Travel policy: la guida ai viaggi aziendali

Redazione Soldo •

Cosa si intende con travel policy

La travel policy è il documento aziendale fondamentale che disciplina le regole che i dipendenti devono seguire per i viaggi di lavoro ed i rimborsi delle spese. Una buona travel policy deve essere chiara, di facile comprensione, conosciuta da tutti i dipendenti dell’azienda, seguita attentamente e messa in atto in ogni sua parte. 

La travel policy è un documento importante perché in esso viene rispecchiata la cultura aziendale su temi quali la fiducia e il grado di responsabilizzazione verso i dipendenti, ma anche su argomenti quali il controllo della spesa ed il rispetto delle regole.

In generale, la travel policy aziendale è un documento composto da vari capitoli che trattano l’approccio generale verso i viaggi di lavoro e le spese di trasferta, i livelli autorizzativi, le modalità di prenotazione dei servizi di viaggio, l’uso dei mezzi di pagamento, i massimali di spesa e le procedure amministrative di rimborso.

Essa deve riflettere sia gli accordi presi nei contratti di lavoro che le regole fiscali e le buone prassi di controllo di gestione. 

La travel policy rappresenta quindi un documento ad uso e consumo dei dipendenti che delinea le procedure, i principi e le pratiche da adottare in caso di viaggio per lavoro; stabilisce anche in cosa i membri del team sono e non sono autorizzati a spendere i soldi dell’azienda. 

Tale documento è importante perché chiarisce fin dall’inizio quanto i dipendenti possono destinare alle voci di spesa previste, come i pasti e i km percorsi. Esso definisce anche per cosa non possono essere utilizzati i fondi, in modo da evitare che vi siano future controversie.

Una buona politica di spesa farà risparmiare tempo e risorse all’azienda, oltre a contribuire a proteggere da frodi e violazioni della conformità. 

In questo articolo, verranno approfonditi i punti necessari per organizzare una travel policy adeguata, come strutturarla e quali sono i punti che caratterizzano solitamente questa tipologia di documenti.

Oltre a ciò vedremo alcuni consigli pratici e alcuni distinguo da tenere in mente al momento della stesura della travel policy. Infine verrà proposto un esempio di come ci si può servire dei cambiamenti della normativa fiscale in direzione della digitalizzazione del sistema di rendicontazione per trarre importanti vantaggi per l’azienda e per i dipendenti.

Come scrivere la travel policy

Pur con una certa dose di variabilità, a seconda delle caratteristiche dell’azienda che l’adotta, le travel policy aziendali seguono solitamente una struttura comune. In questa struttura sono sempre presenti gli elementi più importanti che caratterizzano il documento, ossia: 

Se la struttura della travel policy è comune e generalmente simile, il contenuto può variare, e molto: non solo comparando la travel policy di diverse aziende, ma anche della stessa azienda in anni diversi. Infatti anche per quanto riguarda la stessa azienda è fondamentale che il documento sia mantenuto al passo con i tempi.

La travel policy è un documento delicato che non può essere scritto una volta per tutte e poi dimenticato. E’ importante infatti ricordare che, una volta che una buona travel policy è stata realizzata, è cruciale anche diffonderla tra i dipendenti e aggiornarla periodicamente

In caso di assenza di una travel policy aziendale, il punto di partenza fondamentale da cui iniziare è ovviamente il modo in cui vengono gestite solitamente le trasferte, in modo da non stravolgere le abitudini dei dipendenti.

E’ possibile infatti, soprattutto nel caso di aziende di piccole dimensioni e di aziende nate da poco, che il documento non sia ancora stato scritto. Le consuetudini possono fungere da base su cui implementare, attraverso la redazione di una travel policy adeguata, i miglioramenti nella gestione dei viaggi che si desiderano.

Consigli per una travel policy efficace

In questa sezione, vediamo alcuni consigli per redigere una travel policy funzionale, flessibile e adatta all’azienda. Il consiglio che precede qualsiasi altro suggerimento però è quello di adattarla alle esigenze, alla natura e alla mission dell’azienda. 

La travel policy per essere efficace deve prima di tutto essere a disposizione di tutti e comprensibile a chiunque: è fondamentale che essa non sia un documento oscuro e aperto a fraintendimenti. 

Una parte fondamentale della comunicazione della policy consiste nell’assicurarsi che le procedure di viaggio siano descritte in modo da essere facilmente comprensibili.

