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Come prepararsi alla fattura elettronica per detrarre l’IVA sui carburanti

Stefano Failla 5 mesi ago
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Sintesi normativa sull’obbligo da luglio di emissione della fattura elettronica per detrarre l’IVA. Cenni al funzionamento del sistema di fatturazione elettronica in Italia. Problematiche connesse alla verifica di ricezione da parte dell’azienda di tutte le fatture dei carburanti acquistati.

Il funzionamento tradizionale della scheda carburanti

Sino al 30 giugno 2018 le cessioni di carburanti e lubrificanti per autotrazione sono esonerate dalla c.d. “certificazione dei corrispettivi” a norma dell’art. 2 del D.P.R. n. 696 del 21 dicembre 1996, che non a caso si intitola “norme per la semplificazione degli obblighi di certificazione dei corrispettivi”. Tradotto dal linguaggio fiscale, significa che i distributori di carburante non devono rilasciare scontrino, ricevuta o fattura per le vendite dei carburanti (e lubrificanti).

E’ esperienza di tutti i titolari di partita IVA e dei loro dipendenti recarsi al distributore con un’autovettura (o un autocarro) aziendale, fare rifornimento e chiedere la timbratura e la firma del benzinaio su di un cartoncino prestampato chiamato “scheda carburanti”. Proprio perché il distributore non rilascia alcun documento fiscale, a fine mese o a fine trimestre, il cartoncino con tutti i rifornimenti, i timbri, le firma e gli importi pagati viene integrato con alcune informazioni aggiuntive e registrato in contabilità come “autofattura” ai fini IVA. In questo modo l’azienda riesce a recuperare l’IVA sui carburanti nella misura ammessa per ogni autovettura (che corrisponde a ciascuna scheda carburante).

L’introduzione della semplificazione “carte di credito”

Qualcuno, ma non sono in molti, non usa più la scheda carburanti perché ha deciso di usare una facoltà ammessa dal legislatore nel 2012 che consiste nel pagare tutti i rifornimenti di tutti gli automezzi aziendali solo con carte di credito aziendali e di registrare gli acquisti ai fini IVA direttamente dall’estratto conto della carta di credito.

Questa “semplificazione” non ha tuttavia avuto molto successo per l’ovvia ragione che, non potendo adottare una procedura mista, l’azienda dovrebbe dare una carta di credito a tutti quelli che fanno rifornimento. Senza contare che rilevare i movimenti da estratto conto non è sempre così agevole e che le transazioni finanziarie non riportano le targhe degli automezzi.

Ovviamente quando questa norma è entrata in vigore non erano ancora disponibili strumenti fintech evoluti, con tecnologie abilitanti più sofisticate che permettono di classificare le spese in modo facile ed immediato su carte prepagate intestate ai singoli dipendenti o, perché no, alle singole autovetture. Queste funzionalità si trovano solo in carte aziendali prepagate come Soldo, che permettono di ottenere anche una speciale reportistica per tipo di spesa e carta che sarebbe del tutto assimilabile al riepilogo mensile della vecchia scheda carburanti.

Per i titolari di partita IVA niente più scheda carburanti

 

Ma proprio ora che le aziende sarebbero state in grado di passare agevolmente alla procedura “semplificata”, ecco che il legislatore alza l’asticella e con un intervento normativo contenuto nella Legge 207/2017 aggiunge una frase al già citato art. 2 del DPR 696/1996 che dal 1° luglio 2018 risulta così formulato:

Non sono soggette all’obbligo di certificazione … omissis … le cessioni di … omissis … carburanti e lubrificanti per autotrazione nei confronti di clienti che acquistano al di fuori dell’esercizio di impresa, arte e professione;

Come conseguenza di questa variazione, al distributore non resta che emettere fattura. E quindi dobbiamo dire addio sia alla scheda carburanti che alla modalità di registrazione IVA semplificata da estratto contro delle carte di credito.

La fattura dei carburanti deve essere solo elettronica

In sovrappiù al cambiamento introdotto, nella stessa Legge 207/2017 viene anticipato al 1° luglio 2018, solo per le cessioni di carburanti, l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati che entrerà in vigore in Italia per tutti i titolari di partita IVA dal prossimo anno.

Questa fattura elettronica non è, come si potrebbe pensare, un documento leggibile, magari in PDF, che il distributore può fare in cassa e magari inviare per email all’acquirente. Il modello di fattura elettronica introdotto in Italia è tutt’altro: si tratta di un file elettronico composto da soli dati (per chi lo volesse sapere è in formato xml) che il distributore dovrà emettere entro le ore 24 del giorno del rifornimento ed inviare … al cliente direte voi !?! E invece no. Il file con la fattura elettronica viene inviato dal distributore al Sistema di Interscambio (detto SDI), che è un server centrale gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio svolge una funzione di “postino” e, dopo avere memorizzato i dati IVA di suo interesse, procede con l’inoltro della fattura al destinatario finale, ovvero il cliente del distributore. La trasmissione non avviene in tempo reale ma può impiegare da poche ore ad alcuni giorni. L’elemento ancora più interessante è che questo file fattura arriverà sulla PEC (Posta Elettronica Certificata) della ditta acquirente oppure sul portale dell’intermediario di cui si avvale la ditta acquirente. In casi limitati ad aziende più strutturate, la fattura in xml potrebbe arrivare direttamente in contabilità se il software gestionale si collega direttamente con lo SDI.

Quali le problematiche che devono essere affrontate

Sotto il profilo amministrativo è evidente che tutte le aziende dovranno affrontare importanti questioni relative soprattutto al controllo ed alla riconciliazione delle transazioni. Il livello dei controlli dovrà essere duplice, occorrendo accertare quantomeno che:

  • tutte le fatture per acquisti di carburante ricevute dallo SDI siano relative ad acquisti di carburante effettuati presso gli impianti stradali;
  • per tutti gli acquisti di carburante effettuati sia stata ricevuta corrispondente fattura.

Probabilmente per molti potrà tornare utile quanto abbiamo detto a proposito degli strumenti di pagamento fintech evoluti, che potrebbero essere utilizzati come fonte primaria di dati e di informazioni “incontestabili” da utilizzare per svolgere i necessari controlli amministrativi.

Stefano Failla

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