Fleet Management: vantaggi, strategie e strumenti

Redazione Soldo •

Il termine fleet management indica le attività operative e amministrative inerenti alla gestione della flotta. Le aziende dotate di una flotta aziendale decidono spesso di adottare una corporate car policy, un documento che regolamenta tutti gli aspetti relativi alla flotta, come i criteri di assegnazione ed uso dei veicoli, gli standard qualitativi di sicurezza e dei consumi, la specificazione delle modalità assicurative e, in generale, le modalità di un’efficiente gestione della flotta.

La car policy serve per gestire e garantire la massima fluidità organizzativa nei trasporti dei dipendenti. In molte aziende per diversi motivi, i dipendenti si trovano spesso a viaggiare e per ciò adottano soluzioni intelligenti. Tra questi ricordiamo software gestionali e altri prodotti, per risparmiare sui costi di trasporto, con l’effetto positivo di diminuire l’impatto ambientale.

gestione della flotta aziendaleLa figura professionale che si occupa di implementare la corporate car policy è il fleet manager. Un lavoro sempre più ricercato, che al contempo richiede versatilità e spiccate capacità organizzative.

Sia per le aziende di piccole dimensioni, quanto, e a maggior ragione, per le aziende di grandi dimensioni è fondamentale poter minimizzare i costi ed automatizzare i processi, spesso complessi di gestione del personale e della flotta.

Ciò è ancora più vero in quei casi in cui le aziende hanno dipendenti spesso in viaggio, come nel caso in cui il dipendente debba viaggiare per incontrare i clienti oppure banalmente per le aziende di trasporti.

Il fleet  manager si occupa di tutto ciò che riguarda il mantenimento e la gestione della flotta aziendale, programma i percorsi più convenienti e, in generale, ottimizza tutto ciò che ruota intorno alla flotta aziendale.

La poliedricità dei ruoli in cui il fleet manager deve sapersi calare ne rendono difficile la catalogazione. Allo stesso tempo, tuttavia, il fleet manager è molto ricercato sul mercato del lavoro dato che il suo lavoro si traduce in un vantaggioso risparmio di tempo e di denaro per l’azienda e in un migliore servizio ai client.

I vantaggi della gestione della flotta

I vantaggi implicati dall’adozione di prodotti pensati per migliorare e implementare le tecniche di gestione della flotta sono molteplici: vanno dal risparmio sul costo della flotta, diminuendo il TCO (total cost of ownership),all’aumento della produttività dei lavoratori, e includono un migliore servizio al cliente, la possibilità di monitorare la flotta in modo più efficace e di velocizzare la fase di rendicontazione delle fatture per le spese che riguardano l’uso dei veicoli.

spesa complessiva affrontata dall’azienda nel mantenimento del parco veicoli

Tra le voci di risparmio che possono risultare da una gestione più efficace della flotta aziendale, vi è sicuramente il consumo di carburante. Il consumo di carburante infatti può arrivare a rappresentare il 40% della spesa complessiva affrontata dall’azienda nel mantenimento del parco veicoli.

Per massimizzare il possibile risparmio sul rifornimento il manager della flotta ha molti possibili fronti su cui intervenire.

Uno dei più comuni riguarda la corretta manutenzione del mezzo, con accorgimenti grandi e piccoli, come ad esempio la verifica della pressione degli pneumatici e più in generale dell’usura dei componenti dei veicoli.

Anche la selezione dei veicoli per la flotta aziendale può rivelarsi una scelta vincente o un fallimento, ad esempio l’utilizzo di veicoli elettrici a metano o gpl può portare vantaggi in termini di costi del carburante ma va valutata anche la densità di distributori sul territorio per questi carburanti e il chilometraggio annuale previsto.

corretta manutenzione del mezzoPotrebbe rivelarsi interessante tenere sotto controllo le fluttuazioni dei prezzi del carburante. Allo stesso tempo, è necessario considerare le esigenze dei guidatori e i loro stili di guida, intervenendo quando opportuno con strategie di sensibilizzazione come: informative interne all’azienda rispetto alle best practices al volante e corsi di guida.

