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La gestione del fabbisogno di liquidità per viaggi e trasferte

Stefano Failla 5 mesi ago
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In quanti modi si pagano le spese di trasferta ?

Per molte aziende è del tutto normale che le varie spese sostenute per i viaggi dei dipendenti in trasferta vengano pagate in tanti modi diversi. All’apparenza è indice di flessibilità e di una certa capacità dell’organizzazione di gestire più canali di pagamento direttamente correlati alle fonti di approvvigionamento dei servizi di viaggio. In realtà è mia opinione che le aziende non considerino con sufficiente attenzione alcuni importanti aspetti legati alla gestione della tesoreria ed alla pianificazione finanziaria, di cui diremo in seguito.

Per dare un quadro della situazione, piuttosto comune, che si può riscontrare, elenchiamo di seguito le principali modalità di pagamento delle spese di viaggio e trasferta:

  • bonifico di fine mese all’agenzia di viaggio: l’azienda decide il conto corrente su cui ha la disponibilità dei fondi ed effettua il bonifico all’agenzia viaggi che ha acquistato in proprio i servizi di trasporto e soggiorno per i dipendenti.
  • addebito in conto delle lodge card: se l’agenzia viaggi non acquista i titoli di viaggio in proprio per rivenderli, chiederà il pagamento immediato di ogni volo, treno o hotel; ed in molti casi il metodo più semplice per organizzare la collaborazione con l’agenzia è quello di metterle a disposizione una carta di pagamento, spesso virtuale, con cui fare tutti gli acquisti; il saldo della carta viene poi addebitato dal gestore sul conto corrente azienda a fine mese e con valuta prestabilita;
  • saldo delle carte di credito aziendali: sia per le carte di credito aziendali direttamente collegate ad un conto corrente bancario (in genere emesse dalla banca presso la quale l’azienda intrattiene rapporti di conto corrente), sia per le carte di credito indipendenti che sono addebitate su conti correnti bancari aziendali, a fine mese l’azienda paga il saldo delle transazioni che viene detratto dalla disponibilità liquida del conto corrente.
  • anticipi cash in euro e in valuta: se e quando previsto dalle travel policy, l’esborso da parte dell’azienda avviene dal conto cassa contanti sul quale è stata fatta la provvista prelevando da un istituto di credito prescelto le somme da consegnare ai dipendenti;
  • addebiti rid periodici e continuativi: è il caso delle spese per i pedaggi autostradali o delle fuel card per gli acquisti di carburante collegate a contratti di netting con le compagnie petrolifere; a fine mese arriva la fattura ed il conto corrente aziendale viene addebitato con valuta fissa del saldo dovuto.
  • rimborsi spese ai dipendenti: in molti casi si tratta solo di un pagamento residuale di tutte le spese di trasferta che non sono state prepagate dall’azienda; l’esborso avviene con il pagamento degli stipendi o in alcuni casi con trasferimenti bancari ad hoc.

I canali di pagamento possono con tutta evidenza essere numerosi, sia in relazione al numero di conti correnti che l’azienda intrattiene con i vari istituti di credito che ai vari strumenti di pagamento elettronico utilizzati. Questa gestione può creare due tipi di problemi.

I budget di spesa non bastano alla tesoreria

Immaginiamo cosa direbbe un nostro ipotetico tesoriere a proposito di una organizzazione dei pagamenti delle spese di viaggio e trasferta che comprenda tutte o quasi le casistiche elencate:

  • non si sa esattamente quanti soldi servono
  • non è agevole prevedere dove i soldi servono

Sul primo punto è chiaro che difficilmente il fabbisogno di cassa per le spese di trasferte potrà essere desunto dagli scadenzari fornitori, in quanto in molti casi i saldi non transitano da una posizione di debito a partitario e perché i tempi di pagamento sono troppo ridotti per potere effettuare una manovra di tesoreria. A poco serve, nel campo delle spese di viaggio, disporre di un budget di spesa se non è dato conoscere l’andamento reale della spesa nel tempo sia in termini di costi che soprattutto in termini di impegni finanziari.

Il secondo punto è diretta conseguenza del primo, in quanto non è solo l’ammontare di cash a non essere noto ma è soprattutto la suddivisione degli importi sui diversi conti correnti che è ancora più problematica. Non conoscendo la spesa per hotel pagati con lodge card nel mese rispetto agli hotel pagati dall’agenzia, i voli acquistati con carte di credito aziendali o le spese da rimborsare ai dipendenti, è del tutto impossibile fare una pianificazione finanziaria esatta delle spese di viaggio e trasferta, se non in modo stimato e lasciando liquidità in eccesso sui conti che sappiamo essere interessati da questo tipo di spese.

Serve pianificare l’allocazione dei pagamenti

Inutile dire che se il tesoriere aziendale non è bene informato sugli impegni finanziari in corso e futuri, difficilmente le persone potranno continuare a lungo a sostenere spese di trasferta. E’ dunque in ottica di servizio ai viaggiatori che si dovrebbe pensare a come facilitare il tesoriere nello svolgimento della sua importante funzione.

Una soluzione efficace ed innovativa al problema, resa possibile dai più recenti strumenti di pagamento con carte di credito come Soldo, è quella di impostare con approccio top-down la pianificazione di flussi finanziari legati alle spese di travel nel modo seguente:

  • pianificazione mensile del fabbisogno

sulla base dei budget di spesa e/o della proiezione dell’andamento storico delle spese di trasferta, il tesoriere determina gli stanziamenti che periodicamente deve attuare per coprire adeguatamente gli esborsi necessari al pagamento delle spese.

  • utilizzo di un unico centro di addebito

pensando alla struttura multilivello di una carta prepagata come Soldo, il tesoriere che dovesse utilizzare un sistema di pagamento simile dovrebbe unicamente trasferire, su base mensile o settimanale, le disponibilità liquide previste in pianificazione da uno o più conti correnti aziendali al “wallet” globale di tutte le spese di travel aziendali.

  • utilizzo di un unico sistema di pagamento

una volta che il tesoriere ha fornito la capacità finanziaria di spesa, sarà compito del travel manager – in accordo con il procurement – indirizzare tutti i pagamenti di voli, treni, hotel, ristoranti, auto a noleggio, carburanti, pedaggi, parcheggi, ecc. al sistema unico di pagamenti centralizzati; nel caso di Soldo, si potrebbe decidere di volta in volta e per categoria di spesa se e quando utilizzare carte fisiche o carte virtuali.

  • utilizzo di singoli strumenti di pagamento

l’uso delle singole carte di pagamento collegate al conto centralizzato potrà avvenire solo nel momento in cui il travel manager o una figura amministrativa a ciò delegata abilitano ed attivano i singoli strumenti di pagamento per essere utilizzati nel tempo e per le categorie di spesa previste ed ammesse.

Così facendo viene ristabilita la centralità della funzione finanziaria, con il tesoriere che è in grado di gestire in modo facile ed immediato la pianificazione delle spese di travel a budget e con tutti i fornitori (incluse la agenzie di viaggio) che vengono pagati da un unico sistema centralizzato. I dipendenti potranno inoltre beneficiare dell’utilizzo di carte elettroniche di pagamento per tutti gli acquisti effettuati sul territorio, riducendo o in taluni casi azzerando le spese di trasferta da rimborsare in nota spese.

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