwkeurig te werken, omdat medewerkers recht hebben op vergoeding als uitgaven passen binnen het declaratiebeleid. Maar, kan dat niet makkelijker? Gebruik een kostensysteem dat waarschuwt bij onterechte declaraties. Dat is makkelijker en kost veel minder werk.

Bedrijven zoeken op allerlei manieren om enerzijds te voldoen aan het declaratiebeleid en wet- en regelgeving, en anderzijds medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Dat voorkomt valse declaraties of fouten en neemt bovendien onzekerheid weg over wat medewerkers mogen declareren. Een slim systeem met ingebouwde regels voor declaraties wijst die automatisch af als ze onterecht zijn of waarschuwt de financiële afdeling om manueel mee te kijken. Dat scheelt ontzettend veel tijd en maakt het voor iedereen makkelijker en duidelijker.

Voor verblijf, maaltijden, vluchten en autohuur

Welke kosten medewerkers mogen declareren verschilt per bedrijf. Veel bedrijven laten hun medewerkers bijvoorbeeld verblijven declareren, net als kosten voor maaltijden, vluchten en voor autohuur.

Tegelijkertijd gelden er regels, op basis van het declaratiebeleid. Medewerkers mogen verblijfskosten declareren, maar bijvoorbeeld maximaal voor één nacht of voor een overnachting bij een specifieke hotelketen. Op een vergelijkbare manier gelden er beperkingen voor maaltijden, vluchten en de kosten daarvan of voor autohuur en de duur.

Dit betekent in de praktijk dat zowel medewerkers die kosten willen declareren als de financiële afdelingen daar veel tijd aan kwijt zijn. Medewerkers moeten uitzoeken wat het beleid precies inhoudt. Vervolgens declareren ze kosten, wachten ze een paar weken en horen ze of de uitgegeven bedragen vergoed worden. De financiële afdeling moet met iedere declaratie aan de slag, om te controleren of dit past binnen het uitgavenbeleid dat het bedrijf hanteert.

Bespaar tot 80% van de tijd

Alle tijd die medewerkers en de financiële afdeling besteden aan declaraties en de beoordeling daarvan is eigenlijk zonde. Bedrijven kunnen tot 80% van die tijd besparen door onkosten en de declaraties daarvoor te automatiseren.

Gemiddeld besparen bedragen tot 16 dagen werk als ze overstappen op een automatisch systeem voor onkosten- en uitgavenbeheer. Per werknemer levert dat 6 uur extra tijd per maand op, omdat het onkostenbeheer gemakkelijker is en sneller gaat.

Een automatisch kostensysteem bespaart tijd en maakt het makkelijker dankzij 4 voordelen:

• Duidelijkheid over uitgaven
  Duidelijkheid is één van de belangrijkste doelen voor het declaratiebeleid en declaraties. Voorkom eventuele onenigheid, dankzij een systeem dat iedereen begrijpt en betrouwbaar laat zien welke kosten medewerkers maken en wat zij kunnen declareren.
• Automatiseer herhalende taken
  Automatiseer taken die iedere keer hetzelfde zijn. Stop met taken die weinig waarde toevoegen, maar wel moeten gebeuren. Laat het systeem die taken automatisch uitvoeren om eenvoudig heel veel tijd te besparen.
• Voorkom invoerfouten
  Waar mensen werken worden fouten gemaakt, dat geldt voor ieder bedrijf. Dat is niet erg, maar het kost veel tijd om die fouten op te sporen en te herstellen. Wie het onkostenbeheer automatiseert voorkomt fouten en krijgt waarschuwingen als er iets niet klopt.
• Verzamel data op één plek
  Dankzij alle data op één plek is er veel meer overzicht. Bovendien voorkomt het dat medewerkers data op meerdere plekken moeten beoordelen of bewerken, om verschillen in de administratie voor te zijn.

Aan de slag met duidelijker declaratiebeleid

Een bijkomend voordeel van een kostensysteem dat waarschuwt bij onterechte declaraties is de focus op dat systeem zelf. Blijkt bijvoorbeeld dat het systeem waarschuwt voor declaraties die wel blijken te kloppen? Of kloppen de declaraties inderdaad niet, maar moeten medewerkers die kosten wel maken?

Zowel medewerkers als de financiële afdeling en het volledige bedrijf hebben het meest aan een duidelijk declaratiebeleid. Pas als voor iedereen duidelijk is welke kosten medewerkers mogen declareren werkt dat het meest effectief.

Gebruik eventuele valse waarschuwingen of een grote hoeveelheid waarschuwingen als input om het beleid te verbeteren. Zoek uit waar het knelt of wringt en denk na over de duidelijkheid van het beleid. Ga in gesprek met medewerkers of analyseer op de financiële afdeling waar de waarschuwingen vandaan komen.

Een automatisch kostensysteem waarschuwt bij onterechte declaraties op basis van het beleid. Dat voorkomt manueel werk zoals uitgebreide controles. Zo zie je ook waar er ruimte zit voor verbetering.

Maak het makkelijker met Soldo

Bij Soldo maken we het jou graag zo makkelijk mogelijk. Dat geldt voor medewerkers die kosten moeten voorschieten en declareren én voor de financiële afdelingen van bedrijven.
Dus heb je een duidelijk declaratiebeleid en zoek je naar manieren om de verwerking van declaraties te automatiseren? Wij bieden je de oplossing. Bespaar kostbare tijd, dankzij waarschuwingen bij onterechte declaraties op basis van het beleid dat je daarvoor voert.

• Een betaalkaart voor iedere medewerker
  Met Soldo geef je iedere medewerker moeiteloos een betaalbaar. Dankzij slimme beperkingen op basis van uitgaven, de geografische regio of kostencategorieën behoud je altijd de volledige controle. Medewerkers kunnen kosten afrekenen met een betaalkaart van het bedrijf, dus hoeven ze veel minder voor te schieten.

