Archiviare gli scontrini fiscali: 3 tip utili


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Una corretta gestione di scontrini e giustificativi di spesa in azienda garantisce un risparmio significativo in termini di tempo ed energie, agevolando il lavoro del reparto amministrativo.

In questo articolo, vediamo come si può gestire la conservazione degli scontrini in modo smart, come la digitalizzazione degli scontrini può aprire delle opportunità interessanti di gestione innovativa e quale ruolo può avere Soldo perché ciò avvenga.

Digitalizzare gli scontrini

Quando parliamo di un modo smart di gestire l’archiviazione degli scontrini, ci riferiamo alla possibilità di conservare lo scontrino in formato digitale, semplicemente acquisendo una sua scansione o scattando una fotografia.

La recente introduzione dello scontrino elettronico o telematico, come parte degli interventi di digitalizzazione anti-evasione collegati alla legge di bilancio, ha accelerato il processo di transizione verso una gestione dematerializzata dei giustificativi. Da gennaio 2020, gli incassi giornalieri di tutti gli esercizi commerciali vengono inviati telematicamente all’Agenzia delle Entrate che può verificare importi delle vendite, IVA e volume dei rifornimenti.

Questo permette di ovviare ai problemi legati al deperimento degli scontrini fisici, che spesso tendono a sbiadire.

Utilizzare software di archiviazione

La digitalizzazione dei giustificativi richiede comunque attenzione da parte delle aziende. Affinché lo scontrino archiviato elettronicamente sia considerato valido a fini fiscali, è necessario conservare il corrispettivo cartaceo, in previsione di possibili controlli. Inoltre, è richiesta una particolare procedura di archiviazione che garantisca che il file digitale non abbia subito manipolazioni che ne possono inficiare il valore, prima di essere inviato telematicamente all’Agenzia delle Entrate.

Questa procedura può essere compiuta attraverso software dedicati, che associano ai documenti di spesa specifici metadati per aggiungere informazioni e identificarli con precisione; in alcuni casi, possono richiedere di caricare una  vera e propria impronta digitale, in modo da testimoniare eventuali modifiche e artefazioni del file.

Tale firma digitale, che garantisce la validità fiscale della versione elettronica  dello scontrino fiscale, è valida per un numero di anni sufficiente a poter essere considerata sostitutiva della versione cartacea.

La versione cartacea può essere distrutta solo una volta che il file è entrato nella conservazione a lungo termine con successo – solitamente il programma di archiviazione invia una notifica segnalando che l’operazione è andata a buon fine.

Nel concreto, questo processo nelle aziende viene gestito in cooperazione da chi si occupa dell’archiviazione dello scontrino in formato digitale e dal dipendente che effettua l’acquisto. Il compito di quest’ultimo è quello di fotografare lo scontrino e di inviare il documento in formato digitale al responsabile dell’archiviazione, che deve solo accertarsi che la procedura sia eseguita correttamente. Sarà poi suo compito autenticare gli scontrini tramite il software dedicato.

Questa procedura di archiviazione smart semplifica il processo amministrativo e lo velocizza significativamente. Riduce inoltre i rischi di smarrimento e i margini di errore legati alle operazioni di conservazione manuale.

Affidarsi a Soldo per gestire le spese

Per semplificare ulteriormente questo Soldo è una soluzione smart che integra l’utilizzo della carta prepagata in azienda con le possibilità di gestione, controllo e rendicontazione dei pagamenti offerte dalle nuove tecnologie.

Fornendo ai dipendenti della propria azienda le carte Soldo, quando essi si trovano ad effettuare acquisti per conto dell’azienda, è possibile controllare in tempo reale le transazioni monitorando l’ammontare delle spese e stabilire plafond e regole di spesa differenti per ogni carta prepagata.

Soldo garantisce un aiuto importante nella conservazione dei giustificativi: permette ai dipendenti di fotografare gli scontrini e caricare le foto via app, associandole alla transazione e permettendo così di memorizzare elettronicamente i giustificativi. Gli scontrini possono essere conservati e rintracciati agevolmente grazie alla possibilità di utilizzare note e tag descrittivi.

In questo modo è possibile raccogliere in un’unica piattaforma tutte le informazione relative alle spese e i corrispettivi scontrini. Addio ore perse a recuperare le foto sparse da mail, whatsapp o altre piattaforme; lo scontrino è conservato in modo sicuro, senza rischiare che deperisca e con lui anche il suo contenuto.

A questo punto l’azienda, avendo tutto ben organizzato, dovrà semplicemente procedere all’archiviazione dei giustificativi scaricando le immagini e successivamente inviandole in conservazione, seguendo le regole descritte in precedenza.