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Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: regole e obblighi

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Le fatture elettroniche vanno conservate come le vecchie fatture cartacee, oppure non è necessario conservarle, dato che sono digitali e passano per il sistema di interscambio? Essendo digitali, basta conservare il file sul pc o è necessario adottare altre metodi di conservazione?

Queste e altre domande possono sorgere spontanee di fronte alle regole che riguardano le fatture elettroniche e la loro conservazione. Vediamo di fare chiarezza, analizzando nel dettaglio regole e obblighi che riguardano la conservazione delle fatture elettroniche.

Come abbiamo evidenziato anche in altri articoli, la fattura elettronica può risultare un vantaggio per aziende e liberi professionisti, una chance di facilitare il lavoro, risparmiare sui costi della carta e velocizzare i tempi. La conservazione è un ambito in cui il passaggio dal cartaceo al digitale si rivela molto utile: infatti ci si può dimenticare di faldoni polverosi e carta infinita, è tutto digitale, e si può accedere all’originale delle fatture in pochissimo tempo e senza più pensare ad archiviarle fisicamente.

Le regole per la conservazione delle fatture elettroniche

La legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) è chiara a riguardo: sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. A differenza di quanto si potrebbe pensare, quando si parla di conservazione elettronica non si tratta semplicemente di avere il file della fattura salvato sul Pc come un qualsiasi altro file, ma si tratta di conservarle nel modo che viene chiarito ed esplicitato dalle direttive presenti nel CAD –  ossia nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

Seguendo le norme stabilite nel CAD, si potrà stare certi che anche con il passare del tempo o cambiando il computer o altri mezzi digitali, i file contenenti le fatture non vadano persi. Inoltre avrai la garanzia di poterle consultare sempre e di ritrovare il formato originale ogni volta che vuoi.

Hai due opzioni per quanto riguarda il metodo effettivo di conservazione: puoi decidere di rivolgerti ad operatori privati certificati, oppure puoi ricorrere al servizio di conservazione a norma dell’Agenzia dell’Entrate, offerto gratuitamente a tutti gli operatori Iva.

Il servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle Entrate

Per prima cosa, devi accedere come utente alla tua area riservata, in cui trovi informazioni personali e private che ti riguardano e di conseguenza per potervi accedere sono richieste delle credenziali che solo tu puoi ottenere (se già non le possiedi). All’interno della tua area riservata troverai la voce  “Fatture e Corrispettivi”, che è quella su cui cliccare per visualizzare le fatture ricevute o emesse, ma prima dovrai utilizzare uno dei seguenti metodi per autenticarti.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre diverse opzioni: puoi utilizzare le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”), oppure puoi servirti della Carta Nazionale dei Servizi (CNS), un dispositivo (ovvero una Smart Card o una chiavetta USB) che contiene un “certificato digitale” di autenticazione personale. Una terza opzione è rappresentata infine dalle credenziali Fisconline/Entratel, rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

È importante tenere a mente che facendo l’accesso alla propria area riservata, non troverai solo i servizi relativi alla conservazione che trovi alla voce “Fatture e Corrispettivi”, ma anche tutta una serie di altri servizi online offerti dall’Agenzia delle Entrate che possono risultare molto utili; tra questi, ad esempio, troverai la possibilità di consultare le tue dichiarazioni fiscali, i versamenti, gli atti del registro, le visure ipotecarie e catastali relative ai tuoi immobili.

Dopo aver fatto l’accesso all’apposito portale web – che trovi sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate – devi cliccare sulla voce “Fatture e Corrispettivi”. Una volta cliccato devi selezionare “Me stesso”,”Incaricato”, “Delega diretta” o “Tutore” a seconda del tuo rapporto con la partita Iva di cui ti interessa la fattura: propria, della propria azienda, del cliente titolare di partita Iva per cui svolgo da intermediario oppure come tutore del soggetto titolare di partita Iva.

Definito il tuo status e inserite le credenziali, alla voce “fatturazione elettronica” apparirà il link Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica, dove puoi associare alla partita Iva un indirizzo telematico dove ricevere le fatture elettroniche, e la voce fatturazione elettronica, dove puoi predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e per sottoscrivere la convenzione per usufruire del servizio gratuito di conservazione elettronica di tutte le fatture emesse e ricevute tramite il SdI.

A questo punto non ti resta che attivare la convenzione per il servizio, per avere salvate tutte le tue fatture elettroniche in modo gratuito e a norma di legge.

Leggi la guida completa e aggiornata sulla fatturazione elettronica di Soldo.

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