• Verzoeken aan verantwoordelijken
  Schiet iemand iets voor en wil diegene de kosten daarna declareren? Vanuit de Soldo-app is het eenvoudig om een verzoek aan te maken, rechtstreeks aan de verantwoordelijke. Medewerkers kunnen extra aankopen doen of specifieke kosten maken. Financieel medewerkers krijgen een gericht verzoek, dat ze altijd en overal kunnen verwerken.

• Eenvoudiger beoordelen
  Het systeem vereenvoudigt de goedkeuring van verzoeken door medewerkers. Dankzij de automatische waarschuwing voor onterechte declaraties is het andersom makkelijker om verzoeken volgens de richtlijnen en binnen het beleid goed te keuren. Dat scheelt veel kostbare tijd.

• Automatische rapportage
  De automatische analyse en rapportage achteraf laat precies zien welke kosten medewerkers declareren en waar ze hun betaalkaarten voor gebruiken. Genereer een onkostenrapport dat het management graag wil zien, voor een compleet overzicht en om kansen te ontdekken om kosten te besparen.

• Alle gegevens op één plek
  Met Soldo staan alle gegevens voortaan op één plek. Koppel het systeem voor onkosten bijvoorbeeld aan een ERP-programma of aan de boekhoudsoftware zoals Exact Online. Dat voorkomt manueel overnemen, eventuele fouten en de tijd die dat extra kost.

Ben je benieuwd naar ons kostensysteem dat automatisch waarschuwt bij onterechte of afwijkende declaraties? Ontdek Soldo als eenvoudige en transparante oplossing voor uitgavenbeheer.

Wie het medewerkers makkelijker maakt is minder tijd kwijt aan declaraties en onkostenvergoedingen. Maar, is dat ook volgens de regels van de Belastingdienst? Een vaste onkostenvergoeding voorkomt onnodige bonnetjes en uitgebreide onderbouwing. Tegelijkertijd vormt het een risico, omdat er een ‘redelijke verhouding’ moet zijn tussen de vergoeding en de werkelijk gemaakte kosten. Dat kan nog beter  met onze oplossing voor het onkostenbeleid.

Geen toetsing van beleid voor zakelijke kosten

De Belastingdienst toetst het beleid voor zakelijke kosten niet. Of kosten aftrekbaar zijn hangt af van ‘het motief waarmee je kosten maakt’. Als het gaat om zakelijke kosten die medewerkers maken mogen ze die bedragen declareren. De Belastingdienst zegt daarover:

‘U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.’

Die ‘redelijke verhouding’ is het kritische deel van dit beleid. De Belastingdienst bepaalt of er sprake is van een redelijke verhouding.

Let op: het beleid voor zakelijke kosten staat los van de werkkostenregeling (WKR). Dat is een aparte regeling, om medewerkers onbelast te vergoeden voor werkplekvoorzieningen zoals maaltijden of huisvesting, net als voor cadeaubonnen en kerstpakketten.

Het risico van een vaste onkostenvergoeding

Bedrijven die het zichzelf (en hun medewerkers) makkelijker willen maken gebruiken vaak een vaste onkostenvergoeding. Dat mag binnen de belastingregels, zolang er sprake is van de genoemde ‘redelijke verhouding’.

Het gaat om de verhouding tussen de vaste onkostenvergoeding en de werkelijke kosten die medewerkers maken om hun werk uit te voeren. Als die bedragen redelijk tot elkaar in verhouding staan is er niets aan de hand.

Oordeelt de Belastingdienst dat er geen sprake is (geweest) van een redelijke verhouding? Dan kun je daar als organisatie een waarschuwing of zelfs een boete voor krijgen. De hoogte van zo’n boete hangt af van de bedragen waar het om gaat.

Dit kan flink oplopen. Stel bijvoorbeeld dat je medewerkers maandelijks een vaste onkostenvergoeding van €150 betaalt. Het gaat jaarlijks dan om €1.800 per medewerker. Bij 100 medewerkers telt dit op tot €180.000. Tijdens een controle kijkt de Belastingdienst tot 5 jaar terug in de administratie. In die periode loopt de vaste onkostenvergoeding op tot €900.000.

Als de Belastingdienst oordeelt dat er geen sprake is (geweest) van een ‘redelijke verhouding’ leidt dat tot een enorme boete. Dat is zonde, omdat het onkostenbeleid of beleid voor zakelijke kosten ook op een andere manier veel slimmer kan.

Geen declaraties door medewerkers

De vaste onkostenvergoeding voorkomt declaraties door medewerkers. Ze hoeven bij zakelijke uitgaven niet steeds een bonnetje in te dienen, waarna de financiële afdeling moet nagaan of de declaratie terecht is. Medewerkers moeten een aantal dagen tot een aantal weken of zelfs maanden op hun geld wachten. Het leidt tot extra werk, meer administratie en onzekerheid bij medewerkers, vooral als privé de kosten oplopen. Er ontstaat financiële stress, wat weer leidt tot minder productiviteit en loyaliteit.

Al die nadelen vallen weg met een vaste onkostenvergoeding. Tegelijkertijd kent die vaste vergoeding het risico op een boete, als de Belastingdienst oordeelt dat er geen sprake is van een ‘redelijke verhouding’.

Laat medewerkers betalen met bedrijfskaarten

Daarom kan het slimmer, zonder declaraties en zonder vaste onkostenvergoeding. De oplossing is een bedrijfskaart voor medewerkers. Voor alle medewerkers, zodat ze daarmee de zakelijke kosten kunnen afrekenen.

Traditioneel gebruiken bedrijven daarvoor een zakelijke betaalkaart. Dat maakt de betalingen makkelijk voor medewerkers, maar leidt tot risico’s voor het bedrijf. Hoe controleer je wat een medewerker uitgeeft?

