Welfare aziendale: quali sono i vantaggi e come renderlo digitale?

Redazione Soldo •

ll welfare aziendale può essere definito come tutto ciò che ha a che fare col benessere delle persone che lavorano in azienda. In concreto il welfare aziendale per i dipendenti si traduce nella concessione di benefici in natura che hanno il vantaggio di essere esenti da tassazione.

In questo articolo, vediamo insieme quali sono alcuni tra i benefit più comuni e più desiderati, la normativa fiscale che li regola, i vantaggi economici e in termini di miglioramento della cultura aziendale e alcuni consigli pratici per attuare un piano di welfare aziendale capace di soddisfare tutti. Inoltre, spiegheremo come adottando Soldo in azienda il pagamento dei benefit può essere gestito in modo smart. 

Quali sono i benefit comuni e altre interessanti opzioni?

In prima istanza, bisogna notare che nonostante il nome di welfare aziendale, i benefit non coinvolgono solo la persona del dipendente, ma possono riguardare anche la sua famiglia. 

Tra i benefici più comuni possiamo includere l’offerta dell’asilo, le polizze assicurative, i buoni pasto, la mensa, il telefono, i benefici che riguardano il trasporto, come ad esempio buoni carburante (anche se soggetti a norma differente rispetto a quella del welfare) o l’organizzazione del tragitto tra la dimora e la sede lavorativa, nella forma di navette aziendali. 

Se queste sono le opzioni più comuni, ve ne sono però molte altre possibili e implementabili a seconda della natura dell’azienda e delle esigenze degli impiegati. Ad esempio, tra i benefit può esservi il pagamento delle tasse universitarie e dei relativi libri di testo per i figli oppure la partecipazione a seminari e conferenze

Un’altra opzione che può rivelarsi interessante è quella di stipulare un accordo tra l’azienda ed il CAF oppure un commercialista, per permettere ai dipendenti di compilare la propria dichiarazione dei redditi gratuitamente, con il supporto di un esperto. In questo modo i dipendenti liberati di una scomoda incombenza hanno maggiori energie e sono più motivati nel dedicarsi al proprio lavoro.

E’ questa la chiave del successo del welfare aziendale. Infatti il welfare, oltre ad avere benefici economici in termini di vantaggi fiscali per l’azienda e per il dipendente, aiuta anche a rafforzare la cultura sul posto di lavoro incrementando la felicità e quindi la produttività dei dipendenti.

Il welfare aziendale sembra quindi proporre una situazione che si può definire di win-win, dove a vincere sono entrambe le parti. Su questo punto centrale per comprendere come il welfare aziendale sia diventato una realtà sempre più diffusa tornerermo più avanti. 

I dati Ipsos 2018 mostrano che non sempre i benefit desiderati sono i quelli che poi vengono scelti dai manager. Infatti mentre i benefit più comuni sono i buoni pasto (70%), gli strumenti tecnologici (38%) e le polizze assicurative (36%), quelli più desiderati sono i servizi di sostegno alla famiglia (59%) come il pagamento delle rette universitarie,dei testi scolastici e dell’asilo, di benessere personale (54%) come rimborsi delle spese mediche e gite e benefit che riguardano lo shopping (52%). 

Come è cambiata la normativa fiscale riguardante i benefit aziendali?

Un elemento che caratterizza il welfare aziendale è l’impossibilità di trasformare questa forma di gratificazione per il dipendente in un premio al merito per il singolo. Infatti, la caratteristica dei benefit è di essere distribuiti alla totalità (con alcune eccezioni che vedremo in seguito) dei dipendenti, oppure essere divisi per categorie di dipendenti.

In altri termini, i benefit non possono essere ad personam, anche perché così potrebbero diventare strumenti di discriminazione. Inoltre, fino al 2016, la decisione di distribuire benefit ai propri dipendenti da parte dell’azienda doveva essere presa su base volontaria, ovvero non doveva essere il risultato di una contrattazione di stampo sindacale tra i dipendenti e i dirigenti.

Se così fosse stato, l’azienda avrebbe potuto comunque decidere di implementare i benefit, ovviamente, ma avrebbe avuto dei limiti nelle detrazioni fiscali .

A partire però dal 2016, le norme fiscali che regolano il welfare aziendale si sono allentate. Ora è sempre più frequente vedere i benefit essere usati come oggetto di contrattazione nelle riunioni aziendali. Nello stesso periodo è anche aumentato il range di benefit che godono delle agevolazioni fiscali, cosicché l’azienda possa avere maggior possibilità di scelta. Ad esempio, è possibile decidere di negoziare per convertire i premi di produzione in forme di welfare, che sono esenti da tassazione. Per la stessa ragione i premi per i risultati raggiunti assumono sempre più spesso la forma di benefit aziendali.

Pur estendendosi ad un’ampia gamma di possibilità, non tutto può diventare benefit aziendale. Vi sono infatti dei limiti nei confronti di ciò che può essere considerato benefit e a come questi possono essere distribuiti tra i dipendenti, e quindi avvantaggiare l’azienda dei vantaggi fiscali di cui abbiamo parlato sopra, che possiamo riassumere così: 

In generale, la tendenza da parte della politica è quella di incentivare l’uso dello strumento dei benefit, come si evince dalle leggi di stabilità del 2016 e del 2017 e la legge di Bilancio del 2018. Infatti l’affermarsi del welfare aziendale, in particolare per alcune tipologie di benefit – si pensi ad esempio agli asili nido – porta un risparmio in termini di welfare pubblico, che non può che essere ben accolto dall’amministrazione pubblica. E’ questo il motivo per cui i benefit che si sovrappongono a servizi offerti anche attraverso i piani del contratto collettivo nazionale godono di una deducibilità del 100%.  

