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Come scegliere un programma per la gestione delle spese

Redazione Soldo 5 mesi ago
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È il 2018. La tecnologia pervade ogni ambito della nostra vita privata, abbiamo l’ultimo modello di smarthphone, smarthwatch che monitorano i nostri movimenti e le calorie consumate, frigoriferi che ci comunicano la lista della spesa… eppure sul posto di lavoro anneghiamo nelle scartoffie e ci aggiriamo in cerca di ricevute conservate in scatole da scarpe. È ora di aggiornare l’ufficio e un ottimo modo per iniziare è quello di adottare un programma per gestire le spese che ci traghetti nel futuro.

Software di gestione delle spese: come scegliere?

Se sei alle prime armi nella ricerca di un programma per la gestione delle spese di certo noterai che l’offerta è molto ricca. Nella scelta del software di gestione delle spese, dovrai tener presenti alcune variabili:

  • Funzionalità
  • Robustezza
  • Scalabilità
  • Prezzo
  • Facilità d’uso

La soluzione giusta dipenderà dalle caratteristiche tecniche di cui la tua società necessita e dalla pianificazione aziendale per il futuro. Abbiamo raccolto alcuni punti chiave su cui riflettere, per aiutarti nella scelta del programma per la gestione delle spese più adatto alle tue esigenze.

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1.Qual è il problema?

Cosa non funziona nel tuo attuale sistema di gestione delle spese? Dove stai perdendo tempo e denaro? Di cosa si lamentano di più i tuoi collaboratori?

* Fai una lista dei cinque problemi chiave che vuoi risolvere con il tuo programma per la gestione delle spese.

2. Qual è la tua situazione attuale?

Indipendentemente dal tipo di politica di spesa che stai adottando, è molto importante valutare accuratamente i tuoi processi di spesa correnti.

I tuoi dipendenti stanno pagando in anticipo e vengono rimborsati più tardi? Usi contanti? Acquisti online? Usi gli ordini d’acquisto? Cosa succede alle ricevute? Come fanno i tuoi dipendenti a fare spese? Chi ha bisogno di approvare gli acquisti in anticipo? Chi ha bisogno di rivedere le note spese?

* Chiarisci quali fasi del processo di spesa desideri che vengano sostituite dal nuovo software e quali manterrai.

3. Chi utilizzerà il programma?

Le aziende differiscono enormemente tra loro, non solo in termini di struttura organizzativa, ma anche in termini di competenze e mansioni in capo a ciascun dipendente e dipartimento. Occorre innanzitutto focalizzare l’attenzione sul fatto che i dipendenti sono esseri umani, con personalità e capacità uniche. Il programma per la gestione delle spese che scegli deve funzionare al meglio per la tua azienda e non per quella di altri.

Quale sarà il dipartimento che utilizza principalmente il software di gestione delle spese? Quali collaboratori ne avranno a che fare più frequentemente? Quanto sono evolute le loro competenze IT? Di quanto supporto avranno bisogno per implementare la nuova soluzione? In che modo i dipendenti nel complesso saranno in grado di interagire con il software?

* Assicurati di scegliere un software di gestione delle spese adatto alla persona, non solo lo scopo.

4. In quale parte del mondo?

Il business non è più rinchiuso nelle quattro mura di un ufficio e le politiche di lavoro flessibili consentono il lavoro da remoto. Se poi, i tuoi dipendenti viaggiano all’estero, è importante scegliere un programma per la gestione delle spese in grado di far fronte a più valute senza perdere tempo.

Il tuo staff lavora da remoto? Viaggia? Dove? In quali Paesi ha luogo la maggior parte delle spese? Dove vengono compilate le note spese?

* Tieni conto di dove sarà necessario utilizzare il nuovo software di gestione delle spese.

5. È costruito per durare?

Devi essere in grado di selezionare il software di gestione delle spese che funzionerà per oggi e per domani. Nessuno può prevedere il futuro, ma ora è il momento di valutare le diverse opzioni basate su robustezza, scalabilità e longevità.

Ricorda che stai adottando il nuovo programma per risparmiare tempo e denaro, quindi non ha senso optare per una soluzione apparentemente appetibile ma senza solidità alle spalle.

Chi c’è dietro il software di gestione delle spese che stai considerando? Chi sono i fondatori? L’azienda è ben finanziata? Chi altri lo usa? Ha un piano di crescita ben definito?

* Informati sulle società di programmi per la gestione delle spese che stai considerando.

6. “Il tuo abito sia costoso quanto la tua borsa possa comprare”

Il consiglio di Shakespeare sopracitato è sempre attuale. Tornando ai nostri programmi di gestione delle spese, i prezzi variano e, in particolare quando si tratta di implementare una soluzione SAAS, è necessario essere sicuri che la propria azienda possa permettersi le spese operative a lungo termine.

Quanto costano tutti i pacchetti di software di gestione delle spese? Le differenze di prezzo sono giustificate? È più economico pagare ogni anno? Ci sono sconti disponibili in determinati periodi – come all’inizio di un nuovo anno fiscale?

* Assegna priorità alle funzionalità rispetto ai prezzi, ma imposta una soglia chiara al di sopra della quale non sei disposto a pagare.

7. Consulta tutti

La resistenza al cambiamento è comune, e questo vale anche nella sfera aziendale. Ogni volta che implementate una nuova soluzione, c’è il rischio che il vostro team sia lento nell’adottarla. A parte le frustrazioni che questa situazione può provocare (da entrambe le parti), ci sono anche problemi di conformità interna, che potrebbero contrastare con il tanto agognato risparmio di tempo che desideri nel tuo programma di gestione delle spese. Il modo migliore per garantire la conformità e ottenere un consenso universale su un nuovo processo è consultare tutti gli interessati. Questo è davvero un esercizio di ascolto che ti aiuterà a focalizzare la mente su tutti i punti che abbiamo menzionato sinora. I tuoi dipendenti sono una ricca fonte di informazioni sulla vita reale, sui processi aziendali e sul loro funzionamento.

Chiedi ai tuoi dipendenti punti di forza e di debolezza nella gestione delle spese.

In cosa si sentono più frustrati? Cosa odiano di più? Cosa sembra una grande perdita di tempo? Coloro che si occupano di revisione delle note spese, hanno le conoscenze necessarie per generare risparmi considerevoli? O le spese vengono semplicemente registrate a memoria, perdendo le informazioni chiave?

* Parla con le principali parti interessate all’interno della tua azienda per assicurarti di scegliere un programma per la gestione delle spese che piacerà a tutti.

Utilizza i punti chiave di questo articolo come una check list nella valutazione dei programmi di gestione delle spese che stai considerando. Analizza attentamente le domande e approfondisci l’essenza e la qualità di ciascun pacchetto software di gestione delle spese.

Qualunque sia il software che sceglierai, si integrerà perfettamente con la piattaforma di controllo delle spese di Soldo, che comprende carte aziendali prepagate Mastercard®, una console di amministrazione basata sul Web e un’app per i dipendenti.

Scopri di più su soldo.com

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