Een slimme pre-paid betaalkaart biedt daarom een beter alternatief. De fysieke en digitale betaalkaarten bieden de mogelijkheid om:

• Stel een limiet in per medewerker: Laat medewerkers niet meer betalen dan je instelt, om grip te houden op de gemaakte kosten.

• Beperk betalingen voor geografische regio’s: Stel in waar medewerkers hun betaalkaart kunnen gebruiken, bijvoorbeeld langs de routes die ze veel rijden of in het gebied waar ze klanten bezoeken.

• Beperk betalingen voor  categorieën naar keuze: Stel in welke kosten medewerkers kunnen afrekenen, dan ben je zeker dat het gaat om zakelijke aankopen en bedragen.

Bovendien laten de slimme pre-paid betaalkaarten zich koppelen met een financieel systeem voor real-time inzicht. Wacht niet langer tot het eind van de maand of het kwartaal om na te kijken wie wat uitgaf. Gebruik in plaats daarvan een oplossing die in real-time laat zien wie welke kosten maakt.

Medewerkers betalen met betaalkaarten van het bedrijf, terwijl je als bedrijf live mee kunt kijken met wat er gebeurt. Je hebt de controle én inzicht, om medewerkers moeiteloos te vertrouwen in de zakelijke kosten die zij maken. En moeten zij onverwacht meer kosten maken dan gepland? Dan hoeven ze zelfs dat niet uit eigen zak voor te schieten, dus ook voor hen werkt dat veel beter.

Maak het makkelijker met Soldo

Bij Soldo maken we uitgavenbeheer eenvoudig en transparant, voor iedereen. Dat geldt voor medewerkers die zakelijke kosten moeten afrekenen en voor bedrijven die graag de controle houden. Dus wil je inzicht, overzicht én medewerkers het vertrouwen geven? Dat kann met de betaalkaarten en ons gebruiksvriendelijk declaratieplatform.

Medewerkers hoeven zakelijke kosten nooit meer zelf voor te schieten. Tegelijkertijd hoef jij medewerkers geen vaste onkostenvergoeding te betalen, waarvan de Belastingdienst na 5 jaar oordeelt of de verhouding ‘redelijk’ is ten opzichte van de werkelijke kosten.

Verspil geen tijd meer aan ontbrekende bonnetjes en veel handmatig werk. Kies in plaats daarvan voor betaalkaarten die het medewerkers makkelijk maken, met een geautomatiseerd declaratiesysteem.

Ben je benieuwd hoe dat in de praktijk werkt en waarom al meer dan 1.000 bedrijven over heel Europa onze betaalkaarten en het betaalplatform gebruiken?

Ga direct aan de slag of boek een demo.

De digitale betaalkaart zal de manier waarop we bedrijfskosten afrekenen blijvend veranderen. Organisaties stappen in hoog tempo over op digitale kaarten, omdat ze minimaal vijf voordelen bieden die de concurrentie direct op achterstand zetten. Wat is een digitale betaalkaart, hoe werkt dat en waarom wil je daar met jouw bedrijf het liefst morgen al naar overstappen? Wij leggen het uit.

Wat zijn digitale betaalkaarten?

Een digitale betaalkaart is een betaal die je digitaal gebruikt. Dat kan online, net als offline via een app op bijvoorbeeld een smartphone. Er is geen fysieke pas, van plastic of metaal. In plaats daarvan zijn de digitale gegevens voldoende om mee af te rekenen.

Digitale betaalkaarten wonnen de afgelopen jaren snel aan populariteit. Vooral Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay hebben de wijze waarop we betalen snel veranderd. 

Ondanks de eerste populariteit bij consumenten zijn het inmiddels vooral bedrijven die hier gebruik van maken. Maar liefst 80% van alle betalingen met digitale betaalkaarten is B2B. Alle digitale betalingen waren in 2021 al goed voor 1,9 biljoen dollar. Dat is 1.900 miljard dollar! De verwachting is dat dit in 2026 zelfs 6,8 biljoen zal zijn, dus 6.800 miljard dollar!

Vijf voordelen van digitale kaarten voor bedrijfskosten

Die digitale kaarten voor bedrijfskosten bieden vijf uitgesproken voordelen. Betalingen zijn veiliger, bedrijven hebben daar meer controle over en het leidt tot duidelijke overzichten. Daarnaast werkt het stukken efficiënter en biedt het kansen om relaties met leveranciers, klanten en andere partners te verbeteren. De vijf voordelen zetten de concurrentie op achterstand, dus daar kun je als bedrijf eigenlijk niet meer zonder.

1. Veiliger: een digitale kaart gaat niet verloren

Een digitale betaalkaart raakt niet kwijt. Anders dan een metalen of plastic pas kan deze niet per ongeluk ergens rondslingeren. Of erger nog, gestolen worden.

In plaats daarvan is de digitale pas digitaal beschikbaar, op een smartphone in een app. Dankzij digitale beveiliging zoals gezichtsherkenning, een vingerafdruk of een (complexe) cijfercode is zelfs de betaalkaart beveiligd. Dat gaat een stap verder dan slechts de pincode die geldt voor een fysieke pas.

2. Meer controle: real-time inzicht in gemaakte kosten

Bedrijven die medewerkers met een digitale betaalkaart laten betalen hebben meteen inzicht in de gemaakte kosten. Real-time inzicht in de kosten biedt meer controle, door op dagelijkse basis of zelfs meerdere keren per dag mee te kijken naar gemaakte bedrijfskosten.

Bovendien biedt het de mogelijkheid om meteen mee te kijken met eventuele afwijkingen in het uitgavenpatroon. Maakt een medewerker opvallende of hogere kosten? Dankzij real-time inzicht kijk je als bedrijf meteen mee, om bij te sturen als dat nodig is. Die sterkere basis voor controle vormt het uitgangspunt voor meer vertrouwen, omdat het direct duidelijk wordt als er iets niet klopt. Dankzij real-time inzicht kun je ook tijdelijke medewerkers dus een betaalkaart aanbieden. Zij hoeven kosten dan niet eerst voor te schieten.

