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Gestisci le spese occasionali della tua azienda

28 Luglio 2022   |   13 min

Carte virtuali temporanee: ancora più flessibilità per i tuoi pagamenti

Abbiamo introdotto una nuova funzione che va a sostituire Acquisti. Il suo nome è Spese pre-approvate. Da oggi puoi creare carte virtuali temporanee con cui effettuare più di una transazione. Questo significa ancora più flessibilità, visibilità e controllo sulle spese.

Scopri quali sono i vantaggi delle carte virtuali temporanee per il tuo team e per tutta l’azienda.

In un periodo di costante incertezza economica, è fondamentale che le aziende agiscano in modo rapido e flessibile per portare a termine i loro progetti e garantire la continuità del lavoro svolto dal proprio team. Perdere tempo in attesa che una richiesta di spesa venga approvata va ad intaccare questa efficienza.

Abbiamo aggiornato le nostre carte virtuali usa e getta monouso proprio per garantire alle aziende maggiore controllo sulle loro spese. Le nostre carte virtuali temporanee consentono ai singoli individui o ad interi reparti di effettuare fino a 10 transazioni nell’arco di 7 giorni, che decorrono dal momento in cui la carta viene attivata e fino a un limite di spesa prestabilito. È possibile stabilire il numero di transazioni effettuabili, da 1 a 10. In questo modo offriamo alle aziende un metodo di pagamento più flessibile per alcune tipologie di spesa, come i viaggi o i corsi di formazione. Inoltre, abbiamo migliorato il processo di approvazione, rendendolo ancora più rapido ed intuitivo.

Gestire le spese dei dipendenti non è sempre facile

Approvazioni e rimborsi richiedono tempo e fatica

All’interno di un’azienda, chiunque può avere la necessità di utilizzare fondi per lo svolgimento del proprio lavoro. Tanto i singoli dipendenti, quanto un intero reparto. Ma attribuire ad ognuno una carta aziendale può rivelarsi alquanto complicato. Così, spesso, le persone si ritrovano ad anticipare le spese di tasca propria e i reparti amministrativi perdono tempo a gestire i rimborsi, quando invece potrebbero dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto. Inoltre, aspettare che la propria richiesta di acquisto venga approvata rappresenta un’enorme perdita di tempo per i dipendenti, che potrebbero rimanere senza quegli importanti strumenti di lavoro per i quali hanno fatto richiesta. I progetti si bloccano e il lavoro si ferma.

Condividere le carte può essere rischioso

Per aggirare i lunghi processi di approvazione, le persone si trovano costrette a prendere in prestito le carte per effettuare particolari acquisti dell’ultimo minuto. Questo non solo espone a rischi riguardanti la sicurezza dei dati, ma è una situazione che può andare facilmente fuori controllo. I dettagli della carta potrebbero finire nelle mani sbagliate, sia all’interno dell’azienda che al di fuori. Con l’aumento dei pagamenti online, aumentano anche i casi in cui i truffatori cercano di effettuare transazioni utilizzando semplicemente i dati della carta, anziché con la carta fisica vera e propria.

Un’eccessiva condivisione delle carte compromette la visibilità sulle spese

Quando i dipendenti condividono le carte, è impossibile per i reparti amministrativi stabilire esattamente chi ha speso cosa e perché. Questo rende ancora più complicata l’allocazione dei budget, le previsioni di spesa e i tentativi di ridurre gli acquisti duplicati o inefficienti. La creazione di report dettagliati in cui la spesa è suddivisa in categorie (individuo, esercente, tipologia di acquisto, ecc.) è un valido aiuto per le aziende che intendono tenere i costi sotto controllo.

Una nuova soluzione per le spese occasionali: le carte virtuali temporanee

Le carte virtuali temporanee fanno parte della nuova funzionalità introdotta da Soldo, che prende il nome di Spese pre-approvate. Con questa nuova funzione è possibile gestire tutte le richieste di spesa occasionali in tempo reale.

Utilizzando il processo di richiesta e approvazione già presente all’interno di Soldo, in pochi secondi puoi creare una prepagata virtuale con un budget prestabilito. Ogni carta scade 7 giorni dopo la data di attivazione e chi la emette può stabilire il numero di transazioni effettuabili: da 1 a 10. Ogni volta che crei una carta, Soldo le attribuisce un numero che verrà annullato al momento della scadenza. I dati della carta vengono archiviati in modo sicuro in un unico posto. Gli unici ad averne accesso sono l’emittente e l’utente, per cui non c’è il rischio che finiscano nelle mani sbagliate.

Perché conviene usare le carte virtuali temporanee?

Per ottenere maggiore flessibilità

La nostra nuova funzione Spese pre-approvate sostituisce lo strumento Acquisti. Con Acquisti potevi creare una carta monouso con cui effettuare una sola transazione. Ma con Spese pre-approvate sei tu a stabilire l’importo e il numero di transazioni (da 1 a 10) che un individuo o un team può effettuare. In questo modo gli metti a disposizione un metodo di pagamento flessibile. Le carte virtuali temporanee sono ideali per i dipendenti che devono effettuare un certo numero di acquisti nell’arco di 7 giorni. Pensa, per esempio, alle spese per i viaggi di lavoro, i corsi di formazione o gli eventi.

Per aumentare l’efficienza dei processi

Le carte virtuali temporanee riducono il tempo e gli sforzi che i dipendenti devono dedicare all’invio e all’approvazione delle richieste di spesa. I processi approvativi dedicati consentono ai team di richiedere e gestire sia uno che molteplici pagamenti. Il tutto senza la necessità di fare ricorso a moduli cartacei, lunghe comunicazioni tramite email né condivisione delle carte aziendali. Le richieste vengono indirizzate alla persona giusta al momento giusto, così i dipendenti non perdono tempo in attesa dell’approvazione.

Per rendere i tuoi collaboratori autonomi nei pagamenti

Invece di consentire di spendere soltanto a pochi dipendenti selezionati, con le carte virtuali temporanee si può dare a chiunque questa possibilità, scongiurando qualsiasi rischio di frode, superamento dei limiti di spesa o uso improprio delle carte aziendali. Mentre i dipendenti e i team acquistano ciò che gli serve per svolgere al meglio il proprio lavoro, i reparti amministrativi mantengono il pieno controllo di ciò che viene speso. Il tutto in tempo reale, tramite l’app per i dipendenti e l’apposita dashboard.

Per proteggere il tuo business

La Strong Customer Authentication (SCA) impedisce a qualsiasi persona diversa dal richiedente di utilizzare i dati della carta virtuale temporanea. Una volta completata la transazione, la carta viene eliminata.

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