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Spese aziendali online: come gestirle al meglio?

Redazione Soldo 6 mesi ago
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Qualsiasi azienda, piccola o grossa che sia, si trova ogni giorno a dover affrontare spese che il reparto amministrativo deve essere in grado di tenere sotto controllo ai fini della rendicontazione.

La corretta gestione e il controllo delle spese aziendali sono infatti attività utili al fine di stimare il budget per un futuro progetto, oltre che per la realizzazione di report relativi a costi e uscite economiche da sottoporre ai vertici dell’azienda.

Le tipologie di spesa variano in base alla natura dell’azienda e al settore in cui questa opera. Oltre alle spese che accomunano qualunque tipo di impresa, ad esempio quelle relative alla cancelleria o alla gestione dell’ufficio, troviamo infatti costi legati all’acquisto di servizi o tool utili per lo svolgimento di specifiche attività lavorative; spese, queste, che solitamente richiedono di effettuare pagamenti online la cui gestione e rendicontazione può comportare problematiche di vario genere. Vediamo perché.

Come vengono gestite le spese online in un’azienda?

Di norma, quando un’azienda si trova a dover affrontare spese online, l’iter da seguire è più o meno questo:

  1. Colui che deve sostenere l’acquisto necessario per svolgere il proprio lavoro (si tratti di pagare un servizio di hosting, di acquistare un tema WordPress o altro) si mette in contatto con il reparto amministrativo dell’azienda o con il capo del proprio dipartimento per esprimere le proprie necessità di spesa.
  2. Chi è in possesso della carta di credito aziendale effettua il pagamento o fornisce al richiedente i dati utili per effettuare l’acquisto. In alcuni casi può anche capitare che sia il richiedente stesso ad anticipare il denaro utile ad effettuare l’acquisto, denaro che poi inserirà in nota spese.
  3. La spesa, infine, viene contabilizzata, in modo che il reparto amministrativo possa inserirla a bilancio.
spese aziendali online
Processo semplice e lineare sulla carta, ma spesso reso difficoltoso da una serie di problematiche, sia logistiche che burocratiche. Ad esempio:
  1. Chi richiede la possibilità di effettuare il pagamento perde minuti, se non ore, correndo dietro a chi gestisce il cashflow, il quale – a sua volta – dedicherà meno tempo alle sue attività per risolvere la questione. Il risultato? Una perdita di tempo prezioso per entrambe le parti.
  2. Chi si occupa di contabilizzare le spese potrebbe non riuscire a raccapezzarsi – tra le centinaia di ricevute e fatture – nella loro rendicontazione, soprattutto quando questa avviene a distanza di tempo dall’avvenuto pagamento. Un esempio concreto: può capitare che la ragione sociale dell’azienda che realizza un software non abbia nulla a che vedere con il nome con cui questo è conosciuto sul mercato. Quindi, nel risalire ai pagamenti, il personale dell’amministrazione potrebbe chiedersi: che cosa sto rendicontando? Per quale motivo l’azienda ha effettuato questa spesa? Per conto di chi? E così via…

Con le carte virtuali la gestione delle spese online si fa semplice

Problematiche di questo tipo sono molto comuni all’interno di imprese di qualunque dimensione; ecco perché negli ultimi tempi molte aziende hanno iniziato a dotare dipendenti, dipartimenti e centri di costo di carte prepagate virtuali utili ad effettuare pagamenti online per lo svolgimento delle proprie attività lavorative.

Le carte virtuali rappresentano una svolta in termini di flessibilità e tracciabilità, apportando vantaggi sia a chi deve effettuare i pagamenti sia a chi li deve rendicontare. In particolare, chi deve effettuare la spesa può svolgere le transazioni in autonomia, con la comodità di non dover perdere tempo in richieste inutili e di non dover anticipare denaro di tasca propria.

Una caratteristica fondamentale delle carte virtuali, che tra l’altro le distingue dalle carte di credito aziendali, consiste nella rapidità di creazione del conto per qualsiasi dipendente o centro di costo. Infatti, di norma, prima di ricevere la propria carta aziendale bisogna effettuare la richiesta e attendere fino a qualche settimana per la consegna. I più moderni software di gestione delle spese aziendali, invece, consentono di creare un conto virtuale in pochi minuti per chiunque ne abbia bisogno, permettendo a chi gestisce il cashflow di trasferire il denaro in pochi secondi.

Se la tua azienda ancora oggi si trova a dover affrontare le problematiche che hai letto in questo articolo, prendi in considerazione l’uso delle carte di credito virtuali.

Soldo è il sistema di prepagate business che dà ai tuoi dipendenti la possibilità di gestire le proprie spese in autonomia e permette all’amministrazione di risparmiare ore in fase di rendicontazione, grazie alla feature che permette di caricare immediatamente sull’app di Soldo la ricevuta della spesa effettuata e di corredarla da tag ed eventuali annotazioni che chiariscano la natura del pagamento.

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