3. Duidelijker: met overzicht over alle bedrijfskosten

Aan het eind van de maand of een andere periode wordt in één overzicht duidelijk welke bedrijfskosten medewerkers maakten. Dat geldt voor het bedrijf als geheel, net als per afdeling en zelfs per medewerker.

Digitale betaalkaarten voor bedrijven houden digitaal de uitgaven bij. Dat betekent dat een overzicht zo gemaakt is, om precies na te gaan wie wat in welke periode uitgaf. Vervolgens maakt dat vergelijkingen mogelijk, net als inzichten door de tijd heen. Op welke momenten van het jaar worden er meer kosten gemaakt en hoe kan dat mogelijk voordeliger of slimmer?

4. Efficiënter: dankzij digitale declaraties

Zelfs als medewerkers zelf kosten voorschieten kost dat minder tijd met een digitale betaalkaart. Medewerkers die digitaal afrekenen kunnen hun declaratie bijna geautomatiseerd indienen. De verwerking kost veel minder tijd voor de financiële afdeling. Dat betekent vervolgens dat medewerkers minder lang hoeven te wachten op hun vergoeding. Of dat ze zelfs helemaal niets hoeven voor te schieten, omdat ze digitaal afrekenen met de digitale betaalkaart van het bedrijf.

5. Betere relaties: zonder papieren of PDF-facturen

Ten slotte helpen digitale betaalkaarten de relaties met leveranciers, klanten en andere relaties te verbeteren. B2B-betalingen kenmerken zich nog vaak door facturen, vaak in PDF en soms nog op papier. Leveranciers moeten vervolgens wachten op de betaling, terwijl dat met een betaalkaart veel sneller kan.

Digitale betaalkaarten voor alle medewerkers maken het mogelijk om meteen af te rekenen. Dat verbetert de relatie met leveranciers, klanten en andere partners. Zo draagt de betaalkaart bij aan een gezonde business, binnen een netwerk van betrokken partners.

Maak het makkelijker met Soldo

Soldo maakt het bedrijven makkelijk met digitale betaalkaarten. Geef iedere medewerker een betaalkaart, ook als zij net in dienst zijn of slechts een tijdelijk contract hebben. De digitale kaarten blijven niet rondzwerven als medewerkers uit dienst gaan. Dankzij real-time inzicht in de kosten heb je als bedrijf altijd maximale controle over de bedrijfskosten die medewerkers maken.

Ervaar de voordelen van de digitale betaalkaarten van Soldo:

• Geef iedere medewerker een digitale kaart
  Van vaste medewerker tot net in dienst of met een tijdelijk contract: geef iedereen een eigen digitale betaalkaart. Dat werkt fijn voor hen, terwijl jij precies kunt zien wie welke bedrijfskosten maakt.
• Houd controle over gemaakte bedrijfskosten
  Gebruik real-time inzicht en duidelijke overzichten om precies te zien wie wat uitgeeft. Houd de bedrijfskosten bij over langere periodes en vind manieren om te besparen.
• Bespaar kostbare tijd op de financiële afdeling
  Maak het de financiële afdeling makkelijker om betalingen te verwerken. Bespaar kostbare tijd dankzij digitale overzichten en voorkom tijdrovende declaraties die medewerkers handmatig moeten beoordelen.

Daarnaast helpen digitale betaalkaarten om helemaal papierloos te werken, dus zonder facturen en declaraties. De digitale kaart voor betalingen is een veel duurzamer alternatief. Bovendien heb je altijd real-time inzicht in gemaakte kosten en exporteer je die kosten dankzij koppelingen eenvoudig naar de boekhoudsoftware of ERP-software.

Ontdek de digitale betaalkaarten van Soldo voor jouw bedrijf.

Groeiende en grote organisaties weten het: zonder overzicht en controle gaat er veel tijd verloren aan het onkostenbeleid. Hoe controleer je of declaraties kloppen als data zich op allerlei plekken bevindt? Schep orde in de chaos om sneller te werken, fouten te voorkomen en vanuit overzicht en controle te bouwen aan vertrouwen bij medewerkers.

ERP-systemen zoals Exact Online en Oracle NetSuite combineren data uit allerlei bronnen. Ze tonen in één overzicht de belangrijkste inzichten op basis van de onderliggende gegevens. Dat maakt het makkelijker om beslissingen te nemen, zonder iets over het hoofd te zien.

Waarom zou je het systeem voor zakelijke (on)kosten daar niet aan koppelen? Dankzij nieuwe betaaloplossingen voor medewerkers is het mogelijk om de systemen te integreren, voor meer overzicht en controle.

Ongeorganiseerde chaos: wat is er aan de hand?

Onderzoek door de Aberdeen Group wijst al jarenlang uit dat niet-geïntegreerde kostensystemen leiden tot allerlei nadelen en frustraties. De meeste organisaties ervaren vooral:

• Gebrekkig inzicht in gemaakte zakelijke kosten door medewerkers
  Als organisaties niet weten welke kosten medewerkers zakelijk maken valt daar ook niet op te sturen. Het is zonder inzicht en overzicht onmogelijk om te bepalen welke afdelingen of medewerkers de meeste kosten maken, en of dat terecht is.

• Oplopende kosten om declaraties te verwerken
  Als organisaties groeien nemen veelal ook het aantal declaraties toe. Het werk stijgt de financiële afdeling boven het hoofd, omdat het ontbreekt aan overzicht en controle. Als daardoor iedere declaratie uniek lijkt valt het niet mee om hier een slim systeem voor te ontwikkelen.

• Te weinig controle over zakelijke kosten
  Zonder overzicht ontbreekt het vervolgens aan controle over de kosten. Als pas achteraf duidelijk wordt welke kosten medewerkers maakten lopen de kosten makkelijk hoger op dan organisaties zouden willen.

