Travel manager: la guida completa

Redazione Soldo •

Il travel manager è una figura complessa che sta prendendo piede negli ultimi anni, trovando apprezzamenti sia nelle grandi aziende che nelle PMI. Ma andiamo con ordine e cerchiamo di fare un pò di chiarezza sull’argomento.

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un’importante evoluzione nell’organizzazione interna delle grandi imprese che, per migliorare la produttività e la redditività, hanno messo in atto un processo che comporta investimenti crescenti nel coordinamento e nella pianificazione delle trasferte aziendali

In questo modo si assisterà ad un miglioramento qualitativo dell’attività lavorativa che, di conseguenza, porterà consistenti benefici economici alla società.

A tal proposito sempre più aziende, dopo aver maturato la consapevolezza che incontrare personalmente il cliente sia la soluzione migliore per garantire la buona riuscita di una possibile collaborazione, hanno deciso di incrementare il budget per i viaggi di lavoro.  

Allo stesso modo, sono in continuo aumento gli investimenti necessari alla formazione dei propri dipendenti e collaboratori: ciò comporta che essi si spostino sul territorio nazionale e non, per partecipare a congressi, eventi, corsi di aggiornamento che permettano loro di acquisire nuove skills utili a garantire l’ottimo svolgimento della propria attività lavorativa.

Travel manager: compiti e responsabilità

L’aumento delle trasferte aziendali richiede un’organizzazione capillare dei comparti di riferimento come quello amministrativo, contabile e delle risorse umane; per tale motivo, soprattutto le grandi imprese, hanno deciso di inserire nel proprio organico una figura professionale, il travel manager, che possa garantire il perfetto funzionamento di questa complessa macchina, affinché tutto si svolga in maniera ottimale e nel rispetto della travel policy aziendale.

Il ruolo di travel manager è particolarmente impegnativo poiché comporta responsabilità che solo una persona estremamente qualificata può gestire.

Pianificare una trasferta aziendale richiede, infatti, di mettere in atto un lavoro organizzato step by step che solo chi ha competenze specifiche settoriali può portare a termine senza incorrere in criticità.

Il travel manager, innanzitutto, dovrà fare in modo che il budget stabilito precedentemente con il dirigente aziendale venga pienamente rispettato garantendo però che il dipendente che andrà in trasferta possa comunque essere soddisfatto.

È quindi importante trovare il giusto compromesso tra i costi imposti dall’azienda e i benefici richiesti da colui che si trova a svolgere l’attività lavorativa al di fuori del proprio ufficio. 

Per gestire al meglio questa fase iniziale, al travel manager sono richieste competenze di economia e di finanza di base, poiché dovrà sempre mantenere aperto un canale comunicativo con l’ufficio amministrativo-contabile che si occupa, appunto, di controllare le spese del personale necessarie poi a redigere il rendiconto mensile. 

Organizzare una trasferta, inoltre, comporta l’utilizzo di portali appositi per la prenotazione di autovetture, voli, treni e strutture alberghiere.

A seconda della località di destinazione sarà possibile scegliere il mezzo di trasporto più adatto che permetta di arrivare in sede nel minor tempo possibile ottimizzando i costi, non andando quindi ad inficiare negativamente sulla redditività dell’azienda. 

Se la distanza da percorrere è breve e facilmente raggiungibile in auto, è possibile utilizzare un’auto direttamente appartenente al proprio parco aziendale, qualora la società ne avesse uno, oppure il travel manager può affidarsi ad una società esterna.

In ogni caso è opportuno che conosca le politiche ecosostenibili così da scegliere un mezzo con emissioni basse di CO2 che contribuiscano quindi a limitare l’impatto sull’ambiente.

Organizzare viaggi aziendali, soprattutto quelli in luoghi a rischio come, ad esempio, la Cina che attualmente sta affrontando una situazione particolarmente delicata, richiede al momento competenze specifiche sui procedimenti da seguire e le pratiche burocratiche da espletare, oltre che alla normale documentazione di cui il dipendente necessita per entrare nel paese e alle eventuali vaccinazioni richieste per legge. 

Il travel manager, per poter gestire al meglio l’organizzazione delle trasferte deve avere abilità nell’utilizzo di software specifici che permettano di inserire dati e documenti relativi ai costi di viaggio, di alloggio e dei conseguenti spostamenti, in modo che poi l’ufficio del personale possa provvedere a consultarli in qualsiasi momento.

