Gestire la flotta aziendale in modo efficiente e pratico

Redazione Soldo •

Quando si parla di flotta aziendale si fa riferimento ad un insieme di veicoli che l’impresa mette a disposizione dei propri dipendenti, soprattutto di coloro che ricoprono ruoli commerciali e che necessitano, quindi, di allontanarsi dagli uffici per svolgere al meglio l’attività lavorativa. 

Talvolta viene concessa loro una vettura come fringe benefit, ovvero un bene addizionale, un servizio accessorio, che va ad aggiungersi alla retribuzione mensile e che, quindi, contribuirà a formare il reddito.

In tal caso si parla di uso promiscuo dell’auto aziendale poiché il dipendente potrà utilizzarla non solo per gli spostamenti legati al proprio lavoro ma anche per quelli privati. 

Con la nuova legge di bilancio, a partire dal 1 luglio 2020 la tassazione sui veicoli aziendali sarà rapportata alla percentuale di emissioni così da contribuire a limitare l’inquinamento e, di conseguenza, l’impatto ambientale. 

Quale auto scegliere?

Scegliere la giusta auto è un aspetto fondamentale sia per l’azienda che per il dipendente. Soprattutto per quanto riguarda l’azienda, uno dei fattori sicuramente più importanti è legato ai costi del veicolo, dei suoi consumi e della relativa manutenzione.

Le possibilità sono molteplici: si può optare per vetture aziendali con combustibili tradizionali, ossia con motore diesel o benzina, piuttosto che auto elettriche o ibride. 

Coloro che si trovano a dover percorrere centinaia di chilometri ogni giorno, troveranno dei notevoli vantaggi nell’utilizzare una macchina diesel tra cui:

Le vetture a benzina e quelle ibride, invece, si adattano sicuramente meglio a chi fa un uso dell’auto aziendale prettamente “cittadino”.

Negli spostamenti brevi, infatti, queste tipologie di vetture offrono il miglior compromesso tra consumi ridotti e costi di gestione e manutenzione meno impegnativi. 

Le macchine elettriche nonostante siano ecosostenibili e quindi preferibili dal punto di vista ambientale, hanno un’autonomia limitata e ciò implica un impiego non indifferente di tempo nel ricercare delle stazioni di ricarica attualmente non ancora presenti in tutti i comuni d’Italia.

Proprio per questo motivo l’utilizzo di auto elettriche è consigliato laddove si debbano compiere spostamenti brevi, magari concentrati nei grandi centri urbani così da evitare anche le limitazioni dei blocchi del traffico imposte spesso dai relativi comuni, per il contenimento degli agenti inquinanti nell’aria.

Per concludere, quindi, è importante scegliere un mezzo tenendo in considerazione l’uso che se ne intende fare, i chilometri da percorrere e i costi relativi ai consumi e alla manutenzione.

Ed è altrettanto fondamentale che la società rientri in un budget precedentemente stabilito, senza però rinunciare alla sicurezza e all’affidabilità di un prodotto di elevata qualità.

Fleet manager: compiti e responsabilità

Una delle figure che negli ultimi anni è riuscita ad imporsi all’interno delle piccole e medie imprese è quella del fleet manager, colui che si occupa di tutti gli aspetti legati alla gestione del parco auto aziendale.

Se da un lato è necessario che tale figura abbia delle competenze tecniche e specifiche, dall’altro non è certo necessario che sia un meccanico L’attività da lui svolta infatti è piuttosto complessa, poiché una parte della produttività della società dipende proprio dalla corretta gestione delle auto aziendali.

Il fleet manager, quindi, ricopre un ruolo di elevata responsabilità che concerne, innanzitutto, la coordinazione di tutti i veicoli aziendali che dovranno essere accuratamente registrati, così poi da poter essere assegnati ai dipendenti che ne hanno necessità.

In questo caso è importante inserire all’interno del gestionale dedicato le informazioni anagrafiche e la data di inizio e di fine del noleggio in modo da risalire all’utilizzatore ed acquisire tutta la documentazione relativa agli spostamenti ed ai conseguenti consumi. 

Appena l’auto viene riconsegnata, il compito del fleet manager è quello di rilevare eventuali danni ed occuparsi della manutenzione ordinaria e straordinaria, qualora fosse necessario.

Egli infatti gestisce i rapporti direttamente con l’agenzia assicurativa oppure con un intermediario scelto dalla società per la stipula delle polizze di tutti i veicoli aziendali.

