Nota spese: Cos’è e come compilarla

Redazione Soldo •

Trasferte e viaggi di lavoro, cene con clienti, acquisti per conto dell’azienda… tutte queste spese, se anticipate dal dipendente, dovrebbero essere soggette a rimborso. Qual è lo strumento deputato alla raccolta dei giustificativi? La nota spese, croce e delizia dei lavoratori.

Cos’è la nota spese?

La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta o anticipate per conto dell’azienda. Non esiste un vero e proprio standard, ma ogni società ha un proprio format, cartaceo o digitale, che i lavoratori sono chiamati a compilare in modo preciso ed entro tempistiche prestabilite.

Come compilare una nota spese perfetta!

Al di là delle differenze formali tra i layout aziendali e iter procedurali, esistono delle informazioni fondamentali che devono essere presenti in ogni documento, se si vuole redigere una nota spese perfetta:

Oltre alle informazioni appena descritte, è d’obbligo allegare scontrini, ricevute e giustificativi dei costi sostenuti, per documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’amministrazione.

Esistono, però, anche dei costi che non sono facilmente documentabili, come mance, parcheggi, pagamenti effettuati con app o condivisi con altri soggetti… per tutti questi è consigliabile fornire un’autodichiarazione in calce al documento, con descrizioni precise della tipologia di spesa sostenuta.

Qualora la nota spese includa viaggi e spostamenti con mezzi non propri, come taxi, aereo, treno e mezzi pubblici, è sufficiente allegare il biglietto o la ricevuta; un caso a parte è rappresentato dai viaggi con mezzi propri. In queste circostanze il rimborso non è solo per la benzina ma anche per i chilometri percorsi, come consultabile nelle tabelle ACI.

spese di trasferta

Nota spese e contabilità: 3 passaggi necessari

L’iter di compilazione della nota spese per una trasferta o per un viaggio passa per 3 step fondamentali:

  1. Stesura: Il dipendente o collaboratore compila il documento e allega i giustificativi.
  2. Controllo: L’amministrazione verifica il documento, controlla gli importi e i centri di costo e verifica che le spese sostenute rientrino nelle policy aziendali e che i conti siano corretti.
  3. Inserimento: I dati, qualora siano convalidati, vengono inseriti nella contabilità dell’azienda e viene autorizzato il rimborso.

Difficoltà nella compilazione delle note spese

La redazione di questo documento contabile porta con sé inevitabilmente delle criticità:

Esempio di nota spese

Di seguito vediamo un esempio di nota spese, è possibile scaricare questo template per nota spese a questo link

esempio nota spese

Soldo: uno strumento che rivoluziona il mondo delle note spese

Esiste uno strumento che agevola l’iter delle spese aziendali e si chiama SOLDO. Si tratta di un sistema di carte di credito prepagate che l’azienda fornisce ai dipendenti, evitandogli pagamenti anticipati e compilazione di note spese. Un’app permette il controllo delle transazioni in tempo reale. SOLDO è vantaggioso sia per l’azienda che per i dipendenti. 

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