Come fare il rimborso spese non documentate

Redazione Soldo •

Il rimborso spese in azienda può creare qualche grattacapo, sia per il dipendente che per l’azienda. Il caso più comune di problemi con il rimborso riguarda l’impossibilità, che può dipendere da diversi motivi, di presentare il documento che testimonia la spesa effettuata.

In poche parole, in caso di perdita di scontrino o fattura, il dipendente rischia di non vedersi rimborsata la spesa.

In questo articolo facciamo luce sulla problematica delle spese che non possono essere documentate, come procedere e come prevenire il problema servendosi di tecnologia e nuovi servizi di gestione delle spese.

Le due tipologie di rimborso spese

Prima di addentrarci nella casistica riguardante la perdita della documentazione delle spese effettuate, è necessario ricordare brevemente le diverse tipologie di rimborso.

I rimborsi spesa si suddividono in due categorie: i rimborsi spesa analitici (anche detti a piè di lista) e i rimborsi forfettari,detti anche a forfait, diaria o talvolta – impropriamente – indennità di trasferta.

Nel primo caso, il rimborso rispecchia le spese effettuate.

Se, ovviamente, entrambe le tipologie di rimborso sono ammesse dalla normativa fiscale italiana, non è detto che l’azienda le preveda entrambe.

Il tipo di rimborso ammesso dipende infatti da diversi fattori: innanzitutto bisogna considerare quanto previsto nei contratti collettivi nazionali di lavoro, da eventuali accordi sindacali provinciali o aziendali ed infine da ultimo quanto previsto nelle travel policy aziendali.

Se viene applicato il rimborso a forfait, l’accordo sul rimborso prevede una cifra unica per diem che il dipendente riceve durante i viaggi, calcolata sulla base delle potenziali spese che esso è chiamato ad affrontare e che serve per coprire tutti gli eventuali costi a carico del dipendente.

In questo caso, il dipendente non deve preoccuparsi di tenere traccia delle spese sostenute. E’ infatti sufficiente che compili una nota spese in cui viene indicata la data di trasferta, la destinazione della trasferta e le tipologie di spese sostenute (pranzo, cena, pernottamento e altre varie voci di spesa concordate anticipatamente).  Ad ogni tipo di spesa corrisponde un importo forfetario che l’azienda gli riconosce.

Sommando i diversi importi si ottiene così, l’importo da rimborsare. Alla dichiarazione del dipendente, ovvero la cosiddetta nota spese, non deve essere allegato nessun documento, nessuno scontrino, né nulla che provi le spese effettuate, dato che non è sulla base di questi che si calcola il rimborso.

Vi è però un’eccezione alle spese coperte dal rimborso a forfait. Il rimborso a forfait non si applica in nessun caso alle spese relative al viaggio e trasporto (treno, aereo, mezzi pubblici, ecc.): queste spese devono sempre essere elencate e documentate, in genere con il biglietto del mezzo o altri documenti che documentano la spesa, per essere rimborsate in esenzione da imposte. 

Se consideriamo la seconda tipologia di rimborso, ovvero il rimborso analitico, non solo le spese di viaggio e trasporto ma anche le spese di vitto, alloggio e varie devono essere analiticamente attestate (cioè elencate una per una in corrispondenza delle date e delle località di trasferta e accompagnate da un documento) e devono essere documentate in modo fiscalmente valido (scontrino o fattura per l’Italia, documenti equivalenti per l’estero).

Nel caso in cui il dipendente non sia in grado di documentare la spesa, l’azienda può rifiutarsi di rimborsare.

Ciò è dovuto anche al fatto che se l’azienda dovesse decidere di rimborsare in ogni caso la spesa non documentata, per l’Agenzia delle Entrate si tratta di retribuzione al dipendente a tutti gli effetti e di conseguenza la spesa deve essere inserita in busta paga, con tutti gli oneri fiscali che ne derivano solitamente. 

Vi è nuovamente un’eccezione, ossia il caso del rimborso delle spese che rientrano nella voce: ‘varie’, ovvero spese che non sono né di viaggio, né di trasporto, né di vitto e alloggio; come ad esempio, la lavanderia, il telefono, il parcheggio e le mance.

Questa tipologia di rimborso è esente dall’onere di relativi imposte e contributi anche se le spese non sono documentate, a condizione però che l’importo giornaliero non superi un massimo di € 15,49 per l’Italia e € 25,82 per viaggi oltre i confini nazionali. 

Un modo semplice per salvare la documentazione delle spese di viaggio

Quando un’azienda affida ai propri dipendenti una carta di credito da utilizzare nei viaggi di lavoro, ciò consente loro di pagare le spese durante la trasferta.

In questo caso, se si tratta di rimborso spese a piè di lista, il dipendente deve comunque fare attenzione a raccogliere la documentazione delle spese dato che i controlli sulla esistenza dei documenti fiscali a supporto avviene necessariamente dopo che la spesa è stata sostenuta. 

Anche per pagamenti con carta aziendale è possibile che, in assenza di documentazione che testimonia le spese effettuate, vi sia una trattenuta in busta paga al dipendente per la tassazione e i contributi.

Infine, il dipendente deve ricordarsi di compilare necessariamente una nota spese da cui risultino le trasferte autorizzate (data e località), le spese sostenute per tipologia, i documenti allegati e le modalità di pagamento (carta aziendale, prepagate dall’azienda o sostenute dal dipendente e quindi da rimborsare).

Per ottimizzare questo processo nasce Soldo, sistema smart di gestione delle spese aziendali che permette che di tenere traccia e migliorare la riconciliazione  delle transazioni effettuate dai collaboratori attraverso carte prepagate multiutente.

Le carte prepagate permettono di popolare automaticamente la nota spese catturando dalla transazione dati come:

Consentono poi di associare a ogni transazione:

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