La formazione dei dipendenti è quindi cruciale, così come i corsi di aggiornamento per viaggiatori regolari. Inoltre, talvolta può succedere che siano le stesse persone incaricate di verificare la correttezza delle applicazioni delle norme a non conoscere la travel policy abbastanza bene per applicarla loro stessi e per farla applicare agli altri. Aziende di ogni dimensione possono quindi considerare di istituire delle figure professionali dedicate come il travel manager

Le policy dovrebbero anche essere rese accessibili per eventuali dubbi dei dipendenti sull’intranet aziendale,in una bacheca o in qualsiasi posto che renda possibile verificare di persona quale sia la procedura corretta da mettere in atto. 

Innovare è la parola d’ordine, ma bisogna evitare anche l’eccesso contrario. La travel policy aziendale deve rispecchiare i cambiamenti che avvengono dentro e fuori dall’azienda.

I cambiamenti più frequenti sono anche quelli più importanti, ovvero i cambiamenti normativi a livello nazionale che costringono a modificare il modo di gestire i rimborsi spese, di cui un esempio recente è rappresentato dalla digitalizzazione della documentazione di spesa.

L’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica ha rappresentato un esempio perfetto di opportunità per innovare la propria travel policy.  

Un modo chiave per garantire l’efficace implementazione delle linee guida è di concentrarsi sul mantenerle aggiornate.

Bisogna trovare il giusto compromesso evitando che il documento venga modificato eccessivamente senza effettiva necessità ma anche lasciar passare troppo tempo senza aggiornarlo per evitare che questo diventi più un intralcio che un importante aiuto nella gestione delle spese aziendali.

Con le tecnologie emergenti che automatizzano alcuni processi di viaggio, uno sguardo annuale alla travel policy dell’azienda potrebbe ricordare di eliminare i punti che non sono più pertinenti o necessari.

Allo stesso tempo, ogni azienda dovrà assicurarsi che le policy vengano continuamente perfezionate, affrontando tendenze come quelle relative alla sharing economy, che sembrano offrire ampie potenzialità in termini di diminuzione dei costi. 

La travel policy va calibrata rispetto alla natura dell’azienda. Aziende di grandi dimensioni potrebbero necessitare di una travel policy pensata ed elaborata appunto per lo spostamento di un gran numero di impiegati.

In questi casi, un documento ben fatto riduce i costi per la formazione dei dipendenti. Infine, la cosa più importante per chiunque sia coinvolto nella redazione della travel policy è quella di incentivare e facilitare il rispetto delle procedure istituite dalla travel policy in conformità con la cultura aziendale.

La strategia della gamification, ad esempio potrebbe funzionare bene in una piccola start-up con una cultura aziendale rilassata e dinamica; mentre mostrare i dati positivi e negativi sul rispetto delle regole da parte dei singoli dipendenti o dipartimenti, potrebbe risultare l’approccio vincente in una grande azienda con un ambiente competitivo, come le multinazionali.

Indipendentemente dalla cultura aziendale, l’attenzione sulla conformità rimarrà importante come modo principale per risparmiare denaro per l’azienda e semplificare il lavoro dei viaggiatori.

Una travel policy all’avanguardia non può fare a meno di Soldo

Soldo è un conto aziendale multiutente che permette controlli di spesa avanzati. Le carte prepagate Soldo offrono un grado di personalizzazione elevato e gestito direttamente dall’azienda, la quale può stabilire alcune caratteristiche della carta a seconda del lavoratore a cui essa viene affidata.

Le personalizzazioni possibili riguardano: la modalità di utilizzo, i limiti geografici e i massimali di spesa giornalieri, settimanali e mensili. Le carte possono essere attivate anche solo per una specifica trasferta, diminuendo di fatto la possibilità di frode o di utilizzo improprio e rispondendo ai criteri di univocità del dato tanto importanti in contabilità.

Soldo permette di facilitare diversi aspetti della gestione dei viaggi ma anche di semplificare la travel policy. E’ per questo motivo che una buona travel policy all’avanguardia dovrebbe fare delle carte Soldo una sua parte integrante, prevedendo che le spese di trasferta siano effettuate dal dipendente con la carta Soldo assegnatagli.

Le carte Soldo, offrendo infatti la possibilità di imporre un massimale di spesa, evitano che il dipendente o il collaboratore ecceda la soglia prestabilita dalla travel policy e, di conseguenza, permettono di rispettare i massimali aziendali da essa stabiliti. 

Oltre a ciò, uno dei grandi vantaggi offerti da Soldo consiste nel tracciamento e nella successiva riconciliazione di tutte le spese, semplificando di molto la rendicontazione delle spese di viaggio.

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