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Buoni rapporti con i dipendenti? Dotatevi di una chiara policy aziendale

Silvia Icardi 6 mesi ago
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Policy aziendale, regolamento interno, codice di condotta, codice disciplinare: sono tutti termini usati per definire la stessa cosa, ovvero le regole di comportamento che il datore di lavoro – in conformità con lo Statuto dei Lavoratori – chiede ai propri dipendenti di seguire sia all’interno dell’azienda sia all’esterno verso soggetti terzi.  

Perché regni l’integrità e siano garantiti un’efficiente gestione delle risorse umane, rapporti chiari e distesi e comportamenti condivisi è indispensabile non solo che esista questo famoso regolamento aziendale ma che tutti ne siano a conoscenza. E che tutti ne condividano i principi senza se e senza ma.

Appropriazione indebita: prima causa di controversie aziendali

Una buona parte delle controversie aziendali o delle cause che finiscono in tribunale riguardano questioni economico-fiscali. Non c’è bisogno di avere tra i propri dipendenti il futuro Bernard Madoff per rischiare di essere ingannati e derubati.

Secondo una ricerca condotta da PwC, una delle realtà private più accreditate nell’analisi e consulenza in questioni di frodi aziendali, nel 65% dei casi di illeciti si tratta di appropriazione indebita, per esempio un dipendente riscuote denaro per conto dell’impresa e se lo tiene per sé.

Un comportamento certamente non consentito dalla legge di cui sarà la polizia a doversi occupare; ma cosa dire quando un impiegato mandato in trasferta gonfia leggermente le spese o spende più del necessario? Anche queste situazioni, per quanto meno gravi, sono motivo di grande imbarazzo, fonte di stress e, certamente, devono essere fermate e corrette quanto prima per non lasciare che chi si è preso una mano finisca per prendersi anche l’intero braccio.

L’importanza di una policy trasparente e di un efficace sistema di controlli

Avere una chiara policy di spesa è un buon punto di partenza per il datore di lavoro quando si renda necessario il confronto con il dipendente ‘furbetto’. Ancor meglio sarebbe implementare dei metodi di controllo che rendano impossibili o immediatamente evidenti comportamenti che deviano dalle regole condivise.

Infatti diversi studi di Banca d’Italia e Olaf (Ufficio europeo per la lotta antifrode) evidenziano come nelle società dotate di sistemi di sorveglianza i comportamenti fraudolenti siano di gran lunga inferiori rispetto alle società dove non sono previsti tali monitoraggi.

Si tratta di sistemi che evidenziano delle ‘red flags’ cioè degli indicatori rilevanti di potenziali abusi e illeciti. Le ‘red flags’ portano in chiaro, per esempio, transazioni insolite, confrontano i risultati di bilancio con quelli dell’anno precedente, fanno emergere incongruenze tra una richiesta di rimborso e la spesa effettivamente contabilizzata.

I vantaggi della carta Soldo

La carta Soldo è un eccezionale disincentivo anche contro le più piccole scorrettezze e introduce quei meccanismo di comunicazione e controllo di cui sopra. Tutti i dipendenti e collaboratori che hanno il potere di mettere mano al ‘portafoglio aziendale’ sono dotati di una carta Soldo del circuito Mastercard.

L’amministratore generale è aggiornato in tempo reale su ogni spesa grazie a notifiche immediate, può facilmente risalire alla causale, si rende immediatamente conto se si verifica un’eccezione o un extra non previsto e può chiedere spiegazione di tale uscita anche solo pochi minuti dopo che è stata effettuata.

In più, può bloccare la carta in questione fin tanto che non lo ritiene opportuno e a fine mese può effettuare verifiche incrociate per rendersi conto di eventuali incongruenze rispetto ai mesi precedenti. Insomma grazie a Soldo tutto è alla luce del sole.

clima aziendale

La chiave per un’azienda serena: il dialogo

Altrettanto importante però è il clima che si respira in azienda. Parlare con i propri dipendenti, renderli solidali e partecipi degli obiettivi, far sì che vivano il successo dell’azienda come proprio è fondamentale per remare tutti dalla stessa parte.

Dare fiducia ma avere un controllo a distanza, lasciare libertà d’azione condividendo la destinazione finale, fornire ai propri collaboratori il denaro necessario affinché il lavoro sia fatto nel migliore dei modi possibili, nel minor tempo e senza intoppi è il modo migliore per non dare spazio a recriminazioni, instaurare rapporti sani e costruttivi, far sentire ognuno parte di un team di successo.

La comunicazione interna delle proprie policy e obiettivi e la creazione di metodi di monitoraggio su tutti i dipendenti se trasmessi nel modo opportuno sono buoni incentivi per collaborare al buon risultato dell’impresa. Insomma lavorare insieme per il bene comune: è questo il miglior atteggiamento se si vuole ottenere il massimo.

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