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Il primo passo per il successo? Conoscere i costi aziendali

Silvia Icardi 7 mesi ago
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Per avere successo come imprenditori dobbiamo conoscere come funziona la nostra impresa. Sembra una banalità ma non lo è. La storia è piena di default aziendali dovuti a decisioni impulsive prese sulla base di dati imprecisi e informazioni approssimative.

Per partire col piede giusto la prima cosa da fare è l’analisi dei costi. Sapere quanto spendiamo per capire a che livello dobbiamo portare i nostri ricavi è la chiave per valutare se l’azienda è conveniente oppure no. E, nella malaugurata ipotesi che non lo fosse, è proprio dai costi aziendali che dobbiamo partire per attuare strategie che aumentino la redditività.

Expense policy

Dotarsi di una rigorosa regola di spesa condivisa da tutti, quella che gli anglosassoni chiamano expense policy, è certamente importante affinché tutti i membri dell’“equipaggio” si comportino allo stesso modo quando si tratta di mettere mano al portafoglio. Per fare in modo che non siano semplicemente belle parole scritte sulla sabbia dobbiamo verificare che queste regole vengano messe in atto a tutti i livelli. Il che è possibile solo attraverso una dettagliata analisi dei costi.

Raccolta dati

Per avere una panoramica completa delle uscite aziendali è necessario recuperare tutte le spese sostenute nei vari reparti in un certo periodo di tempo (mensile e trimestrale). Se vogliamo analizzare i costi dobbiamo prima di tutto individuarli. Dunque, come dei moderni rabdomanti, armiamoci di pazienza e portiamo in superficie ogni spesa. La prima volta potremmo sentirci disarmati di fronte a un lavoro tanto complesso ma da lì in poi la strada sarà tutta in discesa.

Molto spesso i flussi di cassa sono tali da rendere necessario un controllo continuo dei costi.

Se abbiamo adottato Soldo il recupero dei dati si rivela incredibilmente rapido e dettagliato. Da amministratori della carta Soldo Mastercard® dovremo semplicemente scaricare i report del periodo analizzato e voilà il gioco è fatto.

Dividere in categorie

Una volta raccolti i dati dobbiamo ordinarli. È qui che entra in gioco la tecnologia. Sia che si proceda utilizzando un semplice foglio Excel sia che ci si affidi a software più sofisticati (Sage X3, Xero, Concur, Quickbooks), il procedimento passa in ogni caso attraverso la classificazione delle spese in centri di costo o in maxi categorie come per esempio:

  • Personale
  • Impianti
  • Materie prime
  • Immobili
  • Trasferte
  • IT
  • Marketing

Con Soldo inserire i dati raccolti nelle diverse categorie non è necessario perché avviene automaticamente e senza dispendio di ulteriori energie.

Una volta che avremo messo sotto la lente d’ingrandimento ogni pezzo del puzzle il disegno finale sarà chiaro e preciso permettendoci di fare utili raffronti, evidenziare rapidamente se ci sono eccezioni alla regola e perché, ottenere performance di reparto e di periodo, e così via.

Va da sé che la classificazione dei costi aziendali dipende dal settore in cui si opera e dagli obiettivi di monitoraggio degli stessi che si intendono attuare.

Nella maggior parte dei casi saranno le spese del personale quelle che incideranno con una percentuale maggiore sui costi aziendali; l’attenzione quindi alle persone che assumiamo, alla loro formazione continua e anche al loro diretto coinvolgimento nei risultati dell’azienda è la chiave per il successo.

Leve di gestione

Una volta ottenuti i dati aggregati potremo finalmente analizzarli per verificare se stiamo raggiungendo i risultati che ci eravamo prefissati oppure no. A seconda degli scostamenti tra obiettivi e risultati attueremo o meno delle misure correttive per aumentare la redditività.  In gergo economico questi provvedimenti sono chiamati “leve di gestione”. Per esempio in un’azienda che produce macchinari bisognerà chiedersi si sia preferibile produrre in toto o comprare alcuni componenti, “make or buy?”.

Abbattere gli sprechi per aumentare i guadagni

Se l’analisi dei costi evidenzia delle inefficienze o delle spese non giustificate è logico prevederne un taglio per aumentare la redditività. Delocalizzare, usare spazi in co-working, installare dispositivi per il risparmio energetico, concentrare su meno fornitori gli ordini su cui è possibile ottenere buoni sconti, sono tutti esempi di strategie per contenere i costi aziendali.

Anche imparare a guardare con uno sguardo nuovo vecchi processi può dimostrarsi molto utile. Uno dei trabocchetti in cui rischiamo di cadere è quello di inserire il pilota automatico, dando per scontato che le cose si facciano sempre nel modo cui siamo abituati. Usare uno sguardo aperto e senza preconcetti è l’atteggiamento giusto per trovare soluzioni nuove, magari di gran lunga più remunerative rispetto a quelle cui eravamo abituati.

Coinvolgere collaboratori e dipendenti

Poter fare affidamento su dati dettagliati in maniera tempestiva può risultare vitale in alcune situazioni. Parlare e confrontarsi con i dipendenti e con i responsabili dei reparti è un buon modo per avere il polso della situazione. Ogni persona che sia coinvolta nelle attività di business può indicarci come eliminare eventuali perdite di denaro e di tempo. La trasparenza paga!

Una figura super partes

In alcuni casi può essere utile affidare il controllo dei costi a una persona esterna all’azienda, un consulente specializzato che fornisca un punto di vista oggettivo. La persona preposta dovrà in questo caso firmare un accordo di riservatezza e non divulgazione.

Infine, se scegliamo di utilizzare Soldo – con le sue notifiche istantanee, il saldo in real-time, l’opportunità di tenere sotto controllo ogni spesa 24 ore su 24, la semplificazione del processo di rendicontazione – risparmiamo tempo prezioso e aiutiamo il nostro business a diventare sempre più competitivo.

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