• Onnodig arbeidsintensieve handmatige verwerkingsprocessen
  De manuele verwerking van zakelijke kosten en declaraties kost financiële afdelingen veel tijd. Er gaan kostbare uren verloren, waardoor ondertussen andere financiële taken binnen het bedrijf blijven liggen.

Dat is zonde, omdat de integratie van onkostensystemen voor zakelijke kosten met ERP-software al die problemen in één keer kan oplossen. Systemen zoals Exact Online en Oracle NetSuite zijn speciaal ontwikkeld om het overzicht te bieden en bedrijven te ondersteunen bij beslissingen die zij moeten nemen. Moderne betaaloplossingen voor medewerkers sluiten daar naadloos op aan.

35% sneller en drie andere voordelen

De integratie van zakelijke kosten in het ERP-systeem levert vier belangrijke voordelen op:

• 35% snellere vergoeding van declaraties
  Het belangrijkste voordeel voor medewerkers én organisaties. Medewerkers ervaren onzekerheid als ze bedragen voorschieten, vooral in economisch lastige tijden. Wie lang moet wachten op een vergoeding verliest productiviteit en loyaliteit. Sneller vergoeden dankzij een integratie met een ERP-systeem leidt tot meer controle en overzicht, én tot meer tevreden medewerkers die productiever blijven.

• 34% minder fouten bij de verwerking
  De manuele verwerking van zakelijke kosten en declaraties leidt altijd tot fouten. Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Het herstellen van die fouten kost tijd. Wie minder fouten maakt houdt meer tijd over en voorkomt eventuele boetes of andere gevolgen.

• 33% minder verwerkingskosten
  Dankzij de soepele verwerking vanuit één overzicht besparen bedrijven enorm veel tijd en kosten. De financiële afdeling werkt veel efficiënter, omdat er minder tijdrovende manuele taken nodig zijn om data door te zetten en op meerdere plekken te verwerken.

• 25% meer controle over gemaakte kosten
  Organisaties hebben meer controle over de gemaakte kosten. Dankzij real-time inzicht hoeft niemand te wachten op een rapport dat achteraf duidelijk maakt wat er is aangegeven. Meer controle en inzicht maakt het makkelijker om direct in te spelen op kostentrends en veranderingen.

Drie voordelen van de integratie: onkosten in het ERP-systeem

Wie de gemaakte zakelijke kosten integreert in het ERP-systeem profiteert van meer overzicht en controle. Als duidelijk is welke kosten medewerkers maken is het makkelijker om daar controle over te krijgen en te houden. Dat levert drie overkoepelende voordelen op.

De integratie doet het werk

Medewerkers van de financiële afdeling hoeven geen data te exporteren vanuit het kostensysteem naar het ERP-systeem, of andersom. In plaats daarvan doet de integratie het werk. Die zorgt ervoor dat de data automatisch op de juiste plek terecht komt.

Het ERP-systeem toont het overzicht en garandeert de controle, terwijl het kostensysteem de data verzamelt en daarmee alle input levert. De integratie tussen Soldo en bijvoorbeeld Exact Online of Oracle NetSuite garandeert dat de data soepel, probleemloos en snel beschikbaar is op de plek waar je die wilt hebben.

Alle data staat op één plek

Alle data staat op één plek. Dat betekent dat de kosten staan bij de andere financiële gegevens, bijvoorbeeld van de boekhouding. Vergelijk gemaakte kosten met de diverse projecten en de omzet daaruit. Krijg meer inzicht in het rendement en kostenstructuren die niet kloppen.

Zonder vertraging volledig op de hoogte

De real-time verzameling en verwerking van data voorkomt vertraging. In plaats daarvan ben je steeds meteen volledig op de hoogte van de gemaakte kosten. Lopen kosten op? Of is er sprake van een uitzonderlijke situatie die vraagt om snel handelen? De integratie van het kostensysteem met het ERP-systeem garandeert een volledig overzicht en maximale controle.

Maak het makkelijker met Soldo

Soldo integreert naadloos met zowel Exact Online en Zero als boekhoudprogramma’s, net als met NetSuite van Oracle als ERP-systeem. Op die manier komen gemaakte zakelijke kosten door medewerkers automatisch in de boekhouding en bij alle andere data terecht.

Dit maakt het makkelijker om declaraties te analyseren en vergoeden. Win aan snelheid, houd medewerkers productief en voorkom bovendien manuele fouten. De integratie van de verschillende systemen maakt het stukken makkelijker, én leidt tot meer overzicht en controle.

Ontdek de voordelen van de beschikbare integraties. Of stel ons je vraag, dan vertellen onze specialisten meer over de mogelijkheden van Soldo. Wij centraliseren uitgaven en maken onkostenbeheer moeiteloos. Koppel slimme betaalkaarten aan gebruiksvriendelijke declaraties, waarvan medewerkers en hun organisaties samen profiteren.

In zijn boek For Profit illustreert rechtenprofessor William Magnuson een verrassende geschiedenis van het bedrijf. De geschiedenis toont aan dat bedrijven speciaal gebouwd werden om maatschappelijke problemen op te lossen of grote projecten aan te pakken. Bedrijven bouwden de wegen en aquaducten van het oude Rome, hielpen de kunst bloeien tijdens de Renaissance en faciliteerden de bloei van de 20e-eeuwse middenklasse.

De dingen zijn nu anders. In veel opzichten beter – maar in sommige opzichten ook minder goed. Het bedrijfsleven is dynamischer en staat meer open voor iedereen. Bovendien zijn de manieren waarop bedrijven consumenten bedienen meer divers en gespecialiseerd. Maar misschien, zoals het boek van Magnuson illustreert, is de meer coöperatieve of sociale inslag van de handel wat afgenomen. Vroeger hadden bedrijven veel meer oog voor de samenleving.

