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Software gestionali: la guida completa

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I software gestionali sono un alleato potente e irrinunciabile per le aziende di ogni dimensione. Ma che cosa sono di preciso e cosa li rende così importanti?

In questo articolo rispondiamo a queste domande, facendo un po’ di chiarezza riguardo all’utilizzo dei programmi gestionali, al loro scopo e a tutti i motivi che li hanno portati ad essere sempre più diffusi e usati dalle aziende che desiderano rimanere al passo con i tempi.

Che cosa sono i software gestionali?

Prima di spiegare i vantaggi e le diverse tipologie di programmi gestionali, è necessario chiarire cosa essi siano di preciso.

software informatico per la gestione aziendaleUn software gestionale è un programma informatico che permette alle aziende di automatizzare molti dei compiti e dei lavori che precedentemente venivano portati a termine da lavoratori in modo molto più lento e con un maggior dispendio di tempo ed energie.

Proprio come nel mondo che ci circonda, anche nelle aziende il processo di digitalizzazione avvenuto rapidissimamente negli ultimi decenni è stato inarrestabile, ha portato grandi vantaggi e sembra prometterne ancora tanti altri.

In questo panorama, definito anche industria 4.0 o quarta rivoluzione industriale, per caratterizzarlo e distinguerlo rispetto ai modi di produzione prima dell’avvento del digitale, è impensabile che un’azienda decida di non usufruire delle possibilità garantite dalla digitalizzazione, tra cui, come vedremo, i software gestionali hanno un ruolo di centrale importanza.

Infatti, se le nuove tecnologie garantiscono una serie di vantaggi, decidere di non usufruirne al contrario si traduce in una perdita, che in un mercato sempre più competitivo può costare molto caro se non portare l’attività stessa al fallimento.

Tra le altre cose, il processo di digitalizzazione che ha investito le aziende ha permesso di ottimizzare diversi step del processo di produzione, della logistica e del rapporto con i clienti e con i fornitori solo per citare alcuni esempi.

Ed è proprio per la possibilità di ottimizzare e automatizzare molti di questi processi, completamente o in parte, che i software gestionali si rivelano per la loro centrale importanza nel far fiorire il potenziale di crescita delle aziende.

Nel seguito dell’articolo vediamo insieme più nel dettaglio quali sono i vantaggi garantiti dai diversi software gestionali, le diverse tipologie, le caratteristiche dei programmi migliori e i consigli per scegliere in modo accurato il software più adatto per le esigenze della tua azienda.

Tutti i vantaggi offerti dai software gestionali

Il processo di digitalizzazione, abbiamo accennato appena più sopra, è dettato da tutta una serie di vantaggi che hanno trasfigurato molti aspetti della gestione aziendale classicamente concepiti, per qualsiasi tipo di azienda e in qualsiasi ambito essa operi.

Alcuni vantaggi sono relativi al tipo di software considerato o all’ambito di applicazione dello stesso, mentre altri sono universali e condivisi da tutti i programmi gestionali aziendali.

Tra i tanti vantaggi implicati dall’adozione dei software gestionali per l’azienda, qui di seguito ci limitiamo a riportare i più comuni, i più importanti, i più considerevoli.

 

  1. I software gestionali sono precisi, rapidi e non commettono errori
  2. Permettono di risparmiare sul costo del lavoro
  3. Consentono di automatizzare la reportistica e di elaborare i dati in modo automatico
  4. Integrazione e controllo dei diversi cicli aziendali in un’unica soluzione
  5. I software gestionali garantiscono ampie possibilità di personalizzazione e customizzazione.

 

Il primo punto da sottolineare quando si discute dei vantaggi dei software gestionali, non c’è dubbio, è che questi non sono umani.

gestione aziendaleErrare infatti è umano, al contrario i software gestionali se usati correttamente sono più precisi, più rapidi nel portare a termini un compito e più sicuri sia per quanto riguarda la possibilità di commettere eventuali errori, sia per la possibilità di perdere eventuali documenti.

I software gestionali infatti automatizzando i processi di lavoro che in precedenza venivano svolti da persone, consentono di portare a termine lo stesso lavoro in tempi molto più ridotti. La velocità però non è tutto, anzi se il lavoro è fatto male, la velocità è inutile.

Ma anche sotto questo aspetto i programmi gestionali non deludono: non solo sono più veloci ma anche con più precisi. Eliminando molti degli step, necessari quando lo stesso lavoro era svolto manualmente, e garantendo una maggior potenza di calcolo e di elaborazione dei dati rispetto alla controparte umana, i software gestionali permettono di portare a termine il lavoro in modo veloce e affidabile.

Infine la sicurezza: i programmi salvano i dati in modo elettronico, tutti i danni da usura, smarrimento o qualsiasi altra cosa possa succedere ai documenti salvati su supporto cartaceo non possono verificarsi nel caso dei documenti digitali, di cui si possono fare più copie e possono essere salvati sul cloud in modo da essere indipendenti persino dalla memoria fisica del computer.

In seconda battuta, i software gestionali permettono di ridurre il costo di lavoro. In grado variabile e a seconda dei casi e dei contesti, in generale se un lavoro viene portato a termine più rapidamente, quasi sempre, ciò si traduce in un risparmio sul costo del lavoro.

