Omaggi aziendali: come gestire al meglio le spese

Redazione Soldo •

Sempre più imprese scelgono di attuare strategie di marketing innovative e attente alla propria mission, in modo da contribuire notevolmente all’incremento della produttività e, di conseguenza, della redditività della società. 

Alcuni tra i migliori piani strategici messi in atto prevedono l’acquisizione continua di nuovi clienti e la fidelizzazione di coloro che già lo sono. 

Nel primo caso, dopo un’approfondita strategia di vendita attraverso la quale individuare il target di riferimento, è possibile organizzare eventi con relative attività promozionali volte a pubblicizzare il brand: piccoli omaggi, come gadget personalizzati, contribuiscono a promuovere beni e servizi offerti dalla società.

Per quando riguarda il processo di fidelizzazione, è un aspetto altrettanto importante che ogni azienda dovrebbe gestire con il dovuto impegno e con la massima attenzione: trattenere a sé un cliente implica l’attuazione di un programma volto a mantenere elevato il suo grado di soddisfazione con piccoli gift donati come ringraziamento per aver scelto il proprio brand. 

Omaggi ai clienti: tutto quello che c’è da sapere

Quando si parla di omaggi è importante comprendere quali siano gli adempimenti fiscali a carico dell’azienda.

Scegliere di acquistare beni e servizi, che non siano oggetto dell’attività dell’impresa, richiede un’attenta analisi dei costi in cui si andrebbe ad incorrere.

I costi relativi agli acquisti di omaggi destinati ai clienti, rientrano nelle cosiddette spese di rappresentanza, definite dall’Agenzia delle Entrate come “le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Quindi le spese di rappresentanza, per essere considerate tali, richiedono alcuni requisiti imprescindibili, senza i quali vengono meno anche i vantaggi relativi agli adempimenti fiscali. 

Innanzitutto, una caratteristica fondamentale è la gratuità. Ogni bene o servizio inteso come omaggio aziendale, non deve mai prevedere una controprestazione di alcuna natura da parte chi lo riceve.

Lo scopo è, infatti, quello di consolidare le public relations promuovendo e pubblicizzando il marchio o le politiche commerciali della società così da apportare dei vantaggi economici, anche potenziali, all’azienda.

Le spese di rappresentanza, per rientrare in questa categoria, devono rispondere a due principi cardine: 

In entrambi i casi sono necessari dei giustificativi, scontrini e fatture fiscali, che attestino il tipo di spesa effettuato con il relativo importo. Solo in questo modo è possibile controllare se i requisiti siano stati rispettati.

È inoltre importante stabilire un limite unitario di spesa di 50 euro per poter usufruire di alcuni benefici fiscali.

Se, infatti, l’omaggio ha un valore uguale o inferiore ai 50 euro, la sua spesa può essere completamente dedotta dal reddito dell’azienda in riferimento all’anno in cui viene sostenuto e l’IVA è interamente detraibile

Se, ad esempio, si sceglie di regalare ai clienti un cesto natalizio durante le festività, è necessario sapere che il costo unitario di 50 euro fa riferimento all’insieme dei prodotti presenti all’interno della confezione, non ai singoli beni. 

Cesto natalizio omaggio aziendale

Nonostante non ci sia, quindi, alcun adempimento ai fini dell’IVA, è comunque importante che, qualora l’omaggio fosse spedito, sia rilasciato un documento di trasporto (DDT): esso è necessario per procedere alla rendicontazione mensile, che attesti il tipo di spesa effettuato, le generalità dell’esercente ed altrettante informazioni utili per avere una panoramica completa circa l’acquisto effettuato.

Come quindi anticipato, il denaro impiegato per l’acquisto di omaggi ai clienti con un valore inferiore o uguale a 50 euro sarà interamente deducibile. 

Infatti, come espresso nell’articolo 108 comma 2 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) “le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo d’imposta di sostenimento se rispondenti ai requisiti di inerenza e congruità stabiliti con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse, del volume dei ricavi dell’attività caratteristica dell’impresa e dell’attività internazionale dell’impresa. Sono comunque deducibili le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a euro 50”.

Per semplificare, le spese relative agli omaggi ai clienti

Carte prepagate Soldo: soluzione ideale per le spese aziendali

Gestire questo tipo di spese richiede comunque un’attenzione e un impegno non indifferenti. Il reparto amministrativo contabile infatti dovrà acquisire, organizzare e archiviare tutta la documentazione relativa a questi costi di rappresentanza, così da procedere con la compilazione della nota spese e il conseguente processo di rendicontazione.

Per agevolare la pianificazione e il controllo delle spese aziendali si consiglia di affidarsi alle carte prepagate Soldo, la soluzione ideale per le imprese che necessitano di uno strumento di qualità che possa aiutarle a gestire in tempo reale tutte le transazioni effettuate.

Uno dei numerosi vantaggi di questo sistema di carte prepagate smart, è quello di poter stabilire un limite di spesa.

Qualora, infatti, si avesse necessità di acquistare degli omaggi ai clienti, è sufficiente impostare un budget prestabilito, oltre il quale la carta non erogherà più denaro; in questo modo non si incorrerà nel rischio di spendere cifre più elevate, trovandosi poi a dover adempiere a specifici obblighi fiscali. 

Inoltre, il controllo delle spese sarà più immediato: grazie all’utilizzo di una pratica applicazione, ad ogni transazione si riceverà una notifica sul proprio smartphone con tutti i dati relativi all’acquisto appena effettuato.

Infatti, ogni qualvolta venga utilizzata la carta prepagata, saranno acquisite le informazioni inerenti al settore merceologico, all’esercente, all’importo, alla data e al cambio valuta (se necessario); in questo modo la compilazione della nota spese potrà essere facilitata grazie all’apposito gestionale. 

Un altro dei punti di forza delle carte prepagate Soldo riguarda la possibilità di riconciliare la documentazione fiscale con la relativa transazione: infatti, dopo aver fotografato scontrini e ricevute, è possibile allegarli nella sezione specifica dell’app, così da averle sempre a disposizione per consultazione.

Si sottolinea però che la conservazione dello scontrino cartaceo è necessaria previa diversa notifica da parte della propria amministrazione. 

Questo è un aspetto fondamentale che permette di facilitare e, quindi, migliorare sensibilmente il lavoro svolto dall’ufficio del personale che, in tal modo, potrà consultare la documentazione in qualsiasi momento tramite lo specifico software aziendale, evitando così di organizzare e archiviare manualmente tutto il materiale cartaceo.

Infatti per tutti i pagamenti effettuati è necessario disporre dei relativi giustificativi che, da questo momento saranno completamente digitalizzati

Ciò comporta una semplificazione importante anche nell’attività svolta dal reparto contabile che potrà consultare tutta la documentazione necessaria con un semplice click e procedere poi alla rendicontazione in modo più immediato e veloce, ottimizzandotempi e costidi lavoro.

Questo favorisce l’incremento della produttività dell’azienda: gestire la contabilizzazione delle spese con strumenti innovativi, permette di elaborare i processi amministrativi in maniera ottimale senza rischiare di trovarsi ad affrontare problematiche relative alla perdita di incartamenti.