Besparingen en werknemersmoraal

We hoeven maar om ons heen te kijken om een barometer te krijgen van het moreel van de werknemers. Het Verenigd Koninkrijk maakt zich op voor de grootste stakingsgolf in drie decennia. De algemene moraal daalt (vooral in sectoren als de zorg).

De consumptie van huishoudens zal in 2023 met 2,3% dalen. De bedrijfsinvesteringen zullen met 3% krimpen. Zelfs kleine extra’s zoals Netflix worden gemeden. Volgens de voorspelling van analisten zal de streaminggigant de komende twee jaar 700.000 Britse gebruikers verliezen.

Dit zijn moeilijke economische tijden. Bezuinigingen zijn een feit. Uitgaven moeten worden beteugeld en kosten bespaard. En, misschien wel het meest ongelukkig, werknemers kunnen hun baan verliezen. Het is makkelijk om deze bezuinigingen en veranderingen tegen te werken. Maar dat hoeft niet onvermijdelijk te zijn.

Natuurlijk kun je niet iedereen tevreden houden. Er zijn geen bezuinigingsmogelijkheden zonder bijkomende schade. En de gevolgen zijn blijvend: een Nederlands onderzoek naar het moraal van werknemers na bezuinigingen heeft uitgewezen dat de arbeidstevredenheid en de loyaliteit ten opzichte van de organisatie gedurende ten minste twee jaar na de bezuinigingsoperatie zijn afgenomen.

Hoe kan je kosten besparen (zonder een deuk te geven aan de moraal)?

Er is geen makkelijke optie – maar sommige besparingen zijn beter dan andere. Laten we eens kijken naar enkele keuzes die beschikbaar zijn voor bedrijfsleiders.

Verlaging van de beloning van bestuurders:

“We zitten allemaal in hetzelfde schuitje” is een veelgehoorde gedachte tijdens een woelige economische periode. En het wordt door werknemers vaak met argwaan bekeken. Om Animal Farm te parafraseren: het lijkt er vaak op dat sommigen er meer ‘in zitten’ dan anderen.

Daarom is het verlagen van de beloning van bestuurders (en daar open over zijn) een krachtig middel. Met hoeveel? Dat is een open vraag. Maar zeker genoeg om werknemers te laten merken dat het management dezelfde pijn voelt. Vooral in het geval van ontslagen.

Verlaag de uitgaven:

Je moet naar de uitgaven kijken. En niet alleen de kosten – maar ook hoe je ze beheert. Als jouw uitgavenbeheersysteem rudimentair is en geen grondige kostenanalyse toelaat, dan is investeren in een nieuw systeem de eerste stap.

Investeren hoeft niet gepaard te gaan met hoge kosten. Veel oplossingen voor onkostenbeheer bevinden zich nu in de cloud. De implementatie is snel en gebaseerd op een maandelijks abonnement.

Het oude gezegde in het bedrijfsleven dat je ‘geld moet uitgeven om geld te verdienen’ geldt ook voor besparen. Soms moet je geld uitgeven om te besparen. Een oplossing voor uitgavenbeheer maakt het minimaliseren van onkosten veel eenvoudiger en ook menselijker.

Wees bij kostenbesparingen op je hoede voor zaken die veel geld kosten, maar weinig opleveren. Natuurlijk, goedkopere koffie kan een paar centen besparen – maar is dat echt wat de bedrijfsfinanciën onder druk zet? Kijk met een kritische blik naar dit soort kosten. De morele schade kan groter zijn dan het bespaarde geld.

En wees niet bang om het woord te nemen over bezuinigingen. Betrek de zogenaamde functionele leiders erbij. Dit zijn mensen die niet noodzakelijk tot het formele management behoren, maar alom gerespecteerd worden voor hun werk en invloed. Hun inbreng bij het snijden in de kosten is van onschatbare waarde.

Manage slecht presterende medewerkers:

maak hier een standaardprocedure van, zelfs in economisch mindere tijden. Versnel dit proces tijdens een recessie. Vooral als er bezuinigd moet worden.

Psychologisch zullen werknemers dit anders zien dan bezuinigingen op het personeelsbestand. Het verlies van een baan op basis van prestaties is anders dan een algemene inkrimping. Het kan een krachtig schild zijn voor het werknemersmoreel.

De neergang doorstaan

De neergang is tijdelijk. Op een gegeven moment zal dit afnemen en zal je greep op kosten en investeringen versoepelen. Voorlopig moet je echter defensief blijven denken.

Hoewel niemand ooit enthousiast zal zijn over bezuinigingen, kan de morele schade worden beperkt. Door meer strategisch te bezuinigen, kan je jouw kosten verlagen en het weerstandsvermogen verbeteren zonder het moreel van de werknemers (of van jezelf) te schaden.

“Geld verdwijnt niet, het verandert alleen van eigenaar,” zoals het gezegde in de economie luidt. De kansen zijn er nog steeds – maar jouw bedrijf moet veerkrachtig zijn om ze te grijpen.

We bevinden ons in een moeilijke economische tijd. Maar dit is precies het moment waarop jouw bedrijf zich moet voorbereiden om toe te slaan.

De beproefde en ware manier om een bedrijf in een recessie te versterken, is door efficiëntiebesparingen. Simplistisch gezien kunnen sommige mensen dit zien als gewoon ‘bezuinigen’. Maar ‘bezuinigingen’ geven niet de nuances en vaardigheden weer die bij kostenbesparing komen kijken.

Blind snijden zal waarschijnlijk een averechts effect hebben op jouw bedrijf. Efficiëntiebesparingen moeten een bedrijf versterken, niet verzwakken. Laten we daarom eens kijken naar enkele voorbeelden van operationele efficiëntiebesparingen.

Heronderhandelen over voorwaarden met leveranciers:

Hoewel “heronderhandelen” kan duiden op een pijnlijke of slopende vernieuwing van voorwaarden, kan het ook een wederzijds voordelige oefening zijn. Het kan zelfs betekenen dat je bepaalde leveranciers tijdelijk voorrang geeft ten koste van uzelf.