Riassumendo possiamo dire che si tratta di una figura altamente specializzata in grado di affrontare sfide complesse, spaziando dalla gestione ordinaria delle trasferte aziendali, al monitoraggio della soddisfazione dei lavoratori impegnati nelle trasferte.

Insomma, il travel manager deve, da un lato, curare tutti gli interessi dell’azienda assicurandosi che ogni costo sia ottimizzato e giustificato, dall’altro deve assicurarsi che i lavoratori in trasferta siano soddisfatti e non riscontrino problemi di alcun tipo.

Si ricorda però che non sempre il travel manager è una figura ben specifica all’interno dell’azienda, tale ruolo a volte può essere anche infatti ricoperto da altre figure aziendali che sono incaricate di altre mansioni.

In altri casi, invece, il travel manager è una figura part time, quindi non sempre presente in azienda ma che è comunque incaricato di fornire una continua assistenza ai dipendenti dell’azienda. 

Mentre nelle aziende di piccole dimensioni è possibile che tale ruolo sia ricoperto da una figura non dedicata esclusivamente a questo compito, man mano che un’azienda cresce, la gestione dei viaggi può diventare troppo ingombrante per essere gestita in questo modo.

Ed è a questo punto che è necessario introdurre la figura del Travel Manager, la quale consente di rimuovere questa pressione dalla figura inizialmente ad essa designata consentendole di dedicare il proprio tempo al core business.

Come organizzare e gestire le trasferte aziendali con le carte prepagate Soldo

Non tutte le aziende, soprattutto le piccole e medie imprese, hanno la possibilità di assumere la figura professionale del travel manager e questo comporta che spesso la gestione e l’organizzazione delle trasferte aziendali avvenga in modo approssimativo, rischiando poi di incorrere in problematiche più o meno importanti. 

Ad esempio, alla fine del mese, il reparto amministrativo dovrà gestire i rimborsi relativi alle spese delle trasferte e, se non ha a disposizione tutta la documentazione che attesti i pagamenti effettuati, non potrà procedere all’indennizzo del dipendente. 

Per ovviare a questi problemi, è possibile affidarsi a Soldo con il suo sistema di carte prepagate smart, la soluzione ideale per i travel manager.

Soldo propone infatti delle carte prepagate che la società può assegnare ad ogni dipendente così che possa utilizzarla per le spese aziendali, come quelle relative alle trasferte: questo è un modo particolarmente efficiente sia per responsabilizzare il collaboratore che dovrà gestire i costi delle proprie attività lavorative in completa autonomia, sia per l’azienda che potrà confermare o meno se il rapporto di fiducia instaurato tra società e dipendente sia solido. 

Il responsabile amministrativo grazie al sistema di carte prepagate Soldo può monitorare in tempo reale i pagamenti effettuati dai propri collaboratori. Infatti Soldo mette a disposizione dei suoi clienti un gestionale specifico che consente di consultare in qualsiasi momento i dettagli relativi alle transazioni eseguite.

Il dipendente, inoltre, grazie ad una pratica applicazione da scaricare sul proprio smartphone, potrà avere sempre a disposizione la documentazione delle singole transazioni: fotografando gli scontrini, tramite l’apposita app, sarà possibile riconciliare i giustificativi con i relativi pagamenti, facilitando molto il lavoro del reparto amministrativo che, tramite il software di riferimento potrà, così, attingere a tutta la documentazione, necessaria per procedere alla rendicontazione.

Un altro dei vantaggi offerti dalle carte prepagate Soldo è quello di facilitare la compilazione della nota spese: ogni qualvolta, infatti, viene effettuata una spesa, saranno acquisiti tutti i dati relativi alla data, all’esercente, all’anagrafica dell’utilizzatore, all’importo e al tipo di settore merceologico.

Grazie a queste informazioni verranno redatti dei report tramite i quali l’azienda può monitorare attentamente i comportamenti dei dipendenti. 

Scegliere, quindi, di usufruire delle carte prepagate Soldo consente all’azienda di ridurre notevolmente il tempo di lavoro dell’ufficio del personale, che non sarà più costretto a gestire ed archiviare manualmente la documentazione cartacea che verrà, invece, completamente digitalizzata.

Questo determinerà una significativa riduzione del tempo di lavoro dell’ufficio preposto alla gestione delle spese aziendali, con un’ ottimizzazione dei costi e, di conseguenza, con la massimizzazione dei profitti.