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Il lavoro? Così è più piacevole

Silvia Icardi 3 mesi ago
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Si sa, lavorare stanca. Oggi però esistono strumenti che aiutano a organizzarci
e rendono tutto più fluido e gestibile.
Ne abbiamo individuati sei, praticamente irrinunciabili

Chi ricorda il rolodex? Era uno schedario con cui si organizzavano nomi, indirizzi e numeri telefonici. Era possibile rimuovere le schede e reinserirle, ed alcune aziende producevano biglietti da visita da inserire direttamente. Sembra di parlare del Giurassico eppure, incredibile ma vero, questo simpatico apparecchio antidiluviano era in uso negli uffici fino agli anni Novanta. Al giorno d’oggi, smartphone, laptop e pc sono i nostri fidati valletti. E se è vero che ci danno una mano a organizzarci al meglio è pur vero che la loro utilità non è tanto legata all’hardware quanto piuttosto a software e app che vi carichiamo.

Di seguito una carrellata delle piattaforme più in uso negli uffici di tutto il mondo e che hanno radicalmente rivoluzionato il nostro modo di lavorare.

La piattaforma della collaborazione: Trello

Niente più lunghe discussioni via e-mail, fogli di calcolo datati, post-it appiccicati al muro e software malfunzionanti. Trello è tutto ciò che ci serve per organizzare la nostra attività professionale. Si tratta di una piattaforma collaborativa gratuita, visuale, flessibile e personalizzabile. Insomma una specie di grande lavagna online sempre consultabile e modificabile da noi e dai nostri collaboratori. Trello permette di avere a portata di mano tutto ciò che riguarda il nostro progetto in un colpo solo. Semplice da usare, si compone di bacheche e si fa via via più articolata adattandosi alle nostre esigenze. Possiamo aggiungere colleghi, trascinare le schede, seguirne il progresso, aggiungere checklist, etichette e date di scadenza. In più le notifiche ci assicurano di essere sempre al corrente di tutto. Trello rimane sincronizzata su tutti i nostri dispositivi ovunque ci troviamo.

Utilizzata da milioni di persone in tutto il mondo, Trello ha conquistato moltissime grandi aziende tra cui Google. Per saperne di più http://trello.it.

La piattaforma della comunicazione: Slack

slack produttività aziendale

Considerata una delle start up tecnologiche più promettenti al mondo, Slack è una piattaforma di messaggistica che integra diversi canali di comunicazione in un unico servizio. Una sorta di radio transistor dei tempi moderni che ci permette di essere collegati con chi vogliamo tutte le volte che lo riteniamo necessario. Abbiamo bisogno di ricevere una notifica quando un cliente effettua un acquisto sul nostro sito di e-commerce? Oppure vogliamo essere avvisati quando il grafico ha finito di preparare le immagini che devono andare in stampa? Niente paura, ci pensa Slack. Poiché gestire un grosso flusso di informazioni non è mai semplice, anche utilizzando questo incredibile strumento bisogna concentrarsi su cos’è veramente importante: per esempio mettendo delle priorità alle conversazioni urgenti, impostando le parole da evidenziare, personalizzando le notifiche, silenziando i canali che non richiedono un nostro intervento immediato. Con più di 4 milioni di utenti attivi ogni giorno (di cui oltre un milione a pagamento), Slack conta tra i suoi utilizzatori aziende del calibro di eBay, Conde Nast, Airbnb, Pinterest e LinkedIn. Per saperne di più www.slack.com.