In een recent webinar met Soldo en de Generation CFO noemde Sandeep Dasgupta, Hoofd Financiën van M&S Food, de kostendruk als een bijzonder punt van zorg. Deze kostendruk wordt grotendeels veroorzaakt door verstoring van de supply chain.

Om de supply chain in beweging te houden, heeft M&S gezamenlijke bedrijfsplannen opgesteld met leveranciers (vooral kleinere leveranciers). “Misschien moeten we hen in de tussentijd ondersteunen terwijl ze het moeilijk hebben, maar daarna werken we samen om op lange termijn voor beide partijen winst te boeken.”

Aanpassen aan consumentengewoonten:

Het probleem met recessies is dat we dit eerder hebben meegemaakt. Ze komen van tijd tot tijd voor, hoewel deze recessie is versneld door een reeks externe factoren: namelijk COVID en de oorlog in Oekraïne.

Als we naar eerdere recessies kijken, kunnen we een aannemelijke curve voor deze recessie schetsen. Uit een analyse van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) van 122 recessies in 21 ontwikkelde landen sinds 1960 blijkt “dat de typische recessie ongeveer een jaar duurde en resulteerde in een daling van het BBP met ongeveer 2%”.

Uit de IMF-analyse bleek ook dat “de consumptie trends vrij snel weer aantrekken wanneer de recessie voorbij is, zij het in verschillend tempo in verschillende sectoren”.

Je weet wat je kan verwachten. En dat een heropleving van het consumptiegedrag waarschijnlijk is. De korte tot middellange termijn zal echter enige aanpassing aan de behoeften van de consument vergen.

Een opmerkelijke trend is wat de Harvard Business Review (HBR) “discretionaire zuinigheid” noemt. Sommige mensen moeten uit noodzaak zuinig zijn – maar een groeiende laag van meer welvarende consumenten bezuinigt ook.

De HBR-studie merkt op: “Ons onderzoek onder meer welvarende consumenten heeft een toenemende ontevredenheid over buitensporige consumptie aan het licht gebracht. Ze recycleren meer, kopen tweedehands goederen, en geven hun kinderen traditionele waarden mee.”

Het is van vitaal belang om de stemming en het gedrag van de consument in de gaten te houden. Anders kun je in een situatie terechtkomen als meubelproducent en detailhandelaar Made.com. Die kocht overtollige voorraden in afwachting van een hausse aan consumentenuitgaven. Maar in plaats daarvan hielden de klanten hun uitgaven beperkt, waardoor Made zwaar overbelast raakte.

Beheer van de uitgaven

In tijden van groei en economische voorspoed is het gemakkelijk om zaken als uitgaven over het hoofd te zien. Een kleine uitgave hier en een kleine uitgave daar is acceptabeler als het goed gaat.

Een recessie brengt lekkende uitgaven voor reizen en onkosten echter in scherp reliëf. Ineens telt elke cent en kan het even duren voordat de werknemers hun gewoonten hebben ingehaald.

Voor financiële leiders is het een evenwichtsoefening. Het is tijd om de uitgaven weer stevig in de hand te houden – maar zonder het broze vertrouwen van de werknemers te breken. Werknemers willen natuurlijk niet het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden.

En toch heb je werk te doen. Het is een evenwichtsoefening. Gelukkig zijn de oplossingen voor reizen en onkosten de laatste jaren sterk verbeterd dankzij technologische veranderingen. Er bestaat nu een haalbaar alternatief voor werknemers die uit eigen zak betalen, terwijl je extra controle krijgt over de bedrijfsfinanciën.

Die controle is belangrijker dan ooit. Zoals Clear Channel’s Hoofd Audit Daniel Mensah opmerkt: “Nu mensen onder meer economische druk staan, is de kans op fraude groter”. Dat is een trieste realiteit, maar het is een feit.

Een platform voor onkostenbeheer maakt gebruik van prepaid onkostenkaarten. Alles wordt gecontroleerd via een mobiele app of desktopapplicatie. Aankopen worden vooraf goedgekeurd door de financiële afdeling en door de medewerker in de app gelogd met een kopie (of foto) van het bonnetje.

Deze uitgaven worden vervolgens naadloos gelinkt met je boekhouding. Het is niet alleen beter bestand tegen fraude, maar ook tijdbesparend voor je en het bedrijf.

Een recessie doorstaan

Deze recessie gaat voorbij. Hoewel deze unieke oorzaken en kenmerken heeft, blijft ze herkenbaar.

Je moet de mentaliteit van ‘vasthouden’ achter jou laten. Er zijn dingen die je nu kan doen – strategisch en technologisch – om niet alleen te overleven, maar te groeien wanneer de opleving komt.

De financiële afdeling en de financiële manager zijn nu belangrijker dan ooit. Niet alleen voor het bedrijf maar ook voor de werknemers die voor hun levensonderhoud afhankelijk zijn van het bedrijf. Transformatie en schommelingen zijn feiten van het leven. Deze pieken en dalen zijn niet alleen destructief. Ze zijn ook een kans om opnieuw te beginnen.

Nu het leven in de huidige post-pandemische fase weer enigszins genormaliseerd is, kunnen CFO’s over de hele wereld eindelijk optimistisch vooruitkijken.

De gevolgen van de inflatie, de pandemie en de oorlog in Oekraïne hebben de krantenkoppen gehaald: de inflatie in Nederland is in december 2022 opgelopen tot 9,6%. Maar er zijn ook verstoringen van de toeleveringsketen, een krimpende arbeidsmarkt en een energiecrisis die grote gevolgen heeft voor de koopkracht. En hoewel de economische groei tegen 2024 naar verwachting geleidelijk zal aantrekken en gemiddeld 1,6% in de EU en 1,5% in de eurozone zal bedragen, is het resultaat de huidige stijging van de kosten van levensonderhoud.

