Rimborso spese dipendenti: tutto quello che devi sapere

Redazione Soldo •

Il rimborso spese ai dipendenti è solitamente uno dei costi più rilevanti e, spesso, di più complicata gestione amministrativa all’interno di un’azienda.

Se i dipendenti aziendali utilizzano il proprio denaro per conto della azienda per cui lavorano, hanno diritto a un rimborso spese in busta paga che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, a patto ovviamente che questi siano stati utilizzati in accordo con gli scopi aziendali.

In particolare, venditori e addetti commerciali hanno diritto ad un rimborso spese di trasferta per quanto riguarda:

L’entità e la natura del rimborso variano a seconda dell’inquadramento del lavoratore.

Tra coloro che hanno diritto a un rimborso per le spese sostenute durante l’attività lavorativa per conto dell’azienda troviamo infatti generalmente dipendenti dell’azienda, liberi professionisti, collaboratori occasionali o collaboratori a progetto.

Vediamo ora insieme le modalità di rimborso spese per venditori e addetti commerciali assunti con contratto subordinato, a seconda delle diverse tipologie di trasferta.

Rimborso dipendenti in busta pagaIl rimborso spese in busta paga: quello che c’è da sapere

Il rimborso spese ai dipendenti assunti mediante contratto subordinato, ovvero i lavoratori dipendenti, varia principalmente a seconda che le trasferte abbiano luogo nel comune dove si trova la sede di lavoro oppure al di fuori dello stesso. Ecco le varie casistiche e come viene calcolato il rimborso.

Rimborso spese di trasferta nel comune della sede di lavoro

Nel caso di trasferte interne al comune dove ha luogo la sede di lavoro (ovvero quella in cui il dipendente svolge ordinariamente la sua attività così come indicato dal contratto di assunzione), i rimborsi spese concorrono integralmente a formare il reddito, a eccezione dei rimborsi per le spese di viaggio documentate da biglietti, ricevute di abbonamenti dei mezzi, ricevute per spostamenti con taxi, ecc.

Tra le spese imponibili annoveriamo anche il rimborso chilometrico all’interno del comune e interamente deducibile per azienda, rimborso che viene calcolato grazie ad un servizio offerto dall’ACI e che quantifica l’importo dei rimborsi spettanti a dipendenti o professionisti che utilizzano la propria auto per svolgere attività a favore del datore di lavoro.

Attenzione però: la legge attualmente in vigore impone l’obbligo di pagamento dei carburanti con strumenti tracciabili, norma che cambia le carte in tavola in merito alla richiesta di rimborso delle spese di carburante.

Oltre alle spese per il viaggio bisogna considerare anche il rimborso per eventuali vitto e alloggio, per cui i venditori dipendenti hanno la possibilità di richiedere un rimborso pari al 75% delle spese sostenute.

Inoltre, qualora si richieda la fattura per le spese sopra elencate risulta possibile anche detrarre l’IVA. Se non si è in grado di presentare la fattura, l’IVA non rientra nel costo deducibile al 75%.

Rimborso spese dipendenti per trasferte fuori dal comune della sede di lavoro

Nel caso di trasferte al di fuori del comune della sede di lavoro è possibile accordarsi con il proprio datore di lavoro su una fra le tre modalità di rimborso possibili:

Ogni tipologia di rimborso ha caratteristiche diverse dalle altre. Ecco le caratteristiche delle singole modalità di rimborso.

Rimborso spese forfettario

Questa modalità di rimborso avviene attraverso la decisione di una cifra prestabilita tra lavoratore e dirigente in via forfettaria.

Esso esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia e fino a 77,47€ se questa avviene all’estero, togliendo da questi le spese di trasporto che possono essere rimborsate a piè di lista, ovvero fornendo all’amministrazione dell’azienda per cui si lavora la documentazione relativa alla spesa, o sotto forma di indennità chilometrica.

Tutti gli altri rimborsi spese, anche quelli documentati, vengono tassati in capo al dipendente. Le indennità chilometriche non formano mai reddito per il dipendente e per l’azienda sono deducibili in convenzione con quanto stabilito dalle tabelle ACI.

Rimborso a piè di lista o analitico

Rimborso analiticoIl rimborso a piè di lista è quello in cui il lavoratore si preoccupa di raccogliere tutta la documentazione relativa alle spese rimborsabili e la fornisce all’azienda per cui lavora al suo ritorno dalla trasferta lavorativa.

Nel rimborso analitico, le spese sostenute per vitto, alloggio, trasporti e viaggi, a prescindere dal loro importo, non concorrono a formare il reddito del dipendente.

I commerciali devono quindi attestare le spese sostenute mediante adeguata documentazione all’interno della nota spese dipendenti che riporti data e luogo del pagamento.

Eventuali altre spese (parcheggio, telefonate, ecc.), anche se documentate, non costituiscono reddito per 15,49€ per le trasferte in Italia o 25,82€ per le trasferte all’estero.

Rimborso misto

Il rimborso misto è una formula di compromesso tra le due viste sopra. Come viene a costituirsi questo compromesso dipende dalla tipologia di spese sostenute dal lavoratore in trasferta: qualora il rimborso riguardi solo il vitto o solo l’alloggio le indennità forfettarie sono ridotte di 1/3; queste vengono ridotte a 2/3 qualora il rimborso comprenda sia le spese di vitto che quelle di alloggio.

Tutti gli altri rimborsi spese, anche se documentati con ricevute o scontrini fiscali, sono tassati in capo al dipendente.

Il rimborso spese è sempre causa di grattacapi sia per i lavoratori che per le aziende, per questo esistono diversi servizi, in particolare forme di pagamento elettroniche, che ti aiutano a semplificare la rendicontazione ed i rimborsi spese.

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