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La proroga è finita e la scheda carburanti si rinnova

Stefano Failla 3 mesi ago
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Sono trascorsi sei mesi senza pensarci

Dopo la proroga di luglio, abbiamo cercato di non pensarci più. Ci siamo limitati a pagare i rifornimenti di carburante con “mezzi tracciabili” per avere diritto a dedurre i costi e detrarre l’IVA. C’è chi ha utilizzato il proprio bancomat personale ed ha conservato lo scontrino come prova. C’è chi ha a disposizione una carta di credito aziendale e l’ha usata senza preoccuparsi delle attività amministrative di gestione degli estratti conto. E c’è chi ha colto l’occasione per attrezzarsi con carte prepagate che, attraverso sistemi di reportistica ad hoc, agevolano la rendicontazione contabile degli acquisti.

Ma con la nuova fatturazione elettronica dei carburanti obbligatoria dal 1° gennaio 2019 questo non basta più. Sia per i piccoli imprenditori che per le grandi aziende, è tempo di tornare a pensare seriamente come fare per non incorrere nei costi amministrativi che i processi di gestione delle e-fatture possono facilmente comportare.

Gli extra costi di cui parliamo sono, in estrema sintesi, relativi alla composizione di un puzzle che consiste nel reperire le fatture elettroniche che il benzinaio ha emesso sulla partita IVA dell’azienda, trovare l’automezzo a cui si abbinano e infine annotare il mezzo di pagamento tracciabile che è stato usato. Come è facile immaginare, nessuna delle tre attività è evitabile: semplificando, diciamo che la fattura serve per contabilizzare i costi, l’automezzo per detrarre l’IVA correttamente e il mezzo di pagamento per dedurre i costi dai redditi.

Occorre quindi trovare un metodo facile per completare il puzzle senza perdite di tempo.

Come reperire le fatture dei carburanti

Per chi ancora non lo sapesse, dal 1° gennaio 2019 tutti i titolari di partita IVA, dalla ditta individuale alla grande azienda, devono chiedere l’emissione della fattura per i rifornimenti di carburante. E’ quindi necessario comunicare ogni volta al benzinaio i dati fiscali della propria azienda (o quantomeno la partita IVA) e l’indirizzo elettronico a cui dovrà essere inviata la fattura (anch’essa elettronica). Le opzioni relative all’indirizzo di spedizione sono due: un codice a 7 cifre o un indirizzo PEC. Sono questi infatti i canali su cui è possibile ricevere le e-fatture dal server centrale dell’Agenzia delle Entrate che si chiama Sistema di Interscambio.

Ma diamo per scontato che tutti abbiano scelto un modo per ricevere le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio. C’è chi avrà deciso di dare la delega al suo commercialista, chi avrà indicato una casella PEC come indirizzo di spedizione e naturalmente c’è chi si sarà affidato ad un intermediario per ricevere le e-fatture su un canale digitale e importarle, direttamente o indirettamente, nel suo sistema contabile e gestionale. Non ha importanza la scelta effettuata. Ciò che conta è individuare un momento in cui le e-fatture sono a nostra disposizione prima di essere contabilizzate. Perché è proprio in quel momento che dobbiamo prendere tutte le e-fatture per i carburanti e metterle da parte …

Come fare ad individuare le e-fatture per acquisti di carburante ? se sono poche, basta visualizzarle. E se sono tante ci sono semplici software in grado di leggere se nella fattura è presente il codice TIPO_DATO = CARB e automaticamente spostare i file in una destinazione predefinita. Ma tralasciamo questi dettagli tecnici che la vostra software house conosce bene, per concentraci su cosa fare delle e-fatture carburanti pervenute e di cui, al momento, non conosciamo né l’automezzo a cui si riferiscono né il mezzo di pagamento utilizzato.

Come associare la targa e il pagamento

Una volta che abbiamo le fatture, dobbiamo trovare a cosa si riferiscono e come sono state pagate. Ma per raggiungere facilmente questo obiettivo dobbiamo fare delle scelte di tipo organizzativo, evitando situazioni in cui per ogni automezzo il pagamento dei rifornimenti di carburante avviene con un diverso mezzo tracciabile (carte di credito, bancomat, ecc.).

Per massimizzare i benefici, occorre che tutti i rifornimenti vengano effettuati con carte di pagamento dedicate emesse da un unico gestore e che ogni carta ed ogni transazione sia  associata (o associabile di volta in volta) ad una determinata targa.

Queste semplici regole ci permettono di avere a disposizione tutti i dati che servono per associare le e-fatture dei carburanti con i pagamenti effettuati e con gli automezzi a cui i rifornimenti si riferiscono. L’associazione tra i dati può essere eseguita manualmente off-line scaricando le informazioni dagli estratti conto delle carte di pagamento o, meglio ancora, caricando le e-fatture dei carburanti sulla piattaforma delle carte di pagamento e lasciando che sia la stessa piattaforma a fare le associazioni per noi.

La super scheda carburanti è pronta

Ora che il lavoro è fatto, siamo pronti ad emettere la fattura riepilogativa di cui all’art. 6, comma 6 del DPR 695/1996 che ci permette di rilevare gli acquisti di importo inferiore ai 300 euro in un unico documento da annotare in luogo delle singole fatture. Non ci resta che creare la nostra super scheda carburanti mensile ! In un unico documento, che contiene tutti i riferimenti alle e-fatture ricevute ed allegate, avremo il totale degli acquisti di carburante,  suddiviso per imponibile, per aliquota IVA e per percentuale di detraibilità.

E con un’unica registrazione contabile possiamo dedurre il costo e detrarre l’IVA ammessa, perfettamente in regola con le norme sulla fatturazione elettronica (i file devono essere allegati) e sui pagamenti tracciati (il report deriva dall’estratto conto delle carte di pagamento utilizzate). Niente perdite di tempo e nessun costo amministrativo aggiuntivo !

Naturalmente sia il documento riepilogativo che le e-fatture associate devono poi essere inviate in conservazione nei termini di legge. Ma questo vale per tutte le fatture …

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