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Gestione spese per aziende di home care: Medigas & Soldo Business

Silvia Icardi 2 anni ago
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Assago, periferia sud-ovest di Milano. Distretto industriale: strade anonime, una uguale all’altra. In questo contesto, qua come altrove in Italia, fioriscono le piccole e medie imprese che contribuiscono in larghissima misura alla formazione del PIL nazionale. Il tessuto più fertile dell’economia del nostro Paese.

Siamo qui per intervistare Giancarlo Fontana, direttore generale Medigas Italia, società di home-care che fornisce sul mercato italiano gas medicali ed apparecchiature – principalmente ossigeno e apparecchiature elettromedicali – e per fare il punto insieme al responsabile dell’amministrazione, il ragioniere Alessandro Carlini, sull’utilizzo di Soldo Business, testato su una quindicina di dipendenti dagli inizi di gennaio.

Come si struttura Medigas Italia?

G.F.: L’azienda nasce nel 1996 per iniziativa del gruppo chimico SIAD-Rivoira che, insieme alla compartecipata statunitense Praxair, produce gas industriali. Medigas è specializzata nel settore dell’assistenza sanitaria domiciliare ed è presente in tutta Italia con una trentina di sedi, là dove si trovano gli stabilimenti SIAD-Rivoira. Il Centro Italia è coperto da una società controllata, la Magaldi Life.

In cosa consiste esattamente la vostra attività?

G.F.: L’aumento dell’età della popolazione ha portato alla crescita del settore dell’home-care che consiste nella deospedalizzazione di pazienti con patologie croniche respiratorie che vengono curati a domicilio. A queste persone, Medigas ha a suo carico 30 mila pazienti, forniamo ossigeno in forma gassosa o liquida o apparecchiature elettromedicali, per conto delle Strutture Sanitarie Locali (ASL). Nostra è l’attrezzatura (contenitori criogenici dell’ossigeno e/o ventilatori polmonari) e la rispettiva manutenzione. Assicurarne la piena funzionalità e garantire la fornitura d’ossigeno in base al fabbisogno dell’assistito è questione di grande responsabilità perché non va dimenticato che in alcuni casi si tratta di macchinari e prodotti medicinali vitali per il paziente (l’ossigeno è un farmaco salva-vita). Per questo motivo garantiamo anche interventi in emergenza 24 ore su 24 su tutto il territorio nazionale in tutti i giorni dell’anno, tramite un NUMERO VERDE.

Quanti sono i dipendenti di Medigas?

G.F.: Novantacinque. Sul campo operano i commerciali, i tecnici e i middle management responsabili delle linee sul territorio. In più ci appoggiamo a enti terzi per il personale con maggiore specializzazione in campo medico come terapisti, psicologi, infermieri e appunto medici nell’area dell’A.D.I. (Assistenza Domiciliare Integrata) espletata a favore dei pazienti.

Ragionier Carlini, a chi avete intestato la carta prepagata Soldo Business?

A.C.: Per ora la carta business è in prova su una quindicina di tecnici della nostra sede di Milano ma in futuro le persone coinvolte saranno una sessantina. L’utilizzo di Soldo è riservato principalmente al vitto durante le trasferte. Abbiamo una struttura molto centralizzata: i macchinari e i pezzi di ricambio arrivano direttamente dai nostri magazzini e non accade mai di doverli acquistare all’esterno.

Per chi non utilizza Soldo Business qual è la prassi per le spese?

A.C.: I dipendenti usano il fondo spese a loro assegnato e hanno diritto a un rimborso a piè di lista. Con l’introduzione di Soldo vorremmo che il contante andasse via via scomparendo ma l’uso della carta è molto diverso da regione a regione e da zona a zona del Paese: se a Milano è accettata in quasi tutti gli esercizi commerciali non è così nella valle sperduta in Val Camonica.

La rendicontazione ha tratto vantaggio dall’uso di Soldo Business?

A.C.: Per ora operiamo su due strade parallele e in qualche modo il lavoro è doppio per chi usa sia Soldo sia il fondo cassa. Un domani però ci piacerebbe sostituire ogni pratica amministrativa con Soldo che ci permette di avere un’immediata visione di ciò che accade e ci evita di fare la spunta dei singoli scontrini. Con SB infatti si possono allegare a ogni spesa tag, foto degli scontrini e delle fatture, note personali.

Altri vantaggi?

A.C.: Da amministratore generale controllo il portafoglio centralizzato e posso attribuire delle soglie di spesa obbligando i dipendenti a lavorare sui propri budget e a essere più consapevoli delle loro spese.

Avete da darci dei suggerimenti per migliorare il nostro servizio?

G.F.: Per fare un ulteriore salto di qualità sarebbe bello che Soldo riuscisse a ‘dialogare’ con il sistema legato alle presenze per il conteggio delle note spese – ogni azienda ne ha uno. Dunque o Soldo diventa qualcosa di più – sviluppando un software che vada oltre alle sue funzioni attuali – oppure potrebbe offrire degli strumenti di esportazione, anche allo scopo di generare l’automatica registrazione contabile nel sistema informativo aziendale.

(Aggiornamento: Oggi Soldo offre esportazione dei report in tutti i formati più comuni -inclusi xls, ofx e pdf, oltre che un’integrazione avanzata col programma di gestione delle spese di trasferta ZTravel di Zucchetti, N.d.R.).

A.C.: Aggiungo che sarebbe interessante pensare a un ‘alert’ per quando si presentano situazioni di emergenza tipo un pranzo con clienti che non era stato previsto. Il dipendente oggi deve chiedere l’ok della spesa non preventivata al suo diretto responsabile il quale poi deve interpellare me (per verificare l’effettiva disponibilità della singola carta). Un ‘alert’ potrebbe arrivare direttamente all’amministratore generale saltando i passaggi intermedi, risparmiando tempo.