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Rimborso chilometrico dipendenti: come richiederlo e come funziona

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C’è molta confusione sul funzionamento e la procedura di richiesta del rimborso chilometrico. Le informazioni reperibili a riguardo sono solitamente parziali e poco chiare, le procedure per richiederlo non sono sempre spiegate in modo comprensibile.

In aggiunta, molti non si sono mai informati su tutto ciò che c’è da sapere per poter fare richiesta, come funziona il calcolo del rimborso ed altri importanti dettagli.

Se non ti interessa fare da te puoi sempre ricorrere al tuo commercialista o ad un consulente del lavoro che compileranno il modulo di richiesta del rimborso al posto tuo.

Altrimenti, se preferisci fare da solo e risparmiare, oltre alle informazioni necessarie su come funziona la richiesta, in questo articolo troverai anche tutto ciò che devi sapere per poter calcolare il rimborso in base al numero di km percorsi grazie alle tabelle Aci.

rimborso chilometrico come richiederloI requisiti necessari per richiedere un rimborso chilometrico

Per poter fare richiesta del rimborso chilometrico per dipendenti è necessario essere un lavoratore dipendente che si trova a utilizzare la propria automobile o un’automobile presa a noleggio per effettuare trasferte lavorative.

In un recente articolo sulle trasferte di lavoro, queste sono generalmente inquadrate come viaggi, effettuati per lavoro, di natura straordinaria escludendo così i lavoratori che viaggiano quotidianamente per svolgere il proprio lavoro.

Le trasferte lavorative per definizione portano il lavoratore lontano dalla sede lavorativa indicata nel contratto di assunzione. Il rimborso può coprire sia le spese proporzionali all’utilizzo, cioè quelle che aumentano con l’aumentare dell’utilizzo, sia – previo accordo tra l’azienda e il lavoratore – le spese non proporzionali, ovvero quelle prestabilite e decise in via forfettaria.

Per poter richiedere il rimborso bisogna considerare vari fattori. Ad esempio è importante verificare il numero di cavalli del motore dell’automobile di cui ci si serve.

Una volta soddisfatti i requisiti minimi, ci sono tutta una serie di informazioni riguardo la trasferta stessa e la vettura utilizzata che possono servire a calcolare il rimborso chilometrico che ti spetta in quanto dipendente.

Tra cui:

  • Il valore dell’automobile;
  • l’usura delle componenti del mezzo;
  • l’assicurazione ed il bollo dell’auto.

Il rimborso chilometrico infatti non riguarda solo le cosiddette spese proporzionali, ossia le spese relative a benzina consumata e che deve esserti rimborsata (e di cui devi provvedere a documentare opportunamente la relativa spesa) e a costi di usura relativi al chilometraggio percorso, ma può riguardare – a seconda degli accordi stabiliti in via preventiva tra azienda e lavoratore – anche quelle spese che possono non essere così evidenti ma che il dipendente si trova a sostenere, ossia le spese non proporzionali come bollo, assicurazione e costi del parcheggio.

Certo, sono tanti i fattori da calcolare per richiedere il rimborso. Grazie alle tabelle ACI 2019 e al software relativo, di cui trovi un apposito link nel prossimo paragrafo, il processo risulta molto più semplice di quanto ci si potrebbe aspettare e può essere calcolato in modo intuitivo ed immediato da chiunque.

Le tabelle Aci 2019 per calcolare il rimborso chilometrico delle spese carburante

Come dicevamo sopra, calcolare il rimborso chilometrico è molto facile con le tabelle Aci 2019. Le tabelle Aci, che servono come riferimento per calcolare le spese sostenute dal lavoratore, vengono aggiornate due volte l’anno, e la prima dell’anno viene pubblicata alla fine dell’anno precedente.

In questo modo le tabelle Aci rimangono sempre aggiornate rispetto ai prezzi e ai consumi, consentendo di calcolare in modo preciso le spese sostenute e da rimborsare. Le tabelle Aci di quest’anno, pubblicate nel supplemento ordinario n. 57 della Gazzetta Ufficiale n. 295 il 20 dicembre, sono reperibili accedendo alla apposita pagina sul sito della Gazzetta Ufficiale.

In alternativa, per calcolare il rimborso puoi utilizzare il software messo a disposizione da Aci che è semplice, comodo e gratuito. L’unico requisito necessario per l’utilizzo è la registrazione al sito Aci in via preventiva. Per richiedere al datore di lavoro il rimborso, che può anche essere inserito in busta paga, il lavoratore deve compilare il cosiddetto “modulo rimborso chilometrico”.

rimborso chilometrico come funzionaL’aspetto fiscale dei rimborsi chilometrici: tutto ciò che c’è da sapere

Per prima cosa è bene ricordare di nuovo che ai fini fiscali è importante che il lavoratore conservi i documenti sulla base dei quali ha compilato il modulo di rimborso, come gli scontrini e le fatture relative alle spese di viaggio.

Inoltre, è importante notare che ci sono due possibili casi (più un caso speciale) che determinano il regime fiscale del rimborso chilometrico: la trasferta all’interno dei confini del comune in cui si trova l’azienda, all’esterno del comune o in base al punto di partenza del lavoratore in trasferta. Di conseguenza:

  • I rimborsi sono soggetti a tassazione nel caso in cui la trasferta sia avvenuta all’interno dei confini del comune in cui si trova la sede lavorativa: in questo caso infatti i rimborsi concorrono a formare reddito e sono quindi tassati.
  • Nel caso in cui la trasferta sia avvenuta in un comune diverso da quello in cui si trova la sede lavorativa, al contrario, i rimborsi non sono soggetti a tassazione (solo se gli stessi sono calcolati in base alle tabelle Aci più aggiornate).
  • Un terzo caso particolare riguarda le trasferte che non partono dalla sede lavorativa, ma dalla residenza del lavoratore: in questo caso, come stabilito dall’Agenzia delle Entrate in data 30 ottobre 2015, se la distanza tra l’abitazione del lavoratore e quella del luogo da raggiungere in trasferta è maggiore di quello tra la sede lavorativa e il luogo da raggiungere, “la differenza nel rimborso è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR”.
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