Gestione Spese

Scalabilità: progetta la tua crescita con Soldo

26 Ottobre 2021   |   13 min
deux jeunes femmes buvant un café et regardant un téléphone portable à la cafétéria
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Cambia il modo di spendere

Se utilizzi carte di credito o debito per tenere traccia delle spese, sai che peccano di sicurezza e flessibilità necessarie alla condivisione in tutta l’azienda. Inoltre, modificare i limiti di pagamento può diventare frustrante.

E se i tuoi dipendenti pagano di tasca propria, il lento processo di rimborso risulta ancora più macchinoso.

Soldo ti aiuta a gestire le spese aziendali attraverso carte prepagate e app intuitive che garantiscono controllo e visibilità granulari al tuo team finanziario.

Con la possibilità di gestire ogni carta in tempo reale, incluso l’eventuale blocco, Soldo è l’opzione più sicura che si colloca tra la tua banca di fiducia e le persone responsabili dei pagamenti. Uno strumento davvero utile che semplifica la vita a tutta l’azienda.

Organizza le spese secondo la tua struttura aziendale

Dovrebbe esserci corrispondenza tra il modo in cui la tua azienda spende i soldi e la sua struttura organizzativa: questo facilita il monitoraggio delle spese e garantisce finanze ben organizzate.

Questo è particolarmente importante per le aziende in rapida crescita che investono in nuove assunzioni, ampliano i propri reparti e introducono nuove categorie di spesa.

Il raffinato sistema di wallet, offerto da Soldo, ti dà la flessibilità di organizzare e distribuire i fondi in base alla tua struttura aziendale.

Sulla piattaforma di Soldo puoi trovare quattro tipi di wallet:

Wallet principali. Sono quei wallet in cui depositi denaro dal tuo conto bancario, a sua volta trasferibile ad altri wallet, e/o che utilizzi come ‘fonte di finanziamento’ per più carte utente o carte aziendali.

Wallet aziendali. Sono utilizzati per finanziare un progetto, un team, un dipartimento o una specifica categoria di spesa, in tutte le valute supportate.

Wallet utente. Sono associati a specifici utenti, in modo che i fondi assegnati vengano utilizzati solo da quella persona.

Wallet riservati. Sono progettati per fornire una certa quantità di denaro a una carta aziendale, in modo che questa abbia una fonte di finanziamento separata.

La creazione di diversi wallet, in base alle tue esigenze, ti garantisce un maggiore controllo sul budget. In questo modo puoi pianificare la crescita senza preoccuparti di come vengono spesi i soldi.

Ad esempio, se hai a disposizione un budget mensile per la pubblicità online, puoi creare un wallet Soldo destinato a questa spesa, inserire una somma di denaro predefinita e monitorare le spese pubblicitarie in tempo reale dalla web console di Soldo.

Sincronizza facilmente le spese e la contabilità

La visibilità è fondamentale per tenere sotto controllo le spese.

La rendicontazione manuale delle spese comporta numerosi rischi e possibilità di errore che si traducono in un grave spreco di denaro, e rappresentano un grosso ostacolo alla crescita: imprenditori e dirigenti finanziari affermano che ogni anno circa l’8% dell’IVA non viene rimborsata, e un quinto solo a causa di errori di elaborazione.

Infatti, il 35% dei decisori delle start-up dichiara che la propria incapacità di fornire dati finanziari passati e fare previsioni rappresenti un problema quando si tratta di attrarre investimenti.

Le note spese imprecise e lente non aiutano, ma un sistema automatizzato come Soldo offre maggiore libertà ai dipendenti senza compromettere la produttività.

In questo senso, Soldo consente agli utenti di caricare facilmente le ricevute e le informazioni sulle transazioni tramite app mobile.

Quando qualcuno in azienda utilizza una carta Soldo, gli amministratori vengono avvisati immediatamente, e i dati di spesa confluiscono direttamente nel tuo sistema.

Per il team finanziario, questi dati sono pronti per la rendicontaz ione nel momento in cui vengono caricate le ricevute. Per l’utente, il processo di spesa termina qui: non è necessario inviare ulteriori informazioni o aspettare il rimborso.

Soldo opera come un sistema automatizzato di rendicontazione delle spese, accelerandone l’elaborazione e garantendo un completo controllo su di esse.

