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7 consigli per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività aziendale

Soldo Team 8 mesi ago
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Che lavoriate nell’amministrazione di una PMI, siate dipendenti che compiono frequenti trasferte o siate responsabili del personale, di sicuro vi sarete spesso scontrati con note spese, acquisti, pagamenti, anticipi e rimborsi. I processi aziendali relativi alla gestione delle spese e l’organizzazione del lavoro possono portare con sé ritardi che si ripercuotono inevitabilmente sulla gestione del tempo.

Dopotutto, come diceva Francesco Bacone già nel 1597, “il tempo è denaro” e perderlo in dispersivi flussi aziendali, invece che aumentare la produttività, genera l’effetto contrario, e questo non fa bene al business.

Una fotografia della gestione del tempo e delle spese aziendali

Una delle attività che influisce maggiormente sull’organizzazione del tempo nelle PMI è la gestione dei pagamenti aziendali. Per indagare questo fenomeno Istituto Piepoli ha condotto uno studio indipendente, prendendo a campione 300 responsabili finanziari di PMI italiane e 100 dipendenti.

Da questo studio sono emersi dati abbastanza sconcertanti:

  • Le PMI italiane impiegano oltre 2 ore per acquistare quello che serve all’azienda (ad esempio forniture da ufficio, software, pubblicità ecc.)
  • Ogni mese un dipendente di PMI in Italia impiega in media più di 3 ore per la compilazione delle note spese (spese di viaggio, articoli acquistati per l’azienda, ecc). Addirittura il 15% del campione impiega tra le 4 e le 6 ore.

Questo tempo è correttamente utilizzato? Non si potrebbe forse avere un’organizzazione del lavoro in azienda che sia orientata a ridurre tali sprechi di tempo e di denaro?

Lo scenario che emerge evidenzia l’importanza per le PMI italiane di implementare nuove tecnologie per ridurre la quantità di tempo attualmente riservata alla gestione delle spese, con un enorme potenziale in termini di semplificazione di processi che attualmente portano a una cattiva gestione del tempo e della produttività aziendale.

Responsabili finanziari e gestione del tempo: quando le spese aziendali rallentano la produttività

Analizzando la questione da vicino, si scopre che il problema dell’ organizzazione del tempo colpisce le PMI a tutti i livelli. Qualche numero aiuterà a capire meglio l’entità del problema.

  • Il 53,4% dei responsabili finanziari impiega circa un’ora per acquistare qualcosa per conto della propria attività.
  • Il 10% delle aziende di medie dimensioni impiega tra le 2 e le 4 ore ogni volta che è necessario effettuare una spesa.
  • Un altro 10% utilizza più di 8 ore per gli acquisti aziendali.

Focalizzando l’attenzione sui settori in cui operano le aziende prese in considerazione, risulta che quelli in cui la gestione di acquisti aziendali pesa di più, in termini di tempo, al personale finanziario sono:

  • Le costruzioni, in cui si impiegano in media quasi tre ore,
  • il noleggio, le agenzie di viaggio, i servizi di supporto alle imprese con una media di 159 min
  • il commercio con 154 min
  • il trasporto e magazzinaggio in cui si impiegano 143 min

Ma non solo! Il 16% dei responsabili finanziari di società di noleggio, come il 22% di quelli di agenzie di viaggio e il 20% di servizi, riferiscono di necessitare addirittura di più di una giornata lavorativa per le spese aziendali.

Il nesso tra organizzazione del tempo e produttività aziendale è davvero inscindibile e non solo in fase di acquisto. Perdite significative di tempo si verificano, infatti, anche in fase di controllo delle spese. Le PMI impiegano in media 137 minuti al mese per questo processo che arriva addirittura a impiegare 8 ore per il 5% del panel.

Automatizzazione dei processi, controllo in tempo reale e trasparenza sono gli aspetti indispensabili su cui lavorare per una migliore gestione del tempo e della produttività aziendale, per il 40% delle PMI.

Dipendenti e produttività: il problema delle note spese

 

 

I dipendenti che fanno trasferte, hanno buoni carburante, auto aziendali o semplicemente un rimborso chilometrico o un pranzo con un cliente, devono compilare la nota spese.

Per fare questo sottraggono parecchio tempo alle loro specifiche mansioni, soprattutto perché nella maggior parte delle PMI italiane esistono ancora sistemi basati sulla raccolta di scontrini, moduli cartacei e fotocopie.

Non c’è da stupirsi, quindi se per gli intervistati le note spese sono viste come tempo sprecato e fonte di stress. Ma qual è l’impatto sulla gestione del tempo?

  • il 55.4% dedica fino a 2 ore al mese per la compilazione di note spese
  • Il 19,2% tra le 2 e le 4 ore
  • Il 9,2% impiega una giornata lavorativa.

Facendo qualche calcolo si arriva ad affermare che il tempo medio investito da un dipendente italiano in un’attività che si potrebbe facilmente delegare alla tecnologia è di oltre 3 ore ogni mese.

Una situazione che viene percepita come fonte di frustrazione nella maggior parte dei lavoratori italiani delle PMI e costituisce una perdita di tempo e produttività per l’azienda.