Het bedrijfsleven en de kosten van levensonderhoud: hoe het onbeheersbare onder controle te houden?

De stijgende kosten van levensonderhoud hebben niet alleen gevolgen voor consumenten: startende bedrijven maar ook grote ondernemingen worstelen nog steeds met de gevolgen van de bijna twee jaar durende stilstand en worden nu geconfronteerd met steeds hogere inflatiepieken en hogere energie- en brandstofrekeningen. Dus wat zijn de oplossingen om de crisis aan te pakken en hoe kunnen financiële diensten de onzekerheid van dit historische moment beheersen?

De implementatie van de juiste strategie voor een meer granulaire controle van de bedrijfsuitgaven, een nauwkeurigere budgettering en het behoud van werknemers kan bedrijven niet alleen helpen de moeilijke tijden te doorstaan, maar zelfs leiden tot groei op lange termijn.

CFO’s en financiële teams: nu belangrijker dan ooit

Nu de prijsdruk toeneemt en de problemen in de toeleveringsketen zich vermenigvuldigen, hebben CEO’s steeds meer behoefte aan financiële afdelingen die worden bemand door competente CFO’s.

Maatregelen zoals herbudgettering vereisen een volledig begrip van de oneindige nuances van het huidige bedrijfsscenario. Aangezien het scenario complex is en voortdurend verandert, is de meest directe oplossing interne actie: het is mogelijk om controleerbare aspecten binnen de onderneming te identificeren waaraan onmiddellijk moet worden gewerkt.

Hoe kun je de uitgaven in het bedrijfsleven minimaliseren?

Het probleem is dat in een recessie de uitgaven, vooral als ze klein, talrijk en continu zijn, een aanzienlijke kritische grootte bereiken. De invoering van de juiste automatiseringstechnologie kan het uitgavenbeheer vereenvoudigen en geld en manuren besparen.

Maar wat zijn de zeer strategische stappen die CFO’s en financiële teams kunnen nemen om het effect van de kosten van levensonderhoud op hun bedrijf te verzachten?

1. Werk nauw samen met leveranciers

Sandeep Dasgupta, hoofd financiën bij M&S Food, een toonaangevende Britse retailer, merkte op dat de kostendruk grotendeels wordt veroorzaakt door problemen in de toeleveringsketen. M&S heeft met name gezamenlijke bedrijfsplannen opgesteld met leveranciers (vooral kleinere). “Zij kunnen op korte termijn ondersteuning nodig hebben, maar dan werk je samen om schaalvergroting en een groeistrategie voor de lange termijn voor beide partijen te stimuleren.”

2. Observeer consumentengewoonten en pas je aan

In tijden van economische turbulentie blijken prognoses een ingewikkelder taak dan normaal. Er zijn echter tekenen als je oplet. In het geval van een supermarktketen, bijvoorbeeld, merkte Dasgupta op dat de stijging van de verkoop van kant-en-klare maaltijden erop wijst dat mensen geneigd zijn minder vaak uit eten te gaan en dus op zoek zijn naar alternatieven.

3. Voorschotten vragen aan werknemers zijn niet langer houdbaar

Een praktijk die nog steeds door veel bedrijven wordt toegepast, is om werknemers te vragen hun uitgaven voor te schieten met hun persoonlijke creditcard en vervolgens aan het eind van de maand om terugbetaling te vragen.

Werknemers kunnen niet worden gedwongen om geld voor te schieten, onkostendeclaraties in te vullen en te wachten op terugbetaling, of hun creditcardlimiet te overschrijden om zakelijke uitgaven te betalen en te wachten tot het krediet voor persoonlijke uitgaven wordt hersteld.

Een geautomatiseerd uitgavenbeheerplatform zoals Soldo elimineert het gedoe van kasvoorschotten en biedt een ideaal alternatief voor ouderwets contant geld door middel van een geïntegreerd systeem van:

• Betaalkaarten, waarmee werknemers en teams betalingen kunnen doen, in de winkel en online, voor reiskosten, online reclame of IT-aankopen, waardoor u maximale controle heeft.
• Intuïtief dashboard, waarmee u vanaf elk apparaat transactiegegevens kunt opvragen en bekijken, budgetten kunt instellen en bedrijfsuitgaven kunt beheren.
• Een mobiele app, waarmee teamleden een melding krijgen zodra ze een aankoop doen, zodat ze hun bonnetje kunnen downloaden. Met de app kunnen ze ook het saldo van hun kaart controleren, de kaart deactiveren als deze kwijt is en met één klik een vervangende kaart bestellen.

4. De controle over de uitgaven versterken

Controle is altijd essentieel, maar in een recessie is het van cruciaal belang. En helaas verhoogt het economische klimaat zelf de risico’s, vooral wanneer de toegenomen economische druk de kans op fraude vergroot.

Het implementeren van geautomatiseerde oplossingen die alle bedrijfsuitgaven in realtime bijhouden, kan bedrijven helpen het risico op fraude te elimineren en volledige zichtbaarheid van de uitgaven te bieden.

Met Soldo kunt u :

• Betalingsregels, limieten en waarschuwingen instellen om de uitvoering van alleen die uitgaven te delegeren die kunnen worden gedaan.
• Bedrijfsgeld organiseren in portefeuilles, waaruit kaarten kunnen worden verstrekt die volgens regels die zijn afgestemd op de uitgavenbehoeften van individuen, teams of projecten.
• Incidentele uitgaven beheren met tijdelijke virtuele kaarten, waarbij het maximale uitgavenbedrag en het aantal transacties per kaart (van 1 tot 10) worden gespecificeerd

De invoering van een geautomatiseerd platform voor bedrijfsuitgavenbeheer is de eerste stap naar een betere controle over de besteding van bedrijfsmiddelen, een praktijk die bedrijven nu meer dan ooit kan helpen om onzekere economische tijden beter te doorstaan en hun middelen te richten op activiteiten met toegevoegde waarde.