Soldo offre due tipi di report:

  • Estratto conto. Si tratta di una versione semplificata dell’estratto conto bancario tradizionale con informazioni standard, suddivise in tre categorie (mensile, data personalizzata e saldo complessivo per specifica data).
  • Transazioni. Si tratta di report con opzioni di filtro avanzate, in modo da poter cercare le transazioni in base a wallet, carte e carburante.

Questo tipo di report non solo ti libera dalla ricerca delle ricevute, nonché dal digitalizzare e sincronizzare manualmente le spese a fine mese, ma è anche un’alternativa più sicura che garantisce una migliore visione delle spese (e di quello che significa su lungo periodo).

Semplifica la condivisione delle carte per i team

Un modo facile di assicurarsi che i fondi della compagnia siano distribuiti in modo appropriato, è quello di consentire a più persone di accedere allo stesso budget allocato su un’unica carta, a seconda dello scopo o del settore.

Le carte aziendali di Soldo funzionano così:

  • Sono progettate in modo che diversi utenti che condividono le spese, come quelle d’ufficio, non debbano addebitarle sulla carta di un solo dipendente.
  • Tutto il personale può utilizzare la stessa carta aziendale, il che rende più facile effettuare acquisti per il proprio reparto e il proprio team (e.g., il team marketing potrebbe trarre vantaggio dall’utilizzo di una carta aziendale per i pagamenti relativi alla pubblicità online, mentre il team IT potrebbe aver bisogno di un’altra carta per tenere traccia degli abbonamenti ai software).
  • Hai la flessibilità di collegare queste carte ad un wallet condiviso, così non è necessario dividere i fondi tra diversi wallet. Alternativamente, puoi attribuire alle carte il proprio wallet con dei fondi appositamente stanziati.

Le carte aziendali rendono i pagamenti e i processi di gestione un gioco da ragazzi: i dipendenti non hanno bisogno di inseguire i propri manager o il team finanziario perché effettuino un pagamento. Allo stesso modo, i team finanziari non devono indovinare i costi dei vari dipartimenti.

Questo strumento permette di risparmiare tempo e denaro, in modo che tu possa focalizzarti sulla crescita, dando maggiore libertà ai tuoi team.

Adatta il tuo conto spese al tuo lavoro

Una migliore comprensione della distribuzione delle risorse e un maggiore controllo sul flusso di cassa sono fondamentali quando si progettano i propri obiettivi di crescita.

Questo comprende:

  • Sapere chi gestisce e spende per specifiche spese
  • Confronti interdipartimentali approfonditi
  • Previsioni più accurate

Soldo migliora l’organizzazione con Gruppi, un nuovo strumento che ti permette di vedere più utenti, wallet o carte aziendali che fanno parte dello stesso team, reparto o progetto, e di gestirli insieme.

Puoi raggruppare gli utenti nello stesso modo in cui raggrupperesti le persone nella tua azienda, sia che tu voglia monitorare le spese dei dipendenti legate a progetti specifici, o analizzare diversi reparti e team.

Quando guardi un Gruppo sulla tua piattaforma Soldo, potrai:

  • Vedere quali risorse (come utenti o carte aziendali) gli sono state assegnate
  • Rimuovere o aggiungere risorse come meglio credi
  • Identificare facilmente le transazioni di ciascun gruppo

Organizzare il tuo conto Soldo in modo che rifletta la tua struttura gerarchica, consente di raccogliere maggiori informazioni su come viene gestito il denaro aziendale, in modo da creare budget adatti alle tue esigenze lavorative.

Soldo cresce con te

Per le start-up e le scale-up tenere sotto controllo le spese è d’obbligo: gli investitori vorranno sempre assicurarsi che i loro soldi siano in buone mani, e controllare come e dove vengano spesi.

Ma vedere e controllare i costi è complicato quando si lavora con processi obsoleti, laboriosi e privi di informazioni in tempo reale con cui stare al passo.

Utilizzando la giusta tecnologia per automatizzare il tuo sistema di gestione spese, dal pagamento alla riconciliazione, in tutti i settori della tua attività, puoi semplificare il noioso lavoro amministrativo e ottenere la visibilità e la sicurezza necessarie a prendere decisioni più avvedute.

Con gli strumenti offerti da Soldo, puoi risparmiare tempo prezioso per le attività amministrative, limitare gli sprechi dovuti ai mancati reclami e ad errori di elaborazione, monitorare eventuali discrepanze nelle spese ed individuare opportunità di risparmio in anticipo. Soldo è sempre al tuo fianco nella crescita della tua azienda.

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