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Cos’è e come si crea la nota spese perfetta

Redazione Soldo 2 mesi ago
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Trasferte e viaggi di lavoro, cene con clienti, acquisti per conto dell’azienda… tutte queste spese, se anticipate dal dipendente, dovrebbero essere soggette a rimborso. Qual è lo strumento deputato alla raccolta dei giustificativi? La nota spese, croce e delizia dei lavoratori.

La nota spese in breve

La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta o anticipate per conto dell’azienda. Non esiste un vero e proprio standard, ma ogni società ha un proprio format, cartaceo o digitale, che i lavoratori sono chiamati a compilare in modo preciso ed entro tempistiche prestabilite.

Come compilare una nota spese perfetta

Al di là delle differenze formali tra i layout aziendali e iter procedurali, esistono delle informazioni fondamentali che devono essere presenti in ogni documento, se si vuole redigere una nota spese perfetta:

  • Riferimenti dell’azienda: ragione sociale e indirizzo della società a cui si richiede il rimborso spese
  • Dati anagrafici del dipendente o collaboratore: nome, cognome e tipologia di contratto in essere (es Dipendente, consulente, stagista…)
  • Data e luogo: periodo relativo alle spese sostenute (da-a) e luogo della trasferta o del viaggio
  • Natura e ammontare della spesa: Elenco dei costi sostenuti suddivisi per categoria ( hotel, ristorante, mezzi di trasporto)
  • Eventuali annotazioni: note e chiarimenti utili ad agevolare il lavoro dell’amministrazione.

Oltre alle informazioni appena descritte, è d’obbligo allegare scontrini, ricevute e giustificativi dei costi sostenuti, per documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’amministrazione.

Esistono, però, anche dei costi che non sono facilmente documentabili, come mance, parcheggi, pagamenti effettuati con app o condivisi con altri soggetti… per tutti questi è consigliabile fornire un’autodichiarazione in calce al documento, con descrizioni precise della tipologia di spesa sostenuta.

Qualora la nota spese includa viaggi e spostamenti con mezzi non propri, come taxi, aereo, treno e mezzi pubblici, è sufficiente allegare il biglietto o la ricevuta; un caso a parte è rappresentato dai viaggi con mezzi propri. In queste circostanze il rimborso non è solo per la benzina ma anche per i chilometri percorsi, come consultabile nelle tabelle ACI.

spese di trasfertaNota spese e contabilità: 3 passaggi necessari

L’iter di compilazione della nota spese per una trasferta o per un viaggio passa per 3 step fondamentali:

  1. Stesura: Il dipendente o collaboratore compila il documento e allega i giustificativi.
  2. Controllo: L’amministrazione verifica il documento, controlla gli importi e i centri di costo e verifica che le spese sostenute rientrino nelle policy aziendali e che i conti siano corretti.
  3. Inserimento: I dati, qualora siano convalidati, vengono inseriti nella contabilità dell’azienda e viene autorizzato il rimborso.

Difficoltà nella compilazione delle note spese

La redazione di questo documento contabile porta con sé inevitabilmente delle criticità:

  • Errori: è possibile che la nota spese contenga errori, calcoli sbagliati, parti incomplete… tutto questo porta un aumento di lavoro del personale amministrativo, allungando i tempi e rendendo più costoso il processo.
  • Tempo: la compilazione di un documento contabile può portare via molto tempo, soprattutto a lavoratori che sono meno avvezzi all’utilizzo di questi strumenti.
  • Produttività: oltre a non rappresentare un valore aggiunto per l’azienda, la redazione della nota spese diminuisce la produttività, sottraendo del tempo alle mansioni del dipendente che la deve produrre.

Soldo: uno strumento che rivoluziona il mondo delle note spese

Esiste uno strumento che agevola l’iter delle spese aziendali e si chiama SOLDO. Si tratta di un sistema di carte di credito prepagate che l’azienda fornisce ai dipendenti, evitandogli pagamenti anticipati e compilazione di note spese. Un’app permette il controllo delle transazioni in tempo reale. SOLDO è vantaggioso sia per l’azienda che per i dipendenti. Ecco tutto ciò che c’è da sapere>

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