I software gestionali, come visto, permettono di portare a termine molte operazioni in maniera estremamente semplificata e veloce; con conseguente diminuzione dei tempi di attese e con costi di lavoro notevolmente più bassi.

Inoltre, alcuni software gestionali sono dedicati a elaborare i dati rilevanti per la tua azienda e creare report aggiornati. Questi programmi ti consentono di automatizzare le analisi dei dati e condurre la loro elaborazione automatica in tempi molto brevi.

In questo modo, avrai sempre la reportistica aggiornata e che ritrae fedelmente lo stato della tua azienda del singolo processo o persino del singolo parametro che ti interessa analizzare.

software integrativi di dati aziendaliPertanto, l’automatizzazione dei processi di analisi dei dati si traduce così in maggior controllo e integrazione dei diversi processi aziendali: una fotografia più dettagliata, accurata e recente dello stato della tua azienda è fondamentale perché funge da solido punto di partenza su cui basare l’attività di management e decision-making.

Tuttavia, come abbiamo visto, la categoria di software per la gestione dell’azienda è molto vasta e questi sono solo alcuni dei vantaggi che essi offrono. Ogni tipologia di software permette di facilitare alcuni processi attraverso la loro automatizzazione e la digitalizzazione, ma i vantaggi offerti variano da tipologia a tipologia e, anche all’interno della stessa tipologia, da software a software. Vediamo ora alcune delle tipologie di software gestionali più comuni ed utilizzate.

Le varie tipologie di software gestionali

C’è un’ampia gamma di programmi usati per la gestione dei processi aziendali ed esistono numerose tipologie di software gestionali, che si distinguono per i vantaggi, le caratteristiche, il prezzo e le funzionalità che offrono.

Alcuni programmi gestionali sono pensati per specifici settori o per portare a termine alcune operazioni mentre altri, sono più generici e usati in contesti diversi, data la natura del loro compito si adattano a qualsiasi tipologia di azienda, risultando potenzialmente utili anche per i professionisti.

Una differenza che divide in due il campo dei software gestionali, è quella tra soluzioni ad hoc e sistemi integrati. I software gestionali che propongono soluzioni ad hoc forniscono la risposta ad un unico problema, ovvero sono programmi pensati per gestire una task o un numero limitato di queste.

Al contrario i sistemi integrati ERP (Enterprise Resource Planning) sono progettati per gestire interi processi aziendali e racchiudono in un unico gestionale molte delle funzionalità dei software ad hoc.

Questa seconda tipologia di software può essere aggiornata nel tempo per includere un numero di funzionalità maggiori, in modo tale da rimanere al passo con gli sviluppi e le nuove esigenze dell’azienda.

Al contrario i software ad hoc sono consigliati se si ha la certezza che i loro compiti e le loro funzionalità, cioè ciò per cui sono utilizzati in azienda, non subiranno importanti modifiche nel tempo.

Tre macrocategorie solitamente elencate tra i software gestionali sono i software per la contabilità, i software per il magazzino, i software per la produzione.

Un’altra divisione tra software gestionali riguarda il tipo di azienda in cui vengono usati, si può così distinguere ad esempio tra software gestionali usati nell’industria alberghiera, nell’industria della ristorazione, per la gestione dei negozi.

Differenti tipologie di software gestionaliInfatti aziende dello stesso settore hanno prevedibilmente esigenze di gestione simili. Di conseguenza, questi software usati in settori specifici sono solitamente software impiegati per portare a termine compiti simili e con differenze minime tra loro, al contrario dei software trasversali, che per le loro funzionalità sono usati in molti settori diversi, essendo così tra i più diffusi.

Un esempio di questa seconda categoria è rappresentata dai software per la gestione della compatibilità, che, vedremo tra poco, sono usati in versioni diverse sia in ambito aziendale che dai liberi professionisti che hanno deciso di puntare sull’automatizzazione per velocizzare alcuni dei propri processi lavorativi.

Di seguito vediamo un esempio di una delle tipologie di software gestionale più usate e diffuse, i software gestionali usati per gestire in modo automatico la contabilità.

Software gestionali per la contabilità

I software gestionali usati per la fatturazione sono senza dubbio i gestionali maggiormente diffusi e apprezzati. Questi software sono in grado di elaborare i dati relativi alla contabilità dell’azienda, in particolare, solitamente i software gestionali per la contabilità si occupano di:

scritture in prima nota, gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA e reportistica per il bilancio contabile.

Le funzionalità offerte da questi programmi sono tanto utili che spesso vengono usati anche dai professionisti in versioni semplificate pensate appositamente per loro.

Questa tipologia è molto diffusa e sul mercato si trovano molti software per la gestione della contabilità dei professionisti, che si caratterizzano per la specifica attenzione alle loro esigenze di contabilità, offrendo un minor numero di funzionalità ed essendo più facilmente utilizzabili anche senza essere particolarmente esperti di computer.

Oltre alla distinzione tra software gestionale di contabilità per aziende e per liberi professionisti, diversi tipi di software sono proposti all’interno della prima categoria a seconda delle dimensioni dell’azienda.

Aziende più grandi richiedono di elaborare una mole di dati molto maggiore rispetto ad aziende di piccole dimensioni, di conseguenza devono adottare software dotati di una potenza e di una complessità che sarebbe sprecata se usati da aziende più piccole e con un minor numero di dati da elaborare.

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