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Cosa fare per ricevere la e-fattura del carburante senza complicazioni

Stefano Failla 1 mese ago
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In varie occasioni, anche su questo blog, mi sono occupato degli aspetti normativi e fiscali relativi agli acquisti di carburante con pagamento tracciato e fattura elettronica. Ed ora che la scadenza si avvicina, considerando la grande quantità di informazioni disponibili sui vari media, sono portato a pensare che sia tutto chiaro anche dal punto di vista pratico ed operativo.

Ma un recente articolo del Sole 24 Ore mi ha fatto sorgere qualche perplessità sul fatto che le soluzioni prospettate dall’autorevole testata siano del tutto comprese dalla maggior parte di coloro che faranno rifornimento in un veicolo aziendale a partire dal 1° gennaio prossimo. Vediamo allora cosa si deve fare per gestire gli acquisti di carburante quando hai una partita IVA, tua personale o della tua azienda.

Per iniziare diciamo che la regola generale prevede che la fattura debba essere richiesta al commerciante non oltre il momento di effettuazione dell’operazione. Questo accade se vado dal ferramenta a comprare del materiale per la ditta o se vado dal benzinaio ad acquistare il carburante per l’auto aziendale. Quindi è sufficiente dire al fornitore (il benzinaio nel nostro caso) che serve la fattura e lui è obbligato ad emetterla.

Primo aspetto: il gestore del distributore di carburante è OBBLIGATO ad emettere fattura se richiesta.

Ma dal 2019 il benzinaio non potrà compilare manualmente un blocchetto cartaceo o stampare la fattura dal PC che ha in cassa. Il benzinaio dovrà “annotare” i dati anagrafici del cliente (che comunque avrebbe dovuto scrivere) assieme all’indirizzo dove spedire la fattura. Niente di difficile. Questo indirizzo non è un luogo fisico, ovviamente, ma una destinazione elettronica. E può essere un codice di 7 cifre o un indirizzo PEC (che è la posta elettronica certificata in uso in Italia).

Secondo aspetto: dobbiamo comunicare al benzinaio i DATI FATTURA (ragione sociale ditta, indirizzo e partita IVA) ed il CODICE DESTINATARIO (un numero a 7 cifre o un casella PEC).

A parte la novità relativa a comunicare il codice destinatario, non cambia niente rispetto ad una normale richiesta di fattura che già oggi facciamo quando andiamo al ristorante durante una trasferta di lavoro o quando andiamo a comprare da un commerciante al dettaglio del materiale per l’azienda.

E se non ci ricordiamo queste informazioni, basterebbe farle stampare sui biglietti da visita. Ma oggigiorno chi li usa ancora ? Noi abbiamo tutto sui nostri smartphone. E proprio per questo l’Agenzia delle Entrate ha messo a punto un particolare codice bidimensionale, che si chiama QR Code, in cui ci sono tutti i dati per la fattura ed il codice destinatario da comunicare al fornitore. Questo QR Code può essere letto dal benzinaio con una “pistola” collegata al suo computer e può quindi essere mostrato direttamente da smartphone o anche stampato e presentato alla cassa. Ma se il benzinaio non fosse attrezzato con un lettore elettronico, c’è anche la versione di testo del QR Code. Proprio come se fosse un vecchio biglietto da visita, può essere letto da benzinaio e trascritto manualmente.

A questo punto il benzinaio deve (perché è un obbligo) emettere una fattura in formato elettronico, e per farlo ha tempo sino alle h: 24:00 del giorno di effettuazione dell’operazione. Questa regola non è cambiata con la fattura elettronica,perché è sempre stato così anche per le fatture cartacee. Ma in genere le fatture cartacee venivano stampate al momento dell’acquisto e consegnate al cliente. Con la fattura elettronica, se anche il commerciante o il benzinaio emettesse subito il documento (cosa del tutto possibile nello stesso modo in cui è sempre stato fatto …) accade che potrebbe consegnare al cliente una copia di cortesia della fattura, non ufficiale e non valida fiscalmente. Perché la fattura vera e propria deve essere inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio – il postino centrale dell’Agenzia delle Entrate – che la controlla, ne memorizza i dati, gli attribuisce un numero identificativo e la inoltra al cliente.

Quindi dopo avere chiesto la fattura e fornito i dati fiscali che abbiamo visto, otterremo un documento non fiscale che attesta l’acquisto. E la tanto temuta operazione di acquisto carburante nell’era della fatturazione elettronica finisce qui… Naturalmente dobbiamo avere pagato il rifornimento, come richiede la legge dal 1° luglio scorso, con un mezzo di pagamento tracciato, come può essere la carta prepagata Soldo.

Terzo aspetto: paghiamo sempre il rifornimento con un MEZZO DI PAGAMENTO TRACCIATO

Ai fini amministrativi abbiamo fatto tutto correttamente, creando i presupposti perché venga inviata in azienda una fattura elettronica che dovrà essere abbinata ad un pagamento tracciato e ad una targa.