Per quanto riguarda la scelta dei mezzi per la propria flotta, le ultime novità consistono nell’adozione di veicoli elettrici e nello sfruttare le strategie di corporate car sharing, che permettono, attraverso la condivisione, di diminuire il pool di veicoli presenti nella propria flotta.

Un altro metodo, molto importante, per quanto riguarda il risparmio di carburante consiste nel servirsi della tecnologia GPS per il coordinamento e la monitorizzazione della flotta. Utilizzare al meglio il GPS nel coordinare gli spostamenti dei lavoratori può portare ad un risparmio del 25% della spesa di carburante totale.

gestione della flotta aziendale attraverso gps

Il risparmio di carburante, per quanto importante, non è l’unico aspetto che deve essere tenuto in considerazione dal fleet manager. Un altro di questi aspetti concerne la massimizzazione della produttività dei lavoratori attraverso una gestione oculata della flotta aziendale, sia nella programmazione preventiva dei tragitti da percorrere, che per quanto riguarda la manutenzione e il turn-over delle auto aziendali.

Scegliendo i percorsi più brevi e quando possibile meno trafficati, il lavoratore dipendente spende meno tempo alla guida e, come conseguenza diretta di ciò, ha più tempo per curare gli interessi dell’azienda e da dedicare nella relazione con il cliente, dimostrando così la differenza che può fare un’efficace gestione della flotta aziendale.

E’ compito del fleet manager anche quello di prevedere i possibili imprevisti: ad esempio, nel caso in cui un veicolo aziendale abbia qualche problema, egli deve intervenire per fare in modo che il lavoratore abbia la possibilità di servirsi di un’auto sostitutiva.

Software per gestire la flotta aziendale

In questo panorama, il ruolo dei software gestionali è centrale e non deve essere sottovalutato. Abbiamo già visto trattando del ruolo della tecnologia GPS nel risparmiare sui costi di rifornimento l’impatto positivo che l’implementazione delle giuste tecnologie può avere nel fleet and mobility management.

Un software dedicato al management della flotta, in particolare, è un alleato irrinunciabile per qualsiasi fleet manager. Questa tipologia di software infatti offre una ampia gamma di possibilità da perseguire nell’ottimizzazione della gestione della flotta, permette di avere il pieno controllo dei singoli veicoli della flotta e di avere tutti i dati rilevanti a distanza di click.

software per fleet managementI vantaggi offerti dai software gestionali sono in continuo aumento, tra i principali abbiamo:

Se questi sono alcuni dei vantaggi principali offerti dal management della flotta aziendale, non bisogna pensare che si esauriscano qui. I software vengono aggiornati e offrono sempre nuove chance di perfezionare il management della flotta in ogni suo aspetto. Nel seguito vediamo il caso concreto dei vantaggi offerti dall’uso delle carte aziendali prepagate con un software gestionale.

Come soldo aiuta la gestione della flotta aziendale

Come abbiamo anticipato sopra, Soldo propone carte di pagamento aziendale. Adottando Soldo come soluzione smart per i pagamenti dei tuoi dipendenti, puoi avere il pieno controllo sulle spese fatte, sapere quanto hanno speso, dove e per acquistare cosa. Inoltre puoi assegnare un massimale giornaliero, settimanale o mensile ad ogni carta, in modo da personalizzarla in base all’uso che il dipendente deve farne.

Al tempo stesso Soldo ti permette di gestire la reportistica in modo rapido, funzionale e mirato. Puoi creare dei report con i filtri che scegli tu in modo da selezionare le spese di un solo dipartimento, di un periodo di tempo, di alcune carte. La funzione di export dei report inoltre ti permette di importarli nel gestionale aziendale in tutti i formati digitali più comuni, come xls e csv. Scopri di più sulle carte prepagate aziendali di Soldo.