La piattaforma per condividere i file: Google Drive

Google Drive è un servizio, in ambiente cloud computing, di archiviazione, condivisione e sincronizzazione online introdotto da Google nel 2012. Il servizio comprende il file hosting, il file sharing e la modifica collaborativa di documenti. Permette di creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni, e di lavorare insieme sullo stesso documento visto che più utenti possono connettersi in contemporanea allo stesso file, cambiandone i contenuti e visualizzando in tempo reale gli interventi degli altri, con tanto di chat per coordinare il lavoro di gruppo. In più permette di tenere traccia delle diverse versioni dei documenti modificati. I file possono essere i più diversi: Video HD, Adobe Illustrator, Photoshop. L’interfaccia è intuitiva e di semplice utilizzo. Google Drive offre una suite di strumenti per l’editing simile a quella di prodotti come Microsoft Office, LibreOffice e OpenOffice. Permette di sincronizzare in remoto computer fissi (PC, Mac) e/o dispositivi mobili (Smartphone, Tablet). Ovviamente l’accesso avviene mediante un account Google, all’indirizzo drive.google.com oppure con le applicazioni per smartphone e tablet.

La piattaforma lavorativa: Fiverr

Se abbiamo da poco iniziato una nostra attività imprenditoriale, è probabile che ci convenga avvalerci del lavoro di professionisti freelance piuttosto che imbarcarci fin da subito nella costituzione di un team fisso terribilmente oneroso e impegnativo. Abbiamo bisogno di un grafico che studi il logo della nostra strat-up? O di un giornalista che scriva i contenuti del sito? O ancora, necessitiamo di una consulenza legale? Di qualsiasi cosa si tratti, possiamo rivolgerci a una delle molte piattaforme che offrono questo tipo di collaborazioni flessibili, rapide ed economiche. Una delle più utilizzate al mondo, in lingua inglese, è Fiverr. Chiunque può registrarsi gratuitamente e avviare la propria attività lavorativa. Le recensioni lasciate dai clienti sono il volano del successo o meno di chi si propone. Le offerte si chiamano “Gig”, e tutte insieme costituiscono la vetrina del freelance di turno. Per saperne di più www.fiverr.com.

La piattaforma che pensa alla salute: WorkRave

Se siete voi il capo sapete che è praticamente impossibile staccare dal ritmo frenetico dettato dal lavoro. Attenzione però perché rischiate di fare il botto. E come voi anche i vostri collaboratori. Concedersi delle pause, staccare gli occhi dallo schermo del pc, fare qualche passo, sgranchire mani, piedi e collo, sono tutte attività che portano via solo pochi secondi. Ma sono fondamentali per la salute. Ecco allora che arriva in soccorso degli stacanovisti indefessi WorkRave, un software divertente che impedisce di sottoporsi a ritmi troppo intensi e aiuta a prevenire i danni causati dalla RSI (Repetitive Strain Injury o Danni da sforzo ripetuto). WorkRave ci avvertirà con dei pop-up di fare le micropause programmate e ci suggerirà gli esercizi più adatti per stirare le braccia, rilassare le spalle e riposare la vista come il più fidato dei personal trainer. Scopriremo che non solo ci sentiremo meglio ma renderemo anche di più. E come noi anche tutti i membri del nostro team, perché, come dice un proverbio cinese, un dipendente sano è un lavoratore più produttivo. Per saperne di più www.workrave.org.

La piattaforma che controlla le spese: Soldo

app spese soldo

Mettere mano al portafoglio (o al conto in banca) è una delle attività più frequenti di un imprenditore. E tenere sotto controllo tutte le spese è indispensabile se si vuole avere il polso della propria attività. Ma star dietro a scontrini, fatture e ricevute può trasformarsi in un vero incubo, sottraendo energia e lucidità a decisioni ben più strategiche. Ad aiutarci arriva allora la carta prepagata smart per aziende Soldo. Con le sue carte business del circuito Mastercard da assegnare ai dipendenti e la comoda e intuitiva app, Soldo ci permette di monitorare in tempo reale ogni acquisto offrendoci un quadro preciso e aggiornato della situazione 24 ore su 24. Con Soldo possiamo assegnare budget personalizzati, controllare le spese di ogni dipendente e dipartimento in tempo reale, semplificare la rendicontazione mensile. Insomma Soldo dà una marcia in più alla nostra attività, rendendola più competitiva. Per saperne di più www.soldo.com.

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