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Gestione note spese, è possibile facilitarla?

Redazione Soldo 4 mesi ago
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La gestione delle note spese aziendali, la rendicontazione, la raccolta di giustificativi da parte dei dipendenti si rivelano spesso un compito arduo per i reparti amministrativi, che devono talvolta sottrarre tempo e produttività ad incarichi più cruciali, per dedicarsi a queste attività.

Come già rilevato parlando della nota spese perfetta, la gestione delle note spese da parte dei dipendenti porta con sé delle difficoltà: errori che rallentano tutto l’iter, impiego eccessivo di tempo e, di conseguenza, diminuzione della produttività…

Ma è possibile che nel 2018 una pratica di routine come la gestione delle note spese aziendali porti con sé così tante criticità?

Gestione note spese: problematiche più comuni

Nello scenario attuale ci troviamo ancora di fronte ad aziende che registrano le note spese su fogli di calcolo, si affidano alla raccolta cartacea dei documenti e organizzano scontrini e ricevute “alla buona”, con una graffetta e una busta (nella migliore delle ipotesi). PMI così come grandi aziende possono incontrare diverse problematiche:

  • Informazioni incomplete ed errori frequenti

In una gestione contabile approssimativa e “analogica”, l’errore e l’incompletezza dei dati sono il primo problema da risolvere. Documenti consegnati a mano, scontrini raccolti in qualche modo e non digitalizzati aumentano la mole di lavoro a carico delle amministrazioni e sono una pratica da abbandonare. Fortunatamente non tutte le aziende si trovano in una situazione così precaria, ma anche le più strutturate possono avere delle falle nella raccolta dei dati.

  • Attribuzione delle spese

Il lavoro di gestione e registrazione delle note spese passa per mano di diversi attori: i dipendenti che compilano la documentazione, i contabili che devono interpretarla e registrarla, il responsabile amministrativo che approva i rimborsi… Lavoratori poco precisi o, in alcuni casi, “furbetti” caricano le spese in modo improprio e per l’amministrazione risulta difficile cercare di incasellare il tutto nei diversi centri di costo. Anche in questo caso, come accennato in precedenza, il lavoro richiede più tempo del necessario e, conseguentemente, più denaro.

  • Gestione del denaro contante

Non sempre il dipendente è chiamato ad anticipare le spese. Talvolta l’azienda mette a disposizione del contante per viaggi e trasferte, in modo da non rendere troppo onerosa l’anticipazione da parte del dipendente. In questo caso si possono generare ulteriori problematiche nella gestione delle note spese. Può capitare, infatti, che il lavoratore “sfori” il budget, oppure che abbia da rendere una quota. Tutto ciò va ad impattare con possibili complicazioni nella compilazione dei documenti per il rimborso spese dei dipendenti in busta paga, incomprensioni con la contabilità, operazioni non correttamente registrate… Anche in questo frangente, come sopra, ci sono delle conseguenze sul piano dell’organizzazione del lavoro.

  • Mancato controllo sulle spese effettuate dal dipendente

La nota spese viene consegnata dai collaboratori dopo molto tempo dall’effettivo dispendio di denaro e, spesso, passa al vaglio dell’amministrazione dopo diversi giorni dalla consegna. Ne consegue che, soprattutto in caso di trasferte, si perdono informazioni importanti, per esempio il dipendente che non ricorda esattamente a cosa corrisponde una data ricevuta, il “furbetto” che cerca di far giustificare spese extra o non richieste… Quando i soldi sono già stati spesi c’è poco da fare per porvi rimedio…

  • Difficoltà con i pagamenti online

Nel panorama attuale esistono servizi che si prenotano e pagano in maniera virtuale. Il dipendente che anticipa le spese rispetto all’azienda si trova a dover usare una carta di credito personale, ammesso che la abbia… e, successivamente, come riesce a giustificare tali costi? Presenta una ricevuta? Un estratto conto bancario? Le difficoltà a livello di gestione delle note spese in questo ambito sono ancora troppe.

gestione nota spese

Gestione delle note spese: soluzioni per le aziende

Esistono svariati software per la gestione delle note spese e la contabilità aziendale, ma la soluzione reale al problema deve passare da un cambio di paradigma. La tecnologia al supporto di iter procedurali lunghi e macchinosi non porta davvero a risultati sorprendenti.

Quello che serve realmente è un nuovo sistema che utilizzi app mobile, software di gestione contabile e carte di credito aziendali prepagate in modo combinato. Questo strumento innovativo esiste e si chiama Soldo.

Come fa Soldo a  risolvere le problematiche legate alla gestione delle note spese aziendali?

  1.    Permette il controllo puntuale dei pagamenti effettuati dai dipendenti

È una carta prepagata per le spese aziendali e consente sia i pagamenti tradizionali che le spese online. Questo sistema permette all’amministrazione di risparmiare tempo e rende più autonomi i dipendenti nelle spese aziendali.

  1.    Elimina gli anticipi di cassa a carico del dipendente

I collaboratori dotati della carta di credito prepagata, essendo monitorati costantemente, non utilizzeranno il denaro per spese non strettamente aziendali. Attraverso questo sistema di carte prepagate individuali le aziende riescono ad ottenere maggiore flessibilità e a snellire le procedure amministrative.

  1.    Controlla in tempo reale le spese dei dipendenti    

L’app di Soldo permette il monitoraggio in tempo reale delle spese effettuate da ogni carta di credito prepagata. Un grande vantaggio per il comparto finanziario in termini di tempo e lavoro, oltre che un deterrente per i dipendenti che addebitano all’azienda costi extra. È, inoltre, possibile impostare dei limiti di spesa personalizzati per ogni dipendente, procedura che rende ancora più efficiente il processo.

  1.    Archivia digitalmente scontrini e ricevute   

Il dipendente può caricare, attraverso l’app di Soldo, le foto degli scontrini e delle ricevute. Il comparto amministrativo può tenere tutto sotto controllo attraverso la dashboard, godendo di una notevole agevolazione nel lavoro.   

                                                                                                                                                                  Tirando le fila del discorso possiamo rispondere alla questione iniziale: è possibile facilitare la gestione delle note spese? La risposta è sì! E maggiori informazioni sono consultabili sul sito.

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