Archiviazione degli scontrini fiscali: norme e semplificazione

Redazione Soldo •

L’archiviazione degli scontrini non è decisamente un tema accattivante per molti, eppure una corretta gestione degli scontrini in azienda permette e garantisce un risparmio in termini di tempo e denaro che può essere decisivo.

In questo articolo, vediamo come si può gestire la conservazione degli scontrini  in modo smart, come la digitalizzazione degli scontrini può aprire delle opportunità interessanti di gestione innovativa e quale ruolo può avere Soldo perché ciò avvenga.

Come gestire al meglio l’archiviazione degli scontrini

Quando parliamo di modo smart di gestire l’archiviazione degli scontrini, ci riferiamo alla possibilità di conservare lo scontrino in formato digitale, semplicemente fotografandolo.

Questo permette di ovviare ai problemi legati al deperimento degli scontrini fisici, che spesso tendono a sbiadire.

Bisogna però fare attenzione. Perché lo scontrino archiviato in via digitale sia considerato valido a fini fiscali, come vogliamo che sia in caso di controlli, non è sufficiente avere una riproduzione digitale dello scontrino, una sua semplice foto.

Se ci si limita infatti a conservare lo scontrino fiscale fotografato, non si può liberarsi dello scontrino cartaceo, altrimenti si rischia di passare dei guai in caso di controlli da parte del Fisco.

Limitandoci a caricare ad esempio la foto dello scontrino su un servizio di archivistica in cloud come Dropbox o Google Drive, non abbiamo infatti seguito la procedura di archivio necessaria perchè la foto abbia valore a fini fiscali. 

È importante ricordare che è richiesta invece una particolare procedura di archiviazione che garantisca che il file digitale non abbia subito manipolazioni che ne inficiano il valore.

Attraverso questa procedura, che può essere compiuta attraverso software dedicati, al file vengono aggiunti dei metadati per aggiungere informazioni e identificare con precisione il documento, ed anche una  vera e propria impronta digitale, in modo da testimoniare eventuali modifiche e contraffazione del file.

Tale firma digitale, che garantisce la validità fiscale della versione elettronica  dello scontrino fiscale, è valida per un numero di anni sufficienti da poter sostituire la versione cartacea.

Seguendo in questo modo la debita procedura in linea con la normativa italiana ed europea, è possibile poi sbarazzarsi degli scontrini fiscali cartacei.

La carta può essere distrutta quando il file è entrato nella conservazione a lungo termine con successo, di solito il programma manda delle notifiche dicendo che l’operazione è andata a buon fine.

Nel concreto, questo processo nelle aziende viene gestito in cooperazione da chi si occupa dell’archiviazione dello scontrino in formato digitale e dal dipendente che effettua l’acquisto.

Il compito di quest’ultimo è quello di fotografare lo scontrino e di inviare il documento in formato digitale al responsabile dell’archiviazione che deve solo accertarsi che la procedura sia eseguita correttamente.

Sarà poi compito suo di autenticare gli scontrini tramite il software dedicato. Solo a questo punto può essere comunicato al dipendente che lo scontrino cartaceo può essere buttato.

Essendo relativamente recente la possibilità di gestire i documenti fiscali in questo modo smart molte aziende non lo hanno ancora adottato.

In particolare, le aziende di piccole dimensioni – generalmente più lente nell’adottare innovazioni tecnologiche – sono più esposte al rischio di incorrere in errori nell’archiviazione dei documenti fiscali.

Se le aziende di grandi dimensioni sono facilitate nel seguire correttamente le pratiche di archiviazione, potendo contare su un maggior numero di personale, quelle più piccole possono trovarsi in difficoltà a rispettare le scadenze previste dalla legge e a implementare un sistema di archiviazione efficace e privo di intoppi.

In ogni caso, esistono delle soluzioni che aiutano la tua azienda a gestire l’archiviazione degli scontrini in modo smart.

Il ruolo di Soldo

Soldo è una soluzione smart che integra l’utilizzo della carta prepagata in azienda con le possibilità di gestione, controllo e rendicontazione dei pagamenti offerte dalle nuove tecnologie. 

Fornendo ai dipendenti della propria azienda le carte Soldo, quando essi si trovano ad effettuare acquisti per conto dell’azienda, è possibile controllare in tempo reale le carte monitorando l’ammontare delle spese e addirittura stabilire dei plafond differenti per ogni carta prepagata. 

Soldo consente inoltre un aiuto importante nella gestione delle spese, permette infatti al dipendente di fotografare gli scontrini e caricare la foto nella piattaforma associando l’immagine alla transazione, facilitandone così l’individuazione grazie alla possibilità di utilizzare note e tag descrittivi.

In questo modo è possibile raccogliere tutte le informazione relative alle spese effettuate e relativi scontrini in modo sicuro e ordinato in un’unica piattaforma offrendo all’azienda una visione chiara, senza dover recuperare le foto sparse su vari canali di comunicazione come mail, whatsapp o altre piattaforme e senza incorrere nel rischio che lo scontrino deperisca e con lui anche il suo contenuto. 

A questo punto l’azienda, avendo tutto ben organizzato, dovrà procedere all’archiviazione scaricando le immagini e successivamente inviandole in conservazione seguendo le regole descritte in precedenza.