Spese di viaggio: lo studio della gestione del Gruppo Bauli

Redazione Soldo •

L’azienda veronese Bauli è una delle più attive sul territorio nazionale ed estero per quanto riguarda la produzione e la distribuzione di prodotti dolciari tipici delle ricorrenze, come panettoni, pandori e colombe pasquali.

Negli anni novanta, dopo essersi ormai imposto come società leader nel settore di riferimento, il Gruppo Bauli, grazie a una continua innovazione, alla passione e alla volontà di sperimentare più in profondità l’arte della pasticceria, ha deciso di lanciare sul mercato anche prodotti legati alla quotidianità come biscotti e croissant.

Il successo dell’iniziativa non si è fatto attendere, tanto che attualmente l’azienda conta oltre 1600 dipendenti e 5 stabilimenti con un fatturato di quasi 500 milioni di euro

Bauli: l’espansione passa anche per il business travel

Prendendo in esame uno studio condotto ed elaborato dall’Osservatorio Business Travel, in collaborazione con il Politecnico di Milano e l’Università di Bologna, andremo ad evidenziare alcuni degli aspetti fondamentali legati alla gestione del Gruppo Bauli.

Il Gruppo Bauli per garantire un incremento costante della produttività e della redditività ha la necessità di procedere a piani di acquisizione tanto italiani quanto esteri: per esempio, è stato recentemente costruito uno stabilimento in India per distribuire i prodotti dolciari sul mercato locale. 

Per poter proseguire con questa espansione, è importante che vengano siglati accordi e contratti con altrettante società, così da rilevare quote e azioni necessarie per estendere il proprio progetto di acquisizione

Per portare avanti questa policy aziendale, sempre più dipendenti, in particolare coloro che ricoprono ruoli commerciali, si recano in trasferta dai potenziali clienti, svolgendo quindi l’attività professionale al di fuori della sede principale.

Questo comporta un’accurata organizzazione e gestione dei costi del viaggio, del vitto e dell’alloggio. Sono sempre di più i lavoratori del Gruppo che devono viaggiare per l’azienda, circa 200 ogni anno, e ciò richiede un complesso processo di rendicontazione dovuto alle numerose note spese da compilare. 

Se ne contano circa 1500 in dodici mesi, di cui circa 900 sono riferite ai dipendenti che viaggiano una tantum e 600 a coloro che, lavorando nel reparto commerciale, svolgono gran parte della propria attività al di fuori dell’ufficio. 

Essi, per velocizzare l’immissione dei dati, inserivano più trasferte nella stessa nota spese.

Ciò comportava una difficoltà nel lavoro di contabilizzazione dell’ufficio amministrativo che doveva acquisire tutte le informazioni direttamente dal viaggiatore, individuando, all’interno di un unico documento, i costi relativi alle singole trasferte, così da poter procedere al rimborso.

Il tutto avveniva a seguito della presentazione di adeguati giustificativi con cui si attestasse la veridicità delle spese sostenute.

Come Bauli ha agevolato la gestione delle trasferte 

Gestire le spese relative alle trasferte richiede accuratezza e attenzione per evitare errori e distrazioni che andrebbero a compromettere l’adeguata compilazione della nota spese e la corretta riuscita della rendicontazione.

È quindi opportuno procedere a digitalizzare tutte le fasi legate all’organizzazione dei viaggi aziendali: un’innovativa metodologia di lavoro che permette all’ufficio contabile di ridurre notevolmente i tempi ed i costi delle singole operazioni.

A questo proposito, il Gruppo Bauli, ha avviato il processo di digitalizzazione affidandosi ai servizi proposti da Soldo e da Zucchetti.

Innanzitutto la società, dopo aver aperto un conto Soldo, ha distribuito le carte prepagate a ogni dipendente e ai singoli reparti, non prima di aver istituito un sottoconto per ognuno di essi, in modo da facilitarne la gestione. 

In questo modo, i lavoratori, disponendo di questo nuovo strumento elettronico, hanno la possibilità di controllare in tempo reale tutte le spese effettuate e le relative informazioni.

