LOADING

Type to search

Spese aziendali operative: come gestirle in modo efficiente

Silvia Icardi 1 mese ago
Share

Tipicamente esistono tre circostanze in cui le aziende hanno la necessità che i loro dipendenti e collaboratori spendano i fondi aziendali in maniera indipendente ma controllata.

La più comune è sicuramente quella relativa alle spese di trasferta come pasti, alloggio e carburante. La seconda, sempre più frequente, è legata agli acquisti online (pubblicità, software SaaS, e-commerce b-to-b). Infine, la terza è quella delle cosiddette spese aziendali operative, ovvero quegli acquisti necessari per specifiche attività svolte, spesso sul campo, da dipendenti o appaltatori.

In questo breve post cercheremo di fare chiarezza su quest’ultima categoria, offrendo alcuni spunti per consentirne una gestione più efficiente ed efficace.

Spese aziendali: importanza di una gestione efficiente

Che si tratti di manutenzione non programmata di edifici da parte di una società immobiliare, o di costi relativi alla produzione di video, programmi tv, sfilate, le spese aziendali operative sono tipicamente urgenti e di piccola entità (anche se effettuate su larga scala). Solo in circostanze particolari possono essere molto costose, ma si tratta di un’eccezione alla regola.

A causa della grande varietà di questa tipologia di spese, praticamente ogni azienda si ritrova ad affrontare questo problema. Tuttavia, sono più comuni in alcuni settori tra cui quello delle utilities, della gestione della proprietà immobiliari, delle costruzioni, della produzione media, della produzione di macchinari industriali, della moda e di enti di no profit.

Il problema relativo ai pagamenti

Il pagamento per questo tipo di spese può avvenire secondo modalità diverse, tuttavia nessuna delle alternative attualmente disponibili sembra essere adeguata ai processi e alle necessità aziendali di oggi.

Rimborso delle spese aziendali

Tipicamente ,gestire le spese aziendali operative attraverso i rimborsi – come nel caso dei costi di trasferta – non è una soluzione ottimale. Siccome queste spese possono raggiungere mensilmente valori elevati, chiedere ai dipendenti di pagare in anticipo non è propriamente una procedura molto corretta nei loro confronti.

L’uso di carte di credito personali presenta inoltre vincoli specifici, per esempio quelli legati ai limiti di credito che possono essere spesso insufficienti a coprire la spesa totale mensile.

Dal canto loro, le carte di credito aziendali sono poco diffuse tra i dipendenti coinvolti in queste attività e in ogni caso richiederebbero massimali elevati, esponendo l’azienda al rischio di spese eccessive e a possibili frodi.

Carte prepagate tradizionali

In alternativa, molte aziende utilizzano carte prepagate tradizionali su cui depositano importi a copertura delle spese richieste. Questa soluzione però richiede un costante lavoro di verifica del saldo e di trasferimento di fondi dal conto bancario alla carta se non si vogliono caricare valori eccessivi sulle carte, fondi che poi spesso rimangono inutilizzati per periodi prolungati.

Inoltre, non vi è alcun ulteriore controllo sulle spese non necessarie e alcune carte aggiungono commissioni elevate per depositi, transazioni, commissioni sulle spese in altra valuta e prelievi.

Contanti e anticipi

La situazione più comune per la gestione di queste spese è l’anticipo, che si presenta in due forme: contanti o bonifico bancario su un conto dei dipendenti. Entrambi espongono l’azienda ad un rischio di spese eccessive causato dal limitato controllo. I complessi processi manuali che sono dietro a questa alternativa appesantiscono il lavoro dell’amministrazione.

Inoltre, può risultare difficile trasferire tempestivamente fondi a dipendenti in caso di urgenze, specialmente per i dipendenti che lavorano nei fine settimana. I tempi di risposta lenti possono causare problemi di produttività e gli impiegati perdono tempo prezioso.

Fortunatamente esiste un modo migliore.

Una soluzione semplice per le spese aziendali

In un mondo ideale:

  • il dipendente ha accesso alla giusta quantità di risorse,
  • è semplice distribuire e riallocare in tempo reale le risorse per ottimizzare la gestione della cassa,
  • è possibile effettuare controlli preventivi per impedire spese eccessive e non giustificate
  • deve essere semplice gestire queste spese sia per i dipendenti che per l’amministrazione, ad esempio con un apposito programma di gestione delle spese

Spendi in modo più intelligente

Insomma, le aziende hanno bisogno di un conto spese che razionalizzi l’intero ciclo di spesa aziendale dall’uscita alla riconciliazione. Ciò che è necessario è un account che sia:

  • multiutente, per potere abilitare in modo flessibile e controllato alla spesa tutte le persone, dipendenti o collaboratori che abbiano necessità di effettuare questi acquisti legati ad attività operativa
  • che consenta di trasferire i fondi tra conto principale e carte in modo semplice, bidirezionale, in tempo reale e senza costi per gestire in modo efficiente la cassa
  • che permetta di avere visibilità su queste transazioni in ogni momento per massimizzare sicurezza e controllo

che offra la capacità di categorizzare le transazioni, per creare report ricchi per supportare analisi avanzate, e per trasferire facilmente i dati al software di contabilità.

Per gestire le spese operative in sintesi le aziende hanno bisogno di una piattaforma che sia progettata si dall’inizio per rispondere alle necessità di questo tipo di spese e che non sia semplicemente un tentativo di adattare processi esistenti ma chiaramente insufficienti.

Ed è con questo in mente che, sviluppando la nostra soluzione, abbiamo creato un’architettura che potesse andare al di là della gestione delle spese di trasferta.

Tags:

You Might also Like

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *