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Rendicontazione spese: quanto tempo perde la tua azienda?

Redazione Soldo 5 mesi ago
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Ci sono moltissime ragioni che portano la tua azienda a sprecare, ogni mese, ore e ore di tempo. Oltre a emergenze e imprevisti del caso, spesso è proprio un’organizzazione inadeguata delle attività ordinarie a provocare danni e perdite di tempo all’azienda. Grazie al sondaggio commissionato da Soldo all’Istituto Piepoli, sappiamo anche a quanto ammonta il tempo perso:

In generale le aziende impiegano più di 2 ore mensili per il controllo delle spese aziendali. Per il 10% delle aziende intervistate questo avviene impiegando fino a 4 ore. Un 5% arriva a investire mensilmente in questa attività più di una giornata lavorativa.

Pensa al carico di lavoro che ogni giorno l’amministrazione si trova ad affrontare: pagamenti di spese aziendali, riconciliazione di ricevute e fatture, rimborsi spese ai dipendenti… e molto altro.

Un insieme di operazioni tanto complesse quanto delicate: il costante controllo del flusso di denaro richiede meticolosità. Nello svolgere queste operazioni però, capita che l’addetto ad amministrazione e contabilità incorra in problematiche di varia natura che rischiano di complicare ulteriormente la gestione delle spese aziendali.

Un esempio concreto consiste nella difficoltà di riconciliazione ricevute, fatture e scontrini. I problemi che riguardano la contabilizzazione delle spese di dipendenti e collaboratori possono essere di vario genere. Basta considerare cosa deve fare chi si occupa di rendicontazione:

  1. Ricevere fatture e note spese da parte di tutti i dipendenti o collaboratori che hanno effettuato una spesa legata allo svolgimento del proprio lavoro (trasferte, acquisto di materiali, ecc.);
  2. Risalire al motivo della spesa per poterne verificare la validità e procedere così con il rimborso.

Tutto apparentemente lineare, ma come comportarsi quando ci si trova ad avere davanti scontrini sbiaditi? Cosa fare quando il dipendente non riesce a motivare una spesa sostenuta, magari perché l’attività commerciale dove ha effettuato un acquisto legittimo presenta sulla fattura una ragione sociale differente?

Problematiche di questo tipo capitano tutti i giorni all’interno di molte aziende, e rischiano di generare incomprensioni e perdite di tempo tra i vari reparti.

Purtroppo in Italia il dipendente o collaboratore ha diritto al rimborso solo se presenta i documenti cartacei che attestano la spesa effettuata (a differenza di altri stati come il Regno Unito, dove basta semplicemente una foto della ricevuta).

Il richiedente rimborso non ha dunque possibilità di esimersi dal presentare le documentazioni idonee a tale scopo. Egli potrebbe dunque scegliere di fotografare lo scontrino (o la fattura) e annotarsi il motivo che lo ha portato ad effettuare la spesa, per poi inviare questi dati all’amministrazione.

Ma senza un sistema a supporto di questa attività i problemi diminuirebbero veramente?

Ecco perché molte aziende hanno deciso di integrare piattaforme per la gestione delle spese aziendali in grado di tenere traccia di tutte le transazioni (con relative foto, appunti e note), semplificando la contabilizzazione delle spese e le operazioni del reparto amministrativo.

Soldo, la soluzione ideale per la rendicontazione delle spese aziendali

Vuoi davvero semplificare le operazioni di rendicontazione? Soldo è un conto spese online che ti permette di tenere traccia, in tempo reale, di tutti i pagamenti dei dipendenti dell’azienda. Chiunque sia dotato di una carta prepagata Soldo avrà infatti la possibilità di acquistare un prodotto o servizio e caricare immediatamente la ricevuta accompagnata da tag ed eventuali annotazioni che chiariscano la natura del pagamento.

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