Il 67% infatti vorrebbe che la propria azienda mettesse a disposizione strumenti innovativi per la gestione di pagamenti e note spese, per far risparmiare tempo e denaro ad entrambi, poiché non sopporta gli sprechi. Il 60% dichiara che userebbe il tempo risparmiato grazie alla tecnologia per aumentare la propria produttività al lavoro.

Strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese: la tecnologia migliora l’organizzazione del tempo

Allo stato attuale sembra che effettuare una spesa per conto della propria azienda produca lavoro extra per il personale e generi un ritardo nei flussi aziendali nonché un’inutile perdita di tempo. Non dovrebbe, invece, costituire un’operazione rapida e automatica, che non disperda tempo ed energie?  

Quando si tratta della quantità di tempo necessario per effettuare un acquisto aziendale i risultati mostrano delle reali criticità, che possono però essere il punto di partenza per nuovi scenari.

Come si pongono responsabili finanziari e dipendenti di fronte all’utilizzo di strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese?  Il ricorso a nuove tecnologie è accolto in modo positivo soprattutto per le possibilità che si configurano, quali:

    • Riduzione di sprechi e di tempo (67%)
    • Miglioramento della produttività (60%)
    • Riduzione di una fonte di stress (52%)
    • Maggiore positività nei confronti del le trasferte (51%)

Un ulteriore elemento di riflessione è fornito dall’81% dei responsabili finanziari intervistati, che dichiara di non essere disposto ad allocare in modo sbagliato le spese, con un conseguente lavoro di tracciamento e reportistica che può richiedere molto tempo, se gestito manualmente.

Come migliorare la gestione del tempo e la produttività aziendale: 7 consigli

Dopo l’analisi dello scenario aziendale e dell’organizzazione del tempo è il momento di parlare di soluzioni concrete. Ecco i 7 consigli per migliorare la gestione del tempo e la produttività aziendale.

1. Risparmia ore di tempo spese nella rendicontazione:

L’amministrazione si trova ad avere un enorme carico di fatture, scontrini e note spese da parte dei dipendenti che fanno perdere ore in rendicontazione.

Qual è la soluzione? Soldo, il sistema di carte prepagate, permette all’azienda di gestire le spese e i flussi di denaro in modo efficiente.

2. Semplifica la gestione dei rimborsi spese ai dipendenti

Le anticipazioni di denaro da parte dei dipendenti rendono difficile la rendicontazione delle spese sostenute e spesso l’amministrazione ha difficoltà a risalire alla natura della spesa effettuata per poterne verificare la validità e procedere con il rimborso spese.

Qual è la soluzione? Soldo, attraverso la sua dashboard fornisce automaticamente e in tempo reale all’amministrazione i dettagli sulle spese dei dipendenti (annotazioni e foto di scontrini/ricevute).

3. Permetti ai dipendenti di effettuare i pagamenti aziendali, tenendo tutto sotto controllo

I dipendenti più o meno spesso anticipano il denaro per le proprie spese aziendali oppure devono attendere l’approvazione di una spesa prima di poterla effettuare.

Qual è la soluzione? Soldo rende possibile farsi spedire una carta prepagata apposita per effettuare le spese aziendali in modo semplice ed immediato.

4. Permetti ai dipendenti di effettuare i pagamenti online

Spesso nelle PMI esiste una sola carta di credito aziendale ed è in mano all’amministratore delegato, per cui, per effettuare un pagamento online si perde molto tempo.

Qual è la soluzione? Con Soldo è possibile usufruire di carte prepagate individuali che permettono autonomia, flessibilità e conseguente risparmio di tempo. Il dipendente che ne è in possesso sarà in grado di fare acquisti su e-commerce (come Amazon o eBay) e campagne pubblicitarie online (es. su Facebook e Google AdWords).

5. Tieni traccia di ricevute e scontrini delle spese effettuate dai dipendenti in modo semplice

L’anticipo di cassa rende difficile la rendicontazione delle spese sostenute e l’amministrazione si trova a sostenere un grande carico di scontrini e note spese, creando problemi nella gestione del tempo e ritardi nei flussi aziendali.

Qual è la soluzione? Soldo fornisce automaticamente ed in tempo reale i dettagli relativi alle spese dei dipendenti (annotazioni e foto di scontrini/ricevute).

6. Traccia / monitora / controlla in tempo reale le spese dei tuoi dipendenti

Il dipendente in possesso del denaro o della carta aziendale li può usare per spese non strettamente aziendali e questo non è monitorabile nell’immediato.

Qual è la soluzione? Con Soldo si possono controllare in tempo reale le spese di ogni dipendente comodamente dall’app per la contabilità.

7. Trasferisci / invia denaro ai dipendenti gratis e in tempo reale, ovunque si trovino

L’anticipo di cassa fornito dall’azienda può non bastare ed è un potenziale rischio per l’azienda in quanto difficile da tracciare. Le carte di credito aziendali, inoltre, non permettono il trasferimento di denaro immediato.

Qual è la soluzione? Con Soldo è possibile trasferire quantità di denaro sulla carta prepagata di un dipendente nel giro di qualche secondo.

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