A me continua a sembrare una cosa semplice. Ma, come dicevo in apertura, mi è sorto il dubbio che alcuni benzinai possano “invitare” i loro clienti a seguire indicazioni diverse, chiedendo magari di utilizzare nuove app mobile o carte di pagamento convenzionate. Niente di male, per carità ! L’importante è sapere che non si è obbligati ad adottare queste soluzioni, proposte in genere per ragioni commerciali o organizzative.

Ma vediamo a grandi linee quali sono queste soluzioni alternative che in molti casi ci verranno proposte.

Il primo caso è quello in cui il benzinaio che appartiene ad una rete invita il cliente ad utilizzare una carta di pagamento emessa dalla compagnia petrolifera che provvederà ad emettere una fattura elettronica a fine mese per tutti i rifornimento effettuati. Innanzitutto va detto che si tratta di sottoscrivere un “contratto di netting” ovvero un contratto stipulato direttamente con la compagnia petrolifera che gestisce la rete di distributori di cui l’impianto fa parte. Attenzione, perché dobbiamo ovviamente essere i rappresentanti legali dell’azienda per potere sottoscrivere un simile contratto e dobbiamo fornire un conto corrente bancario o una carta di credito aziendale su cui la compagnia petrolifera effettuerà gli addebiti mensili.

Una volta in possesso della fuel card intestata alla targa dell’autovettura, ad ogni rifornimento che faremo dobbiamo sapere che staremo comprando il carburante dalla compagnia petrolifera e non dal gestore dell’impianto. Per questo il benzinaio non dovrà raccogliere i nostri dati per fare la fattura elettronica e noi non dovremo pagare subito il rifornimento.Ottimo, se non fosse che per fare liberamente rifornimento su tutto il territorio nazionale (scegliendo anche il prezzo più basso …) dovremmo avere in portafoglio tante “fuel card” quante sono le reti di distributori in Italia (per non dire delle “pompe bianche” che sarebbero escluse da questi circuiti).

Il secondo caso è quello in cui il benzinaio propone di scaricare un app mobile che dovremmo usare per memorizzare i nostri dati di fatturazione ed inserire di volta in volta i dati dei rifornimenti da fatturare.

Il panorama di queste app per smartphone è difficile da tracciare ma sul mercato possiamo trovare sia app di diretta emanazione di primarie compagnie petrolifere che app di giovani start-up o di aziende di settore che gestiscono gli impianti di distribuzione carburanti. In tutti i casi viene fatta leva sulla facilità d’uso dello strumento ed alcune volte sulla possibilità di richiedere la e-fattura anche da self-service. Ciò che accomuna queste app mobile è la necessità di collegare una carta di pagamento su cui verrà addebitato l’acquisto.

Come per le fuel card, il principale deterrente dall’uso delle app mobile è la numerosità delle soluzioni di cui dovremo disporre per avere una discreta copertura territoriale. Ma a parte questo poco cambia rispetto alla comunicazione verbale o tramite QR Code dei dati di fatturazione al gestore dell’impianto.

Ciò che per tutte le aziende è davvero importante, se non si vuole incorrere in onerose perdite di tempo in attività amministrative di ricerca e abbinamento delle fatture con le targhe e con i pagamenti, è che tutte le e-fatture vengano trasmesse utilizzando un canale telematico che le identifica come acquisti di carburante e che tutti i pagamenti vengano effettuati utilizzando un solo mezzo di pagamento aziendale.

In conclusione, non facciamoci fuorviare dalle proposte di utilizzo di varie app mobile o fuel card. I gestori degli impianti di distribuzione dei carburanti sono obbligati ad emettere fattura se richiesta dal cliente. Per farlo è sufficiente comunicare i dati fiscali aziendali ed un indirizzo telematico di invio della e-fattura. Se il gestore ci invita ad usare particolari strumenti è nostro diritto non aderire alla proposta ed ottenere in ogni caso l’emissione della fattura elettronica. Ma anche nel caso in cui volessimo usare della app specifiche, ciò che conta è indirizzare la fattura sull’indirizzo PEC o sul codice destinatario corretti ed effettuare sempre il pagamento con un unico strumento di pagamento che raccoglierà tutte le transazioni, in modo da potere fornire agevolmente la prova, in sede di verifica da parte dell’Amministrazione Finanziaria, che tutti gli acquisti di carburante per autotrazione sono avvenuti utilizzando mezzi di pagamento tracciati.

Anche se come utilizzatori finali non dobbiamo forse sapere cosa accade dopo avere fatto il rifornimento, come azienda dobbiamo fare in modo che la raccolta delle fatture elettroniche relative ai carburanti sia di facile attuazione per permettere all’amministrazione contabile di individuare sempre la targa del veicolo e lo strumento di pagamento (meglio sarebbe la singola transazione) che è stato utilizzato.

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