Carte prepagate aziendali: i vantaggi per piccole e medie imprese

Rispetto ad altri strumenti di pagamento tracciabili, come le carte di credito e di debito, le carte prepagate aziendali Soldo presentano numerosi vantaggi. Scopriamo insieme quanto possono semplificare la gestione della cassa per le piccole e medie imprese.

La gestione delle spese aziendali è un’attività sulla quale le imprese hanno spesso un controllo parziale poiché i classici metodi di pagamento, compresi alcuni sistemi tracciabili, evidenziano problematiche in due aree specifiche:

• le attività di supervisione delle spese
• le operazioni di rendicontazione aziendale

Le carte di credito, ad esempio:

• hanno il limite evidente di dare un accesso senza vincoli al conto aziendale
• vengono in genere utilizzate in modo promiscuo, da cui l’impossibilità di controllare le spese effettuate ed evitare brutte sorprese.

L’anticipo di contante, sia da parte della società, sia da parte dei dipendenti:

• non permette un controllo in tempo reale
• porta frustrazione ai dipendenti che devono anticipare i pagamenti per conto dell’azienda e attendere il rimborso delle spese dopo settimane

Ecco perché è stato progettato un sistema per semplificare i processi di acquisto e monitoraggio: le prepagate Soldo sono carte aziendali che sostituiscono efficacemente le carte di credito aziendali e e aiutano a colmare tutte le inefficienze che spesso i classici strumenti di pagamento per le spese aziendali lasciano scoperte. E rappresentano una soluzione ideale per tutte le realtà imprenditoriali, dalle grandi alle piccole e medie imprese, start-up, professionisti e utenza corporate.

Spese aziendali: i vantaggi delle carte prepagate aziendali Soldo

Soldo permette di facilitare tutte le operazioni di pagamento con carte dotate di grande flessibilità di utilizzo. Cosa intendiamo con flessibilità di utilizzo? Ci riferiamo alla possibilità di associare a ogni collaboratore una prepagata Mastercard che ha regole personalizzate e che possono venire modificate al bisogno e in tempo reale. In questo modo il collaboratore potrà effettuare pagamenti ovunque, senza mai sforare il budget o infrangere le policy aziendali ma soprattutto senza che debba anticipare il pagamento di tasca propria.

L’anticipo di contante da parte di un collaboratore, infatti:

• mette il dipendente in una posizione economica non sempre facile
• prevede che conservi tutte le ricevute e compili una nota spese, con conseguente dispendio di tempo che potrebbe dedicare ad altre attività

e innesca un iter che culmina nell’elaborazione di un rimborso spese a fine mese, che:

• ostacola l’attività degli uffici amministrativi impegnati in un procedimento che è a tutti gli effetti carico di lavoro extra
• si trasforma in un rimborso di denaro effettivo solo dopo un certo periodo di tempo che cresce in modo esponenziale in base al numero dei rimborsi e dei collaboratori

Soldo: scegli le carte prepagate e imposta le regole

È per questo che le prepagate Soldo costituiscono un validissimo aiuto nella gestione delle spese aziendali. Il sistema permette alle società di offrire ai collaboratori prepagate personali, con regole di acquisto definite e su misura, e con possibilità di controllo istantaneo di tutte le singole spese effettuate e dà accesso immediato a una panoramica completa delle transazioni registrate, senza dover consultare un numero infinito di note spese o attendere, come accade con le carte di credito, l’invio dell’estratto conto da parte della banca.

Tutte queste operazioni di controllo sono effettuabili in tempo reale da una web console, lo strumento che Soldo mette a disposizione all’amministratore per:

• avere una panoramica completa delle attività
• stabilire il tetto massimo di spesa per ogni prepagata, così da modulare gli importi al variare delle diverse necessità di acquisto
• fissare limiti di budget sulle transazioni
• bloccare ogni singola prepagata all’occorrenza, con un semplice click

Il sistema alla base di Soldo, naturalmente, fa sì che tutti i collaboratori designati possano avere accesso alle spese aziendali, senza alcuna gerarchia: il modo migliore per aumentare la consapevolezza dei dipendenti e di azzerare eventuali anomalie.