Inoltre, si occupa di acquisire i dati necessari per stilare dei report così da analizzare l’efficienza e la funzionalità dei servizi offerti ai dipendenti, in modo da attuare dei miglioramenti nell’amministrazione del parco auto, qualora emergessero delle criticità. 

Un altro aspetto fondamentale che il fleet manager dovrà monitorare attentamente, è quello legato al budget stabilito precedentemente dal dirigente amministrativo, assicurandosi che il costo risponda alle aspettative della società e che quindi vada ad incidere positivamente sul rendimento della stessa.

Per tale motivo è necessario mantenere una comunicazione costante con l’ufficio del personale che, per la compilazione della nota spese e la successiva rendicontazione, dovrà avere a disposizione anche la documentazione relativa all’utilizzo dei veicoli aziendali.

Gestire le auto in pool: vantaggi e criticità

Negli ultimi anni si è imposto un nuovo tipo di noleggio chiamato Corporate Car Sharing. A questo proposito è necessario fare una distinzione. Esistono, infatti, diverse tipologie di Corporate Car Sharing che possono essere applicate.

Il Corporate Car Sharing delle auto aziendali prevede che ogni dipendente possa richiedere, tramite prenotazione, l’uso delle auto in possesso dell’azienda. Si parla anche di gestione in “pool” dei mezzi della società.

Questo tipo di organizzazione ha sicuramente tra i suoi vantaggi quello di ottimizzare i costi e permettere a più persone di usufruire del servizio di noleggio: in tal modo i veicoli non resteranno inutilizzati a lungo. 

Vi è poi una tipologia di Corporate Car Sharing che viene proposto da alcune compagnie di noleggio auto che prevede la possibilità di noleggiare, tramite App, di volta in volta auto diverse che non sono in possesso dell’azienda. Questa opzione offre, sicuramente, una maggiore flessibilità.

Il Corporate Car Sharing comporta però anche delle criticità. Innanzitutto il senso di responsabilità nei confronti di eventuali danni subiti dal veicolo viene meno, dal momento che esso è utilizzato da più persone.

Se non si riuscisse a risalire al guidatore sarà l’azienda a doversi fare carico di spese impreviste, talvolta anche piuttosto ingenti. 

Inoltre, eliminare la possibilità di assegnare l’auto al singolo dipendente richiede che vi sia una maggiore attenzione nel momento della prenotazione: qualora il fleet manager non registrasse correttamente il veicolo, è possibile che due dipendenti si trovino a noleggiare la stessa auto che, per uno di loro, ovviamente, in quel momento non sarà disponibile compromettendo, così, la possibilità di svolgere la propria attività lavorativa in maniera ottimale. 

Come gestire i veicoli aziendali con le carte prepagate Soldo.

Monitorare una flotta aziendale è un compito complesso che può essere, però, facilitato dall’utilizzo di un sistema di carte prepagate smart come quelle di Soldo, che permettono di agevolare notevolmente il processo di gestione, ottimizzando i tempi di lavoro ed incrementando così la produttività della società.

Qualora ad un dipendente venisse assegnato sempre lo stesso veicolo aziendale è possibile affidargli una carta prepagata Soldo così che possa amministrare autonomamente le spese legate ai singoli spostamenti attraverso un’app da installare sul proprio smartphone.  

Se l’azienda decide di promuovere il servizio di Corporate Care Sharing che comporta la condivisione delle autovetture tra tutti i dipendenti, è possibile attuare un diverso piano organizzativo.

In questo caso, infatti, per monitorare, ad esempio, i consumi del carburante è preferibile legare la carta prepagata alla targa dell’auto in modo da controllare il tragitto percorso e le relative spese, indipendentemente da chi sia il suo utilizzatore.

In entrambi i casi, l’ufficio risorse umane potrà gestire tutte le transazioni, effettuate durante le trasferte lavorative, tramite il supporto di uno specifico gestionale che metterà a disposizione la documentazione in formato digitale, così da semplificare la redazione della nota spese e la conseguente rendicontazione.

Solitamente, infatti, questi sono processi piuttosto impegnativi poiché richiedono l’inserimento di tutti i giustificativi relativi ai costi sostenuti.

Con le carte prepagate Soldo è possibile ovviare a questo problema: ogni qualvolta si effettui un pagamento, il software di Soldo registra i dati anagrafici, il settore merceologico, l’importo, la data e l’esercente, facilitando poi la compilazione della nota spese.