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Trasferte di lavoro: regole e funzionamento

Redazione Soldo 3 settimane ago
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In questo articolo analizziamo le regole e le diverse modalità previste per i rimborsi dei dipendenti in seguito a trasferta di lavoro. Come vedremo a seconda di alcune caratteristiche della trasferta, il lavoratore dipendente e il datore di lavoro possono accordarsi definendo la modalità di pagamento del rimborso spese.

Cosa si intende con trasferta di lavoro

Con il termine trasferta di lavoro si intende un temporaneo cambiamento relativo al luogo in cui il lavoratore performa le sue mansioni. Il cambiamento può durare da un giorno fino a svariate settimane, ciò che conta è che la natura della trasferta sia temporanea e occasionale.

Come vedremo nel seguito, la temporaneità è una caratteristica fondamentale e se la trasferta non è temporanea non è più definibile come tale. La trasferta lavorativa solitamente riguarda l’esigenza temporanea di dislocare il lavoratore rispetto alla sede di lavoro stabilita nel contratto per differenti motivi.

Quando la trasferta di lavoro non ha un carattere temporaneo, ossia il lavoratore dipendente è trasferito definitivamente dalla sede lavorativa indicata sul contratto di lavoro ad una nuova sede, non si tratta più di trasferta di lavoro ma di trasferimento.

Similmente, non si parla di trasferta lavorativa nemmeno nel caso dei trasfertisti. Chi sono i trasfertisti? Sono coloro che sono tenuti per contratto a svolgere il proprio lavoro in luoghi differenti; infatti, nel loro contratto non è segnalata alcuna sede lavorativa.

Nel caso dei lavoratori trasfertisti manca un carattere essenziale della trasferta: la sua eccezionalità. Essendo in un certo senso sempre in trasferta, a loro non si applicano le regole stabilite per legge per calcolare il rimborso della trasferta lavorativa.

Nel caso del trasfertista inoltre non si parla di rimborso spese ma di semplice corresponsione del compenso dovuto, che non è legata al luogo e alle modalità della trasferta.

Come calcolare l’indennità di trasferta: tre diverse opzioni

Prima di procedere a vedere nel dettaglio le diverse modalità di rimborso, bisogna distinguere tra due diverse tipologie di trasferta:

  • La trasferta entro i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro
  • La trasferta che porta il lavoratore oltre i confini del comune della propria sede lavorativa

A seconda del tipo di trasferta infatti cambia anche la modalità dell’indennità di trasferta e/o del rimborso spese che gli è dovuto. Ma quali sono le diverse modalità di indennità di trasferta? Ci sono tre diverse formule con le quali datore di lavoro e dipendente possono decidere di stabilire il rimborso spese:

  • Rimborso forfettario
  • Rimborso misto
  • Rimborso analitico

In tutti e tre questi casi, il lavoratore è tenuto a riportare in modo dettagliato e analitico le spese sostenute durante la trasferta tramite scontrini e fatture. Naturalmente il rimborso è previsto anche per le giornate festive, nel caso in cui in questi giorni il lavoratore si trovi in trasferta.

Il rimborso forfettario

La peculiarità del rimborso forfettario è che esso prevede che sia stabilita un’indennità di trasferta fissa per ogni giorno di lavoro. A seconda del fatto che la trasferta sia internazionale o entro i confini nazionali, varia il tetto massimo entro cui il rimborso è esente dalla base imponibile a fini previdenziali e fiscali. Questi tetti sono 77,46 euro al giorno per trasferte internazionali e 46,48 euro al giorno per trasferte sul suolo italiano.

La somma del rimborso viene stabilito sulla base delle spese sostenute dal lavoratore durante la trasferta. E’ quindi fondamentale che questi raccolga tutta la documentazione necessaria per dimostrare le spese.

Il rimborso analitico

Il rimborso analitico, diversamente da quello forfettario, prevede che il rimborso sia stabilito sulla base della rendicontazione analitica di tutte le spese effettuate dal lavoratore nel periodo di trasferta. Sulla base della nota spese che il lavoratore fornisce all’azienda al ritorno dalla trasferta verrà stabilito ed effettuato il rimborso.

Quali sono i documenti che il lavoratore deve raccogliere nella nota spese per giustificare le proprie spese?

  • gli scontrini fiscali, che devono però riportate i dati fondamentali della transazione come la natura, la qualità e la quantità del bene o del servizio scambiato e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;
  • I documenti che attestano i costi relativi alla carta di credito professionale;
  • le fatture (ora in forma di fatture elettroniche)
  • le ricevute fiscali con i dati identificativi del cliente;

Il rimborso misto

Il rimborso misto, come indica il nome stesso è una via di mezzo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico. Prevede che sia riconosciuto sia un rimborso spese a piè di lista per vitto e alloggio sia un’indennità di trasferta, ovviamente ridotta. Le spese di viaggio e di trasporto vengono invece rimborsate a parte.

Ma di quanto è ridotta l’indennità di trasferta? Nel caso del rimborso spese sia di alloggio che di vitto è ridotta di due terzi, mentre nel caso del rimborso del solo vitto o del solo alloggio è ridotta di un terzo.

I tetti massimi di esenzione dalla tassazione sono diversi rispetto a quelli previsti per il rimborso forfettario. Nello specifico è prevista: l’esenzione fino a 30,98 euro al giorno nel caso di indennità di trasferimento ridotta di un terzo, che aumenta fino a 51,64 euro al giorno per le trasferte fuori dai confini nazionali.

Nel caso invece dell’indennità per trasferta ridotta di due terzi si ha l’esenzione dalla tassazione fino ad un limite di 15,49 euro al giorno, che aumenta fino ad un limite di 25,82 euro al giorno nel caso di trasferte internazionali.

Gestire in maniera ottimale le spese di trasferta, tra note spese e rimborsi, non è sempre facile: per questo sempre più aziende e professionisti scelgono Soldo, una soluzione pratica ed efficiente.

 

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