Soldo: monitoraggio senza limiti

Soldo è una prepagata Mastercard che può essere utilizzata dai collaboratori per ogni tipologia di pagamento: dalle spese di rappresentanza alle spese di viaggio, per i fornitori, e per gli acquisti di materiali e attrezzature effettuati a distanza. Un vantaggio non da poco in tutti quei casi in cui un dipendente, per questioni di lavoro, si trovi in trasferta e abbia necessità di acquistare beni per conto dell’azienda, senza contare i momenti in cui si ritrovi a dover gestire eventuali imprevisti.

Grazie al sistema di controllo centrale della web console, l’amministratore può ricaricare la carta in tempo reale da remoto e far fronte a ogni singola emergenza; il trasferimento di denaro sulle prepagate è sempre gratuito e non sono previsti costi né per il deposito, né per le transazioni effettuate dalle carte.

Soldo: flessibilità al 100%

Qualora sia necessario, è possibile stabilire un trasferimento di denaro automatico quando il saldo sulla prepagata scenda sotto un determinato limite: un vantaggio che permette di evitare che uno o più collaboratori possano trovarsi all’improvviso senza una copertura di fondi adeguata.

Ogni carta ricaricabile è gestibile tramite l’app ufficiale di Soldo, che permette di monitorare e amministrare comodamente online tutte le transazioni in maniera flessibile. Soldo supera per sempre la compilazione manuale delle note spese, dal momento che ogni dipendente, tramite app, può associare a ogni transazione i dettagli della spesa e allegarvi l’immagine digitale dello scontrino dopo averla catturata con la fotocamera.

Soldo: semplifica la contabilità

Da tutto ciò conseguono una serie di benefici che contribuiscono a snellire le operazioni contabili e che fanno di Soldo la migliore carta prepagata disponibile per le aziende: il servizio mette infatti a disposizione dell’amministratore un report mensile dettagliato, che viene compilato automaticamente e tiene conto, per ogni prepagata, di tutte le transazioni effettuate e le relative ricevute digitali.

In particolare, per ogni spesa vengono registrati data, importo, tipologia di acquisto e tutti i dati che possono facilitare la riconciliazione delle spese in fase di rendicontazione. Tutto questo evita che gli uffici predisposti alle attività amministrative debbano far corrispondere manualmente a ogni acquisto il corrispondente giustificativo, una procedura spesso tortuosa che può sottrarre tempo prezioso ad altre attività. Il report può inoltre essere importato comodamente nei principali software di contabilità, ai quali il sistema di Soldo si integra alla perfezione.

FAQ

Perché le carte prepagate aziendali di Soldo sono migliori delle carte di credito o carte di debito tradizionali?

Le classiche carte di credito aziendali, così come le carte di debito, danno accesso al conto aziendale, di conseguenza non tutelano efficacemente l’azienda dal rischio di spese non autorizzate. Le carte di credito, inoltre, non consentono di visualizzare in tempo reale i dettagli sulle singole transazioni ed eventualmente applicare dei limiti di spesa, quindi non proteggono né il conto né l’imprenditore da brutte sorprese.

Quanti piani ha Soldo e quante prepagate si possono richiedere?

Il sistema di Soldo si basa su diversi piani, ognuno dei quali comprensivo di un certo numero di funzionalità. È possibile provare il servizio tramite Soldo Start e passare in qualsiasi momento al piano più utilizzato, Soldo Pro, che annovera tutti i principali requisiti funzionali necessari a una PMI o a una start-up. Gli upgrade successivi conducono a Soldo Premium e Soldo Custom.

È possibile aderire a Soldo anche in presenza di una storia creditizia scadente?

Sì, a differenza della procedura che conduce alla richiesta di una carta di credito, la quale è in genere subordinata a un’attenta valutazione sulla solidità creditizia da parte di un istituto bancario, l’iter per richiedere le prepagate Soldo non è subordinato a una tale procedura. L’adesione a Soldo avviene infatti senza che venga valutato il merito creditizio dell’azienda.

Quali sono gli aspetti che fanno delle prepagate Soldo strumenti in grado di snellire la contabilità?

Anche se le carte prepagate hanno spesso funzionalità analoghe, la caratteristica che distingue Soldo da una classica prepagata è il sistema in grado di integrarsi alla perfezione con i software gestionali più utilizzati per la contabilità, come Zucchetti o Sarce. Questo consente di automatizzare le operazioni legate alla reportistica e risparmiare tempo e denaro.