La possibilità di fotografare scontrini e ricevute fiscali permette di inserirli all’interno dell’apposita applicazione per smartphone, così che tutta la documentazione sia disponibile a portata di click.

Questi nuovi strumenti, con i quali è possibile consultare le informazioni, ormai in formato digitale, direttamente da un dispositivo elettronico, hanno contribuito e stanno contribuendo, inoltre, a limitare notevolmente l’impatto ambientale.

Il Gruppo Bauli, in questo modo, ha iniziato a monitorare nell’immediato tutte le transazioni eseguite dai propri dipendenti, talvolta decidendo di bloccarle, qualora non fossero inerenti all’attività lavorativa, e impostando un budget fisso oppure un limite di utilizzo all’interno di una determinata categoria merceologica. 

Un altro vantaggio delle carte prepagate Soldo di cui il Gruppo Bauli sta usufruendo fa riferimento alla possibilità, da parte dell’amministrazione, di ricaricare il sottoconto in qualsiasi momento senza alcun costo aggiuntivo, così da evitare che i dipendenti si trovino a dover anticipare il denaro per le spese aziendali.

Inoltre, per ogni acquisto effettuato con queste prepagate smart, tutte le informazioni relative ai dati anagrafici, l’importo speso, il settore merceologico, la data e l’ora dell’avvenuto pagamento vengono inserite automaticamente nel dispositivo a esse collegate.

Il dipartimento di contabilità del Gruppo Bauli, consultando tutta la documentazione circa le transazioni effettuate dai dipendenti mediante l’impiego di uno specifico gestionale, sfrutta dunque la possibilità di eseguire in breve tempo tutte le operazioni relative alla contabilizzazione.

Per una gestione ancora più completa e ottimale delle trasferte, il Gruppo Bauli ha scelto di collaborare anche con Zucchetti, acquistando il software Infinity ZTravel, un gestionale innovativo con il quale è possibile facilitare la compilazione delle note spese, procedere alla riconciliazione delle fatture elettroniche relative ai costi del viaggio, del vitto e dell’alloggio.

Inoltre, grazie all’impiego di una tecnologia avanzata, ZTravel consente di calcolare correttamente l’IVA da detrarre da ogni acquisto fatturato, riducendo in questo modo la possibilità di errori. 

Cosa è cambiato con l’intervento di Soldo e ZTravel

Dopo aver iniziato il processo di digitalizzazione grazie all’aiuto delle aziende Soldo e Zucchetti, il Gruppo Bauli è riuscito a semplificare notevolmente l’organizzazione di tutte le fasi relative alle trasferte dei propri dipendenti e/o collaboratori. È ora opportuno capire cosa effettivamente sia cambiato nella gestione delle trasferte.

Prima dell’intervento di Soldo e ZTravel, il dipendente doveva comunicare direttamente all’ufficio di competenza di dover svolgere una trasferta, con la conseguente necessità di procedere alla prenotazione del mezzo di trasporto e della struttura ricettiva.

In questo caso, il dipartimento di riferimento si occupava di contattare un’agenzia di viaggi e saldare l’importo relativo all’alloggio con carte bancarie prepagate. Le eventuali spese aggiuntive, talvolta, potevano essere anticipare dal dipendente che ne avrebbe chiesto poi il rimborso solo a fronte della corretta compilazione, in questo caso manuale, della nota spese.

A conclusione di ciò, il personale dedicato si sarebbe occupato del controllo e dell’amministrazione di tutti i pagamenti effettuati durante la trasferta, per poi procedere alla rendicontazione.   

Dopo l’intervento, il Gruppo Bauli ha assistito ad un notevole miglioramento sotto molteplici aspetti. Innanzitutto, l’azienda ha stipulato un contratto di esclusiva con un’agenzia di viaggi, per la prenotazione delle strutture alberghiere, e di eventuali spostamenti.

Per quanto riguarda le spese extra come quelle legate a ristoranti, mezzi di trasporto ed altre voci, non è stato più richiesto ai dipendenti di anticipare somme, più o meno cospicue, poiché hanno potuto usufruire delle carte prepagate Soldo, caricate direttamente dall’impresa con l’importo necessario che, associate a ZTravel, gli hanno permesso di monitorare costantemente tutti i pagamenti effettuati. 

I servizi offerti da Soldo e Zucchetti stanno permettendo di agevolare le operazioni di rendicontazione poiché semplificano la compilazione della nota spese e la riconciliazione tra i pagamenti e i relativi giustificativi. 

Bauli: costi e benefici degli accordi di digitalizzazione

Il Gruppo Bauli, scegliendo di affidarsi a due aziende come Soldo e Zucchetti, per migliorare il proprio travel business management, ha investito 23.000 euro per l’acquisto del software ZTravel e dell’integrazione necessaria per utilizzare al meglio il gestionale di contabilità interno.

Altri 8.700 euro sono stati impiegati per l’acquisizione di nuovi strumenti elettronici, e per la formazione di cui il personale necessita per poterli utilizzare al meglio. 

Dopo aver osservato i costi, è importante calcolare gli effettivi benefici di cui l’azienda Bauli può favorire. Come espresso in precedenza, la nuova strategia messa a punto dal Gruppo Bauli per digitalizzare tutte le fasi relative alla gestione delle trasferte aziendali, ha semplificato notevolmente il processo di rendicontazione delle spese portando anche un’ottimizzazione dei costi  e dei tempi di lavoro. 

Per quanto riguarda i dipendenti che viaggiano abitualmente, le operazioni necessarie per amministrare  le loro spese ha mostrato una decrescita del 56%: dai 90 minuti impiegati per l’elaborazione della rendicontazione, si è arrivati ai 40 minuti. Il risparmio di tempo e, di conseguenza, di costo di lavoro è evidente. 

La fase di rendicontazione relativa alle trasferte dei dipendenti e/o collaboratori non abituali è passata dai 25 minuti ai 10. Ciò ha portato ad una riduzione di costo e di tempo pari al 33%

Le operazioni di riconciliazione, invece, non sono più affidate al personale dedicato, poiché grazie all’utilizzo di appositi gestionali, come ZTravel, e di strumenti elettronici, come le carte prepagate Soldo, ogni giustificativo viene associato alla rispettiva transazione e, in questo modo, la nota spese viene compilata automaticamente con tutte le informazioni relative ai singoli pagamenti.

Questo nuovo processo ha fatto sì che i controlli vengano effettuati una sola volta, apportando una riduzione delle tempistiche e dei costi di gestione del personale: le iniziali 1800 ore necessarie all’ufficio amministrativo per amministrare la contabilità si sono ridotte a 280. Si è assistito, quindi, a un risparmio dell’84%. 

Dunque, il Gruppo Bauli, investendo complessivamente 31.700 euro, ha potuto osservare un risparmio effettivo dei costi delle risorse impiegate per tutte le operazioni necessarie ad amministrare e gestire le trasferte aziendali. 

Per concludere, prendendo in considerazione i dati percentuali che emergono da questo caso studio, è possibile notare come, su un campione di dipendenti del Gruppo Bauli intesi come viaggiatori abituali, il 98% ritenga che l’impiego di Soldo abbia facilitato notevolmente la gestione dei giustificativi, grazie a un processo di acquisizione online di tutta la documentazione relativa ai pagamenti effettuati mediante una web console dedicata.

Inoltre, sempre il 98% del campione sostiene che la compilazione della nota spese sia semplificata: ad ogni utilizzo della carta, vengono registrati tutti i dati relativi alla transazione eseguita che saranno poi inseriti automaticamente proprio all’interno della nota spese.

Scegliere di affidarsi ad aziende come Soldo e Zucchetti non ha portato vantaggi solo all’impresa, ma ha contribuito a migliorare la soddisfazione dei suoi dipendenti e collaboratori, che possono monitorare autonomamente tutte le spese relative ai viaggi aziendali grazie all’archiviazione digitalizzata di tutta la documentazione fiscale.