La gestione delle risorse umane in outsourcing

Redazione Soldo •

In un mercato del lavoro che richiede e impone sempre più flessibilità, l’outsourcing può essere una strategia chiave per le aziende di qualsiasi dimensione. Nel seguito dell’articolo vediamo insieme la definizione di outsourcing – con particolare attenzione all’ambito delle risorse umane – e i vantaggi derivanti per le aziende nel reperire al proprio esterno alcune competenze chiave.

Outsourcing è un termine inglese che sta ad indicare la strategia aziendale consistente nel ricercare al proprio esterno delle competenze per collaborazioni temporanee o su base continuativa in modo da snellire l’organico aziendale, risparmiare sui costi del personale e mantenere un assetto flessibile a nuove esigenze e nuovi contesti che possono sorgere. A seconda del tipo di azienda, del suo mercato e della sua grandezza si possono esternalizzare processi come funzioni, servizi o processi sia di supporto che produttivi.

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Si distingue così tra tutte quelle funzioni che un’azienda decide di esternalizzare e quelle che invece rimangono in house, ovvero all’interno dell’azienda. Quest’ultime sono talvolta chiamate core activities o attività aziendali centrali il cui insieme costituisce core business, il nucleo operativo dell’ azienda.

 

Benché esistente già a partire dagli anni 50’ e 60’, il ricorso a forme di esternalizzazione dei processi e delle funzioni aziendale si intensifica a partire dagli anni 90’, sotto la pressione di un mercato che, dinamico e in espansione, richiede di snellire i mastodontici complessi aziendali costituitisi nei decenni precedenti in favore di una forma aziendale più dinamica e resiliente. Ciò accade anche a causa dei cambiamenti del mercato globale sempre più concorrenziale che avvengono ora con maggior frequenza e rapidità. Infatti, mentre in precedenza era più diffuso il modello aziendale verticale, fortemente gerarchizzato e burocratizzato, questo modello viene ad eclissarsi in favore di un modello orizzontale che permette all’azienda di mantenersi agile e pronta ai cambiamenti del mercato.

E’ chiaro che la scelta delle attività da esternalizzare e al contrario delle attività da considerare come core activities dipende sia dal tipo di azienda, sia dalle esigenze, sia infine dal piano strategico adottato dall’azienda. Alcune aziende infatti prediligono limitare sulla base di criteri organizzativi, per quanto possibile e conveniente, il numero di funzioni e processi esternalizzati al minimo, mentre altre al contrario preferiscono usufruire dei vantaggi offerti dall’outsourcing, che vedremo più nel dettaglio nel seguito dell’articolo.

Le risorse umane in outsourcing

Per quanto riguarda nello specifico il settore risorse umane, presente in ogni azienda, in relazione all’outsourcing si parla di Human Resources Outsourcing (HRO in breve). L’esternalizzazione delle funzioni deputate alle risorse umane può avvenire in modo parziale, coinvolgendo solo alcuni processi o funzioni, o in modo totale, concretizzandosi nell’esternalizzazione di tutti i compiti classicamente affidati alle risorse umane.

I diversi compiti di cui si occupa il settore risorse umane si possono dividere in tre macro-aree: le attività di natura amministrativa, le attività dedicate alla creazione di pratiche a supporto delle strategie aziendali e infine le attività dedicate ad accrescere, valorizzare e coltivare il capitale umano dell’azienda attraverso corsi di aggiornamento e altre opportunità. Tra le attività pertinenti alle risorse umane che più spesso vengono esternalizzate – non essendo considerate core activities – si trovano spesso: la selezione e il reclutamento del personale, la formazione, le attività di valutazione delle performance dei dipendenti, le relazioni con gli stessi, la gestione delle paghe e dei contributi, i servizi di assistenza, la gestione dei dati raccolti.

La convenienza di esternalizzare le risorse umane

I vantaggi relativi all’esternalizzazione delle risorse umane sono riassumibili in quattro macro categorie.

Da un lato, ricorrendo all’outsourcing è possibile per l’azienda risparmiare sui costi da affrontare. In generale e non solo limitatamente all’ambito delle risorse umane, una delle motivazioni più frequenti e incalzanti che spingono le aziende a ricorrere all’esternalizzazione delle funzioni aziendali è proprio il risparmio sui costi, anche se nella fattispecie del settore delle risorse umane, data la natura delle sue funzioni, è uno dei settori la cui esternalizzazione composta costi maggiori se paragonato ad altri settori. Il risparmio sui costi è dato anche dal risparmio per l’azienda sui costi delle infrastrutture, apparecchiature e in generale tutti i mezzi necessari per portare a termine una data attività nel settore delle risorse umane che nel caso dell’outsourcing può evitare di acquistare.

Un altro aspetto vantaggioso da tenere in considerazione in relazione all’outsourcing delle risorse umane è indubbiamente il fattore tempo. Attraverso l’esternalizzazione delle funzioni è infatti possibile ridurre il tempo da dedicare alle funzioni di routine e di amministrazione relative alle risorse umane e dedicarlo invece in modo proficuo a quei servizi e a quelle funzioni che sono stati strategicamente selezionati come parte del core business.

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Un terzo vantaggio dell’outsourcing consiste nella qualità del lavoro complessivo. Infatti attraverso questo processo è molto più facile poter selezionare e cambiare il partner esterno con cui si è avviata la collaborazione, in modo che se le performance non sono soddisfacenti, si p in poco tempo sostituire il partner con uno più affidabile che produce risultati di qualità. Come si diceva infatti, una delle caratteristiche che rendono le pratiche di outsourcing così appetibili per le aziende è proprio la possibilità di godere di una maggiore flessibilità. Quest’ultima è particolarmente evidente nella possibilità di cambiare il collaboratore esterno nel caso in cui le prestazioni di questo non siano ritenute all’altezza di quanto richiesto dagli standard aziendali.

Infine, un quarto importante vantaggio derivante dall’outsourcing delle risorse umane riguarda la dimensione organizzativa dell’azienda. Infatti, esternalizzando l’azienda non deve più occuparsi della gestione dei lavoratori, come nel caso dei lavoratori dipendenti, ma è il partner con cui si è stretto il rapporto di collaborazione esterna che fornisce all’organizzazione delle funzioni di cui si è preso in carico lo svolgimento.

In questo modo, come abbiamo visto, l’esternalizzazione può rivelarsi un alleato efficace dell’outsourcing su più fronti, permettendo di risparmiare sui costi, sul tempo, aumentando la qualità e snellendo l’attività organizzativa di una azienda.