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Rimborso chilometrico dipendenti: come richiederlo e come funziona

Redazione Soldo 1 settimana ago
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Le regole che riguardano la procedura di richiesta del rimborso chilometrico non sono sempre spiegate in modo chiaro. Molti non si sono mai informati su tutto ciò che c’è da sapere per poter fare richiesta, come funziona il calcolo del rimborso e altri importanti dettagli. In questo articolo troverai tutte le informazioni necessarie per colmare questa eventuale  lacuna.

Se non ti interessa fare da te puoi sempre ricorrere al tuo commercialista o ad un consulente del lavoro che possono compilare il modulo di richiesta del rimborso al posto tuo, altrimenti, se preferisci fare da solo e risparmiare, oltre alle informazioni necessarie su come funziona la richiesta nel seguito troverai anche tutto ciò che devi sapere per poter calcolare il rimborso in base al numero di km percorsi grazie alle comode tabelle Aci.

I requisiti per fare richiesta del rimborso chilometrico per dipendenti

Per poter fare richiesta del rimborso chilometrico per dipendenti bisogna essere un lavoratore dipendente che si trova a utilizzare la propria automobile o un’automobile a noleggio per effettuare trasferte lavorative.

Come abbiamo approfondito in un recente articolo sulle trasferte di lavoro, abbiamo chiarito che queste sono definite come viaggi effettuati per lavoro di natura straordinaria, che portano il lavoratore lontano dalla sede lavorativa come specificata nel contratto di assunzione. Il rimborso può coprire sia le spese proporzionali all’utilizzo, cioè quelle che aumentano con l’aumentare dell’utilizzo, sia – previo accordo tra l’azienda e il lavoratore – le spese non proporzionali.

Per poter richiedere il rimborso bisogna assicurarsi che la propria vettura non superi i 17 cavalli fiscali se il motore è a benzina, se invece il motore funziona a diesel il massimo di cavalli fiscali arriva fino a 20. Una volta soddisfatti questi requisiti minimi, ci sono tutta una serie di informazIoni riguardo la trasferta stessa e riguardo la vettura utilizzata che possono servire a calcolare il rimborso chilometrico che ti spetta in quanto dipendente.

Tra questi dati troviamo:

  • Il valore dell’automobile;
  • l’usura delle gomme e delle parti meccaniche;
  • l’assicurazione e il bollo

Il rimborso chilometrico infatti non riguarda solo le cosiddette spese proporzionali, ossia le spese relative a benzina consumata e che deve esserti rimborsata (e di cui devi provvedere a documentare opportunamente la relativa spesa), ma può riguardare – a seconda degli accordi stabiliti in via preventiva tra azienda e lavoratore – anche tutta una serie di spese che possono non essere così evidenti, ma che il lavoratore dipendente si trova a sostenere, ossia le spese non proporzionali, come bollo, assicurazione e costi del parcheggio.

Certo, sono tanti i fattori da calcolare per richiedere il rimborso, ma grazie alle tabelle ACI 2019 e al software relativo, di cui trovi un apposito link nel prossimo paragrafo, tutto il processo risulta molto più semplice di quanto ci si potrebbe aspettare.

Come utilizzare le tabelle Aci 2019 per calcolare il rimborso chilometrico della spesa carburante

Come dicevamo sopra, calcolare il rimborso chilometrico è estremamente facile grazie alle tabelle Aci 2019. Le tabelle Aci, che servono come riferimento per calcolare le spese sostenute dal lavoratore, sono aggiornate due volte l’anno, e la prima dell’anno viene pubblicata entro il 31 dicembre dell’anno precedente.

In questo modo le tabelle Aci rimangono sempre aggiornate rispetto ai prezzi e ai consumi, consentendoti di calcolare in modo preciso le spese che hai sostenuto e che ti devono essere rimborsate. Le tabelle Aci di quest’anno, pubblicate nel supplemento ordinario n. 57 della Gazzetta Ufficiale n. 295 il 20 dicembre, sono reperibili accedendo alla apposita pagina sul sito della Gazzetta Ufficiale.

In alternativa, puoi utilizzare il software messo a disposizione da Aci per il quale però richiede in via preventiva che si effettui la registrazione al sito Aci. Per richiedere effettivamente il rimborso al tuo datore di lavoro che può anche essere inserito in busta paga, il lavoratore deve compilare il cosiddetto “modulo rimborso chilometrico”.

La tassazione sui rimborsi chilometrici: tutto ciò che c’è da sapere

Per prima cosa è bene ricordare di nuovo che a fini fiscali è importante che il lavoratore conservi i documenti sulla base dei quali ha compilato il modulo di rimborso. Inoltre, è importante notare che ci sono due possibili casi (più un caso speciale) che determinano il regime fiscale del rimborso chilometrico:

  • I rimborsi sono soggetti a tassazione nel caso in cui la trasferta sia avvenuta all’interno dei confini del comune in cui si trova la sede lavorativa, in questo caso infatti i rimborsi concorrono a formare reddito e sono quindi tassati.
  • Nel caso in cui la trasferta sia avvenuta in un comune diverso da quello in cui si trova la sede lavorativa, al contrario, i rimborsi non sono soggetti a tassazione, solo se gli stessi siano calcolati in base alle tabelle Aci più aggiornate.
  • Un terzo caso particolare riguarda le trasferte che non partono dalla sede lavorativa, ma dalla residenza del lavoratore: in questo caso, come stabilito da un relativo parere dell’Agenzia delle Entrate, emesso in data 30 ottobre 2015, se la distanza tra l’abitazione del lavoratore e quella del luogo da raggiungere in trasferta è maggiore di quello tra la sede lavorativa e il luogo da raggiungere, “la differenza nel rimborso è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR”.

 

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