Per quanto riguarda il futuro prossimo, attualmente non sembra ci siano interventi relativi al welfare per il 2020, anche se nulla esclude la possibilità che il governo attuale intervenga per modificare la normativa vigente. 

I vantaggi del welfare: fisco e cultura aziendale

Come abbiamo già anticipato, il welfare aziendale ha duplici vantaggi per aziende e dipendenti. Ora vediamo brevemente come essi si traducono in vantaggi fiscali per entrambe le parti, per poi concentrarci sulla vera forza dei benefit aziendali, ovvero nella valorizzare la cultura lavorativa, rendendo la vita dei dipendenti più facile ed essi più soddisfatti e produttivi.  

Per quanto riguarda il lato fiscale il vantaggio ha due facce, ovvero nell’implementare un piano di welfare sia il dipendente che l’azienda possono riscontrare un tornaconto. Da un lato, l’azienda gode delle agevolazioni fiscali in termini di deduzioni di cui non potrebbe godere se i benefici avessero invece la forma di retribuzione monetaria,infatti in tal caso parte di essa, dato l’alto costo del lavoro in Italia, andrebbe nelle tasche dello Stato. Per quanto riguarda il lato dipendente, dato che l’azienda risparmia nell’implementare questo guadagno, parte di quanto risparmiato può contribuire ad aumentare i benefit. In breve, azienda e dipendente  si trovano a decidere se preferiscono uno scambio in denaro minore, dato che parte di questo viene devoluta in tasse, oppure uno scambio in forma di benefit di maggiore entità. Spesso, e soprattutto quando si tratta di beni che tendono ad essere spese necessarie nella vita del dipendente, la risposta è ovvia.

Eppure il discorso non finisce qua, perché i vantaggi economici diretti derivanti da un piano di welfare aziendale ben realizzato non sono tutta la storia. Bisogna infatti considerare che per l’azienda vi sono anche dei ritorni indiretti dovuti all’incremento della produttività e che – oltre all’aspetto materiale ed economico – vi è anche un miglioramento della qualità della vita di tutti coloro che lavorano per l’azienda.

Come implementare un piano di welfare aziendale

Non tutti i piani di welfare aziendale nascono allo stesso modo. I piani di welfare possono essere realizzati in modo unilaterale oppure – dal 2016 – in modo negoziale. Se il piano di welfare è deciso in modo unilaterale, i dipendenti non prendono necessariamente parte alla decisione su quali benefit adottare e in che misura. Al contrario, nel caso di benefit che risultino da un processo negoziale, allora essi prevedono la discussione dei dipendenti nel processo di definizione del piano. Questo secondo caso è importante quando i benefit non sono solo visti come uno strumento economico ma sono anche inquadrati in una prospettiva di miglioramento della cultura aziendale. Se negoziare con i propri dipendenti un piano di benefit ha questo vantaggio, non è difficile immaginare i problemi che possono sorgere dall’idea di creare un piano di benefit in questo modo. Non tutti abbiamo la stessa vita, non tutti le stesse esigenze, non tutti le stesse preferenze quando si parla di benefit aziendali. Per questo può essere difficile fare in modo che i dipendenti si accordino tra loro e con i vertici per decidere quali benefit adottare e quali no. Ciò è tanto più vero quando si parla di aziende con un gran numero di dipendenti. Abbiamo già visto, attraverso i dati Ipsos, che c’è una discrepanza tra i benefit più desiderati e quelli effettivamente più comuni.

Per tutte queste ragioni, una soluzione interessante quando si tratta di negoziare con i dipendenti i benefit da includere in un futuro piano è rappresentata dal flexible benefit. La soluzione flexible benefit consiste nell’istituzione di un budget di spesa per ogni dipendente, per poi lasciare a quest’ultimo la possibilità di scegliere il benefit in base alle proprie esigenze.Il flexible benefit può essere la soluzione perfetta nel caso del piano di welfare in aziende di grandi dimensioni dove diventa impossibile trovare un compromesso che soddisfi le preferenze di ogni dipendente. 

Soldo, la carta prepagata per automatizzare il pagamento dei benefit 

Talvolta i benefit aziendali richiedono di essere pagati con contante o carta, come ad esempio quei casi in cui non vengono accettati i voucher. In questo caso, ci si chiede come fare per gestire le spese nel modo migliore. Una via può essere quella di chiedere al proprio dipendente di anticipare la spesa e poi di documentarla, ma ciò causa gli stessi problemi che si verificano nel caso dei pagamenti dei viaggi aziendali: tempo perso per gestire i rimborsi e obbligo per il dipendente di documentare la spesa. 

In questi casi la soluzione è la stessa che per il rimborso dei viaggi aziendali, ovvero la carta prepagata aziendale Soldo. Il dipendente la usa per effettuare le spese relative ai benefit concessi e l’azienda ottiene subito in formato elettronico la prova della spesa. La soluzione Soldo è ancora più consigliata nei casi si scelga di adottare il formato flexible benefit in azienda, dato che in questo modo si può caricare la carta con il plafond stabilito per ogni dipendente e lasciare a